Wat zet je in je zzp-contract?

Uit onderzoek van FNV Zelfstandigen blijkt dat maar liefst 85% van de freelancers ervaring heeft met klanten die niet betalen of te laat voor hun werk. Toch brengen lang niet alle zzp’ers en kleine bedrijven extra kosten in rekening voor te laat betaalde rekeningen. Een contract met je klant voordat je aan een opdracht begint, helpt je om jezelf te beschermen tegen niet-betaalde rekeningen en andere risico’s die het ondernemerschap met zich meebrengt.

Een zzp-contract helpt je ook om:

  • duidelijke verwachtingen scheppen voor je aan de slag gaat;
  • bezwaren van klanten over betaling, deadlines, aanpassingen, etc. uit de weg te ruimen;
  • extra geld in rekening te brengen voor werk dat niet bij de oorspronkelijke opdracht hoorde.

In dit artikel maak je kennis met freelance contracten en gaan we het hebben over:

Let op! In deze blogpost geven je een paar handige algemene tips, maar we geven geen juridisch advies. Check altijd de lokale wet- en regelgeving en schakel als het nodig is een juridisch expert in!

Heeft elke freelancer of zzp’er een contract nodig?

Als je als freelancer of zzp’er aan de slag gaat, heb je niet per se een contract nodig. Maar heb je geen contract, dan kan het zijn dat jij of je klant financieel in de problemen raakt als een project niet volgens plan verloopt.
Je hebt misschien geen zzp-contract nodig als je:

  • freelancet als hobby;
  • niet afhankelijk bent van je freelance inkomen om je rekeningen te betalen;
  • vooral kleine, kortlopende opdrachten aanneemt die niet veel geld kosten.

Je hebt zeker wél een contract nodig als je:

  • fulltime freelancer of zzp’er bent en voor je inkomen afhankelijk bent van je opdrachten;
  • aan langlopende projecten werkt waar veel geld bij komt kijken.

Wat zet je in je zzp-contract?

Wat je in het contract zet en wat niet hangt af van het werk dat je doet. Heb je bijvoorbeeld een overeenkomst nodig voor elk eenmalig project waaraan je werkt, of een doorlopend contract voor klanten voor wie je vaker werkt? Of heb je algemene voorwaarden waar je klanten mee akkoord moeten gaan voor je aan de klus begint?

Hieronder vind je een aantal dingen die je in je zzp-contract kan zetten. Heb je specifieke bepalingen nodig voor het werk dat je doet? Neem dan altijd contact op met je juridisch adviseur.

  • Je tarieven en betalingsvoorwaarden
  • Wat de boete is als de klant de rekening te laat betaalt
  • Wat de opdracht precies inhoudt
  • Auteursrecht en eigendom van het werk
  • Of je het werk kunt gebruiken in je eigen portfolio
  • Annuleringsbeleid en annuleringskosten
  • Wat er gebeurt als je ziek of gewond raakt
  • Wijzigingen en herzieningen
  • Je status als freelancer
  • Je contactpersoon

1. Je tarieven en betalingsvoorwaarden

In dit gedeelte bepaal je hoeveel en wanneer je betaald wilt krijgen voor je werk. Moet de klant bijvoorbeeld een aanbetaling doen voor je begint, alles vooraf betalen of ga je uit van betaling in termijnen? Voor freelance tekstschrijvers is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat ze een aanbetaling van 50% vragen voor ze met een project starten en de resterende 50% in rekening brengen als het project afgerond is. Dit geeft je een beetje buffer als een klant zich onverwacht halverwege een project terugtrekt.

“Waarom moet ik vooraf betalen?”
Dit bezwaar hoor je vaak van klanten, misschien is het jou ook al eens gevraagd. Sommige klanten willen niet betalen voor werk dat je nog niet geleverd hebt. Maar denk hieraan als je antwoord geeft: elk uur kun je maar één keer ergens aan besteden. Door vooraf (een deel) te betalen, reserveren klanten een plekje in je agenda. Reserveert je klant die plek niet vooraf, dan kun je niet garanderen dat je tijd hebt om aan zijn project te werken als hij je nodig hebt, want dan heb je misschien al werk voor een andere klant ingepland.

2. Boetes als je klant de rekening te laat betaalt

Wat gebeurt er als een klant te laat betaalt? Je kan jezelf beschermen en klanten aanmoedigen op tijd te betalen door rente in rekening te brengen als een rekening te laat betaald wordt. Je kan bijvoorbeeld 15% rekenen voor elke 14 dagen dat een rekening later betaald wordt.

Voordat je met rentes en boetes gaat werken, moet je je klanten dat laten weten. Zet dit dus duidelijk in je contract, en zorg ook dat je redelijk blijft. Reken bijvoorbeeld geen € 50 extra voor een project van € 100. Je kan ook overwegen klanten die éérder betalen korting te geven.

3. Wat houdt de opdracht precies in en wat gebeurt er met extra werk?

Stel, je hebt een projectprijs afgesproken in plaats van een uurtarief. Wat houdt de opdracht dan precies in? En wat gebeurt er als een klant de opdracht opeens wijzigt of uitbreidt? In het Engels wordt dit ook wel ‘scope creep’ genoemd. Het betekent dat de klant meer nodig heeft dan in het oorspronkelijke project was afgesproken. En meestal betekent dit voor freelancers dat de klant meer werk verwacht voor hetzelfde bedrag.

Zet daarom duidelijk in het zzp-contract wat de afspraken zijn. Wat doe je voor welke prijs, en wat zijn de extra kosten als er meer werk bij komt dat niet in de opdracht stond? Je kan voor het extra werk bijvoorbeeld een uurtarief rekenen, of een aparte projectprijs afspreken. Het is in elk geval belangrijk dat je in je overeenkomst zet dat extra werk betekent dat de klant ook extra moet betalen.

4. Auteursrecht en eigendom

Wie heeft de rechten op jouw werk? Als werknemer is je werkgever in de meeste gevallen de eigenaar van al het werk dat je voor hem doet, of dat nu om foto’s gaat of het delen van ideeën in meetings. Als zzp’er ben je zelf de eigenaar van je werk, tot je dat eigendom overdraagt aan je klant. Je kan zelf bepalen wanneer dat gebeurt, bijvoorbeeld als je een concept oplevert, of als de klant alles betaald heeft. Zet heel specifiek in het contract waarvan je klant precies eigenaar wordt, en waarvan niet. Wordt hij bijvoorbeeld eigenaar van je definitieve concept, of ook voor alle ideeën die je hebt ingebracht tijdens het project? Check de wetgeving op auteursrechten en overleg met je juridisch adviseur als je het niet zeker weet.

5. Het werk gebruiken in je eigen portfolio

De beste manier om nieuwe klanten te trekken is natuurlijk laten zien wat je voor andere klanten hebt gedaan. Maar als je werk voor klanten wilt gebruiken om je eigen bedrijf te promoten, heb je wel hun toestemming nodig.
Zet bijvoorbeeld in je overeenkomst dat je het recht hebt om delen van projecten waar je aan gewerkt hebt te gebruiken voor de marketing van je bedrijf. Ook als je dat hebt opgenomen in je contract is het natuurlijk netjes als je hen er nog even aan herinnert als de opdracht klaar is.

6. Annulering en annuleringskosten

Wat gebeurt er als de klant zich onverwacht terugtrekt voor of tijdens het project? Je contract moet duidelijk aangeven of je annuleringen toelaat, en zo ja op welke termijn, en of klanten hun aanbetaling kwijt zijn als ze de opdracht annuleren. Heb je een doorlopend contract voor meerdere projecten, zet dan in je contract wat je opzegtermijn is.

Als je al aan het project begonnen bent en de klant trekt zich terug, dan kun je annuleringskosten in rekening brengen. Meestal is dat een percentage van de totale waarde van het project en dekt het (een deel van) de tijd die je er tot dan toe aan besteed hebt. Annuleert een klant een project dan op heel korte termijn, dan krijg je op die manier toch nog een deel van het geld dat door de annulering wegvalt.

7. Ziekte

Wat gebeurt er als je onverwacht een tijdje niet kunt werken? Hoe gezond je ook bent, het kan altijd gebeuren dat je ongepland vrij moet nemen. Bijvoorbeeld omdat je ziek wordt, of omdat een dierbare ziek wordt. Aan je werk moeten denken is wel het laatste wat je op zo’n moment wilt. Dan is het handig om een oplossing klaar te hebben liggen en die op te nemen in je zzp-contract.

Je kan je bijvoorbeeld het recht voorbehouden het werk uit te besteden aan iemand anders als het moet, het project voor een bepaalde tijd uit te stellen of restitutie aanbieden.

Naast je contract kun je je voorbereiden op momenten waarop het minder goed gaat door nu vast een paar goede gewoontes aan te leren. Zoals elke maand een beetje storten in je eigen “ziektefonds” of een inkomensverzekering afsluiten, die je elke maand een bepaald bedrag uitbetaalt als je niet kunt werken. Wees je ervan bewust dat sommige polissen niet je volledige inkomen dekken.

8. Wijzingen en herzieningen

We hebben allemaal wel eens klanten gehad die het werk terugstuurden met vragen en verzoeknummers. “Kan dit nog gewijzigd worden, en kan ik dat liever zo krijgen?” Zonder contract is het makkelijk in de valkuil van eindeloze aanpassingen te vallen.

Zet in je contract hoeveel correctierondes bij een projectprijs zijn inbegrepen en wat wijzigingen die daar overheen gaan kosten. Tekstschrijvers nemen bijvoorbeeld vaak één correctieronde op in de projectprijs en rekenen voor meer correctierondes een uurtarief. Vergeet ook niet in je contract te zetten dat klanten eventuele feedback binnen een bepaalde tijd moeten sturen. Dit voorkomt dat je maanden later, terwijl je druk bezig bent met andere projecten, nog een keer dingen moet herzien.

9. Je status als zzp’er

Sommige klanten behandelen je alsof je bij hun bedrijf in dienst bent. Dat ben je natuurlijk niet, je hebt je eigen bedrijf te runnen. Neem daarom in je zzp-contract op dat je vrij bent om je eigen agenda en deadlines te bepalen, met andere klanten te werken en dat je ook zelf kan kiezen welke projecten je aanneemt en welke niet. Check de wet- en regelgeving als je niet zeker bent wat er wel en niet van een freelancer verwacht mag worden.

10. Je contactpersoon

Dit is niet per se noodzakelijk in een contract, maar zal je leven in elk geval een stuk makkelijker maken: wie wordt je vaste contactpersoon voor dit project? Het helpt om bij je klant één iemand te hebben die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van je vragen, het checken van je werk en het verwerken van je facturen. Dit is vooral handig als je met grotere organisaties werkt, of projecten doet waar meerdere mensen bij betrokken zijn.

Tips voor je zzp-contract

  • Schrijf helder Nederlands. Niemand vindt het leuk om zich door lange en ingewikkelde contracten heen te moeten worstelen. Je krijgt veel sneller een akkoord van je klanten als je contracten helder en begrijpelijk zijn.
  • Vraag een professional om hulp. Online zijn heel veel voorbeelden van freelance overeenkomsten te vinden. Die helpen je zeker op weg. Maar elk bedrijf zit net even anders in elkaar, dus heb je een contract opgesteld, laat er dan een professional naar kijken. Zo weet je zeker dat alles goed geregeld is.
  • Update je zzp-contract regelmatig. Het runnen van een eigen bedrijf is een groot avontuur. Op dat avontuur kom je ook steeds nieuwe mogelijke valkuilen tegen. Loop je ergens tegenaan, denk dan eens na hoe je jezelf daartegen kan beschermen. Misschien kun je een nieuwe paragraaf aan je contract toevoegen, zodat je dit probleem met nieuwe klanten niet meer hebt.

Gratis voorbeelden van zzp-contracten

Wat voor contract je nodig hebt hangt af van de branche waarin je werkt, de klanten die je hebt en wat belangrijk voor je is. Op deze portalen voor zzp’ers en freelancers vind je een paar voorbeelden:

Wat te doen als een klant zich niet aan de afspraken houdt

  • Communiceer alles schriftelijk. Als je alle communicatie bewaart, kun je er makkelijk naar terugverwijzen. Mocht de relatie met een klant spaak lopen, voer gesprekken dan niet telefonisch, maar houd het bij mailen. Zo houd je ook meer afstand en kun je makkelijker professioneel blijven.
  • Houd voet bij stuk. Je hebt een contract en je staat volledig in je recht als je wilt dat het nageleefd wordt. Vergeet niet dat je bedrijf het belangrijkst is en dat je niet hoeft toe te geven aan druk van klanten.
  • Schakel juridische hulp in. Je contract biedt je bescherming, maar als je niet zeker weet hoe je het conflict moet oplossen, is het geen vervanger voor juridische hulp. Kom je er niet uit, schakel dan een professional in. Dat kan je op den duur veel narigheid besparen.

Tot slot: je contract is, net als je bedrijf, altijd in beweging. Wees dus niet bang om je contracten van tijd tot tijd te herzien!

Frank van Oosterhout
Frank is schrijver en online redacteur bij Jimdo. Frank werkte bij Jimdo al aan SEO, support voor Nederlandse klanten en betere hulp-artikelen. Als hij niet op kantoor is, speelt hij rugby, maakt hij zelf ijs of is hij bezig met eetbare planten op zijn balkon.