{"id":5726,"date":"2024-06-02T12:28:00","date_gmt":"2024-06-02T11:28:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.jimdo.com/de/magazin\/?p=5726"},"modified":"2026-03-10T14:44:17","modified_gmt":"2026-03-10T13:44:17","slug":"kundendaten-verwalten-was-musst-du-rechtlich-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.jimdo.com/de/magazin\/kundendaten-verwalten-was-musst-du-rechtlich-beachten\/","title":{"rendered":"Kundendaten verwalten \u2013 was ist rechtlich zu beachten?"},"content":{"rendered":"\n

Im Laufe eurer Selbstst\u00e4ndigkeit habt ihr es mit jeder Menge Kund*innen zu tun. Da kommen ganz sch\u00f6n viele pers\u00f6nliche Daten zusammen: Namen, Adressen, Telefonnummern und mehr. Nat\u00fcrlich stellt sich dabei die Frage, wie ihr mit diesen Kundendaten korrekt umgeht \u2013 vor allem in Hinblick auf die DSGVO.<\/p>\n\n\n\n

Aus diesem Grund haben wir diesen praktischen Ratgeber f\u00fcr euch zusammengestellt. Darin findet ihr verst\u00e4ndliche Erkl\u00e4rungen und hilfreiche Tipps, um euch besser im Datenschutz-Dschungel zurechtzufinden.<\/p>\n\n\n\n

Bitte beachtet, dass Jimdo euch keine Rechtsberatung anbieten kann und darf. Bei Unsicherheit empfehlen wir, einen Rechtsexperten zu kontaktieren.<\/div>\n\n\n\n

Was sind Kundendaten?<\/h2>\n\n\n\n

\u201cKundendaten\u201d ist ein weit gefasster Begriff: Dazu z\u00e4hlen nicht nur Kontaktangaben wie Name oder E-Mail-Adresse. Auch Informationen wie der Bestellverlauf eurer Kund*innen geh\u00f6ren dazu. Oder Anfragen, die sie euch zu eurem Angebot geschickt haben.<\/p>\n\n\n\n

Kurz gesagt: Kundendaten sind all die Informationen, die ihr \u00fcber eure Kund*innen erhaltet. <\/p>\n\n\n\n

Darf ich Kundendaten speichern?<\/h2>\n\n\n\n

Ja, d\u00fcrft ihr \u2013 allerdings nur unter bestimmten Bedingungen und f\u00fcr eine gewisse Zeit.<\/p>\n\n\n\n

Denn Kundendaten sind meistens auch personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass man anhand eines Namens oder einer E-Mail-Adresse R\u00fcckschl\u00fcsse auf die Identit\u00e4ten eurer Kund*innen ziehen kann. Sind besagte Kund*innen nat\u00fcrliche Personen \u2013 also einzelne Menschen und keine Unternehmen \u2013 dann gelten die Regelungen der Europ\u00e4ischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Dabei hei\u00dft das Grundprinzip: Ihr d\u00fcrft personenbezogene Daten nur speichern, wenn die DSGVO es euch erlaubt. Daf\u00fcr ben\u00f6tigt ihr in jedem Fall eine Rechtsgrundlage und einen bestimmten Zweck, f\u00fcr den ihr die Daten ben\u00f6tigt. Das klingt jetzt etwas kompliziert, doch anhand der folgenden zwei Beispiele werdet ihr schnell verstehen, was konkret damit gemeint ist.<\/p>\n\n\n\n

Beispiel 1: Anbahnung und Durchf\u00fchrung von Vertr\u00e4gen<\/h3>\n\n\n\n

Ein*e Kund*in kauft etwas in eurem Onlineshop oder m\u00f6chte eine bestimmte Dienstleistung bei euch anfragen. Dann habt ihr nat\u00fcrlich das Recht, die Daten des\/der Kund*in zu nutzen, um ihnen das gekaufte Produkt zuzuschicken bzw. ein Angebot f\u00fcr euren Service zu unterbreiten. Die rechtliche Grundlage ist hierbei die Durchf\u00fchrung eines Vertrags bzw. einer vorvertragliche Ma\u00dfnahmen auf Anfrage eine*r Kund*in. Eine Einwilligung braucht ihr hierf\u00fcr also nicht.<\/p>\n\n\n\n

Beispiel 2: Versand von Marketing-E-Mails<\/h3>\n\n\n\n

In unserem zweiten Beispiel m\u00f6chtet ihr einen Newsletter erstellen<\/a> und an eure Kund*innen versenden. Die E-Mail-Adressen h\u00e4ttet ihr ja. Doch f\u00fcr den Versand von Newslettern oder anderer Werbe-E-Mails ben\u00f6tigt ihr ebenfalls eine rechtliche Grundlage, die euch das Versenden an die konkreten Kund*innen oder andere Interessent*innen erlaubt. Das kann zum Beispiel eine Einwilligung eurer Kund*innen sein, die ihr per Abfrage w\u00e4hrend des Bestellprozesses einholt. Oder ihr erf\u00fcllt die Voraussetzungen des \u00a7 7 Absatz 3 UWG, der eine Werbeansprache per E-Mail auch ohne Einwilligung unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt.<\/p>\n\n\n\n

Wenn ihr Daten erhebt, verarbeitet und speichert, m\u00fcsst ihr euren Kund*innen dies ganz transparent mitteilen. Dazu verweist ihr am besten auf eure Datenschutzerkl\u00e4rung, die alle wichtigen Infos zum Thema Kundendaten enth\u00e4lt. <\/p>\n\n\n\n

DSGVO-Check f\u00fcr WhatsApp Business<\/h2>\n\n\n\n

Viele Selbstst\u00e4ndige nutzen WhatsApp Business f\u00fcr die Kundenkommunikation, sind sich aber unsicher, ob sie dabei alle DSGVO-Anforderungen erf\u00fcllen. Unser kostenloser WhatsApp Business DSGVO-Check<\/a> hilft euch dabei herauszufinden, ob eure WhatsApp-Nutzung datenschutzkonform ist und welche Ma\u00dfnahmen ihr gegebenenfalls ergreifen m\u00fcsst.<\/p>\n\n\n\n

Wie lange muss ich Kundendaten speichern?<\/h2>\n\n\n\n

Ihr d\u00fcrft Kundendaten nur solange speichern, wie ihr sie ben\u00f6tigt, um die vereinbarte Leistung zu erbringen. Wurde die Leistung erbracht, seid ihr zur L\u00f6schung der Daten verpflichtet. <\/p>\n\n\n\n

Erhaltet ihr also eine E-Mail mit einer Anfrage, d\u00fcrft ihr die Adresse des\/der Absender*in so lange behalten, bis ihr darauf geantwortet habt. Kommt danach aber kein Vertrag zustande, m\u00fcsst ihr die E-Mail-Adresse wieder l\u00f6schen.<\/p>\n\n\n\n

Wie so oft gibt es aber auch Ausnahmen von der Regel. Manche Kundendaten m\u00fcsst ihr laut deutschem Handels- und Steuergesetz f\u00fcr l\u00e4ngere Zeit aufheben \u2013 teilweise sogar bis zu zehn Jahre! Dazu geh\u00f6ren zum Beispiel:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Handels- oder Gesch\u00e4ftsbriefe <\/li>\n\n\n\n
  • Buchungsbelege <\/li>\n\n\n\n
  • Vertr\u00e4ge<\/li>\n\n\n\n
  • Lieferscheine<\/li>\n\n\n\n
  • Auftragsbelege<\/li>\n\n\n\n
  • Andere vergleichbare Dokumente<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Verkauft ihr Waren und Produkte, unterliegen diese zumeist auch gesetzlichen oder vertraglichen Gew\u00e4hrleistungsfristen. In Deutschland gelten diese Fristen im Regelfall zwei Jahre. F\u00fcr diesen Zeitraum k\u00f6nnt ihr die dazugeh\u00f6rigen Belege nat\u00fcrlich auch aufbewahren \u2013 schlie\u00dflich kann es auch einmal passieren, dass einer eurer Kund*innen nicht zufrieden war und es dann zu (rechtlichen) Auseinandersetzungen kommt.<\/p>\n\n\n\n

    Was soll ich tun, wenn mich ein*e Kund*in um L\u00f6schung aller seiner\/ihrer Kundendaten bittet?<\/h2>\n\n\n\n

    Es kann vorkommen, dass euch eure Kund*innen darum bitten, all ihre Daten zu l\u00f6schen. Das k\u00f6nnen sie zum Beispiel dann von euch verlangen, wenn ihr die Daten sowieso nicht mehr f\u00fcr einen konkreten Zweck ben\u00f6tigt. Oder wenn es andere rechtliche Verpflichtungen zur L\u00f6schung gibt \u2013  beispielsweise wenn es sich um urheberrechtlich gesch\u00fctzte Inhalte wie Musik oder Fotos anderer Personen handelt.<\/p>\n\n\n\n

    Daten braucht ihr nicht zu l\u00f6schen, wenn ihr sie etwa aus steuer- oder handelsrechtlichen Gr\u00fcnden aufbewahren m\u00fcsst. Oder wenn ihr gerade in einem Rechtsstreit mit dem\/der Kund*in seid und die Daten aus Beweisgr\u00fcnden ben\u00f6tigt. <\/p>\n\n\n\n

    Wenn ihr aber keinen Grund zur Speicherung habt, dann seid ihr dazu verpflichtet, die Daten „unverz\u00fcglich“ zu l\u00f6schen. Das bedeutet \u201cohne schuldhaftes Z\u00f6gern\u201d. Doch was hei\u00dft das genau?<\/p>\n\n\n\n

    Es kommt hier immer auf den Einzelfall an. Denn ihr m\u00fcsst zun\u00e4chst \u00fcberpr\u00fcfen, ob irgendetwas gegen die L\u00f6schung spricht und was eigentlich konkret gel\u00f6scht werden soll. Hier ist Vorsicht geboten, denn schlie\u00dflich wollt ihr ja keine Daten l\u00f6schen, die ihr noch zwingend ben\u00f6tigt oder die ihr aus rechtlicher Sicht gar nicht l\u00f6schen d\u00fcrft.<\/p>\n\n\n\n

    Daher lautet die Devise: Nehmt euch nicht zu viel Zeit bis zur Beantwortung der Anfrage, denn sonst k\u00f6nnten durchaus rechtliche Konsequenzen auf euch zukommen.<\/p>\n\n\n\n

    \n\n\n\n

    Mit diesem Artikel habt ihr nun hoffentlich einen guten \u00dcberblick bekommen, was beim Umgang mit den Daten eurer Kund*innen zu beachten ist. Habt ihr dar\u00fcber hinaus detaillierte Fragen? Dann empfehlen wir euch, einmal bei einem\/einer Rechtsexpert*in anzurufen. Auch Institutionen wie die Handelskammern bieten euch Tipps und Ansprechpartner*innen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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