Arbeiten von zu Hause: die besten Tools und Tipps fürs Home-Office

Eine Unternehmerin nutzt verschiedene Tools auf ihrem Mac

Küchentisch statt Büro. Einige Arbeitnehmer, Freelancer und Unternehmer unter euch kennen das Arbeiten in den eigenen vier Wänden bereits sehr gut, für andere ist es eine völlig neue Situation. Die Ausbreitung des Coronavirus zwingt viele Unternehmen dazu, ihre Büros zu schließen und Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Unternehmer, die bis jetzt fast nur offline kommuniziert und gearbeitet haben, müssen ihre Arbeitsabläufe nun komplett umstellen. 

Damit ihr auch in dieser Krisenzeit effektiv von zu Hause aus arbeiten könnt und die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden reibungslos funktioniert, haben wir euch die besten Online-Programme und Ratschläge fürs Home-Office zusammengestellt.

Top 5 Home-Office-Tools zur Kommunikation 

Die große Herausforderung im Home-Office ist die Koordination und Absprache mit allen Beteiligten. Schnell den Kollegen über den Tisch zu einem Projekt befragen, ist nicht mehr möglich. Diese Programme helfen euch schnell in Kontakt zu treten und Fragen zu klären.

Slack 

Slack ist sozusagen das “WhatsApp” für Unternehmen und ermöglicht die Echtzeit-Kommunikation von Teams. Ein Team muss ständig miteinander im Austausch bleiben, um voranzukommen. Online funktioniert das am besten mit einer Chatfunktion. Es ist möglich verschiedene Gruppen zu erstellen und die entsprechenden Personen in die Gruppe einzuladen. 

Slack könnt ihr direkt im Browser nutzen oder als Desktop-Version oder App herunterladen. Neben der Chatfunktion könnt ihr bei Slack auch Dienste wie Dropbox oder Google Hangouts integrieren, sowie Telefonate und Videokonferenzen abhalten.

Kleine Teams können Slack kostenlos nutzen, für mehr Nutzer und Funktionen gibt es verschiedene kostenpflichtige Angebote.

Google Hangouts

Um Google Hangouts nutzen zu können, braucht ihr einen Google Account. Google Hangouts ist der Messengerdienst von Google, mit dem ihr ebenfalls die Möglichkeit habt in Echtzeit miteinander zu kommunizieren, zu chatten, Dateien, Bilder und Videos zu verschicken – entweder zu zweit oder in Gruppen. 

Viele nutzen Google Hangouts auch für Videoanrufe und Videokonferenzen mit mehreren Personen. Den Dienst könnt ihr kostenfrei direkt im Browser nutzen oder auf eurem Computer oder eurem Smartphone herunterladen.

Nutzt ihr die G Suite von Google, werdet ihr feststellen, dass das klassische Hangouts in Hangouts Meet (Videoanrufe) und Hangouts Chat (Sprachnachrichten) aufgeteilt wurde. Abgesehen vom anderen Namen ändert sich an der grundsätzlichen Funktion für euch jedoch nichts.

Microsoft Teams

Microsoft hat mit dem Nachfolger von Skype for Business ebenfalls seinen eigenen Messengerdienst für Unternehmen geschaffen. Mit Teams könnt ihr online nahtlos im Team arbeiten, dank Online-Meetings, Direktkommunikation über Chats, Einrichtung von Gruppenchats oder das Teilen und Abrufen von Dateien in Echtzeit.

TeamViewer 

Mit TeamViewer könnt ihr euch direkt per Internet mit einem anderen Rechner verbinden und ihn fernsteuern – natürlich nur mit Einverständnis des anderen Nutzers! Das gibt euch beispielsweise die Möglichkeit, auf einen Rechner im Büro zuzugreifen oder euren Computer bei Problemen fernwarten zu lassen. Außerdem bietet TeamViewer das Arbeiten im Team oder den Austausch größerer Datenmengen sowie eine Audio- und Videokonferenz-Funktion an. 

Um TeamViewer zu nutzen, müsst ihr die Software auf allen PCs installieren, die ihr miteinander verbinden wollt. Dazu gebt ihr eine Benutzer-ID und ein Passwort für euren Computer ein. Für den anderen PC benötigt ihr außerdem dessen ID und einen Code.

Zoom Cloud Meetings

Neben Allround-Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Hangouts gibt es Programme wie Zoom, die speziell für Konferenzen und Webinare entwickelt wurden. Mit der cloudbasierten Lösung könnt ihr hochauflösende Videokonferenzen, Audiokonferenzen, Webinare und Live-Chats abhalten. 

Die Basisversion ist kostenlos verfügbar, beinhaltet aber nur persönliche Gespräche und Gruppenkonferenzen mit einem Zeitlimit von 40 Minuten. Wollt ihr mehr, gibt es auch kostenpflichtige Versionen.

Bessere Arbeitsorganisation: Top 3 Projektmanagement-Tools im Home-Office

Wer im Team arbeitet, ist nicht nur auf die einwandfreie Kommunikation mit Kollegen und Mitarbeitern angewiesen, sondern muss Projekte für alle sichtbar organisieren. Wie sieht der Status des Projekts aus? Wer ist für was verantwortlich? Wer arbeitet gerade an welchem Thema? Projektmanagement-Tools geben allen einen sofortigen Überblick und erleichtern die Arbeitsaufteilung. Im Folgenden stellen wir euch die besten Online-Tools zur Arbeitsorganisation vor. Es kann gut sein, dass ihr diese auch in Zukunft nicht mehr missen wollt.

Trello

Bei Jimdo arbeiten sowohl interne als auch externe Mitarbeiter an einem Projekt. Mit Trello organisieren wir alle Aufgaben so, dass sie für alle sichtbar sind. Trello ist einfach zu handhaben: in einem Board lassen sich Aufgaben (Listen) und Unteraufgaben (Karten) erstellen und an die jeweiligen Mitwirkenden verteilen. In diesen Karten könnt ihr Kommentare schreiben, Dateien hochladen oder andere Online-Ressourcen anhängen. 

Trello könnt ihr kostenlos in der Basicversion in eurem Browser nutzen oder als App auf einem Desktop oder Smartphone installieren. Die Business-Version mit zusätzlichen Optionen ist kostenpflichtig.

Asana 

Wie bei Trello steht bei Asana die Verwaltung von Projekten mit mehreren Beteiligten im Vordergrund. Für einzelne Projekte könnt ihr Unteraufgaben erstellen und an andere vergeben. Mithilfe des Überblicks auf dem Board und den Zeitleisten könnt ihr genau sehen, welches Projekt wo steht und wieweit ein Kollege fortgeschritten ist. Unter den jeweiligen Aufgaben können alle miteinander kommunizieren und Dateien teilen. 

Die Basic-Version ist kostenlos und für bis zu 15 Teammitglieder zugelassen. Um zusätzliche Funktionen zu nutzen, gibt es ein kostenpflichtiges Premiummodell. 

Jira

Jira ist ein Projektmanagement-Tool, was ursprünglich für die Softwareentwicklung gedacht war. Mittlerweile nutzen aber auch nichttechnischen Branchen das Tool gern zur Aufgabenverteilung und Organisation. Mit dem Ansatz: „Was? Wer? Bis wann?” hat Jira ein einfaches und schlankes Projektmanagement-Programm geschaffen. Wie bei Asana und Trello sind auf einem Board eines Teams alle Aufgaben und Projekte einsehbar, sowie deren Status. 

Jira ist eine Software, die ihr mit bis zu 10 Nutzern kostenlos nutzen könnt. Je nachdem wie viele Nutzer ihr zu Jira einladen wollt, variieren die Kosten bei über 10 Personen.

Ist euch der Einsatz eines eigenen Projektmanagement-Tools zu aufwendig, sind Google Calendar und Google Tasks eine gute Alternative. Damit  könnt ihr euren Kalender und eure täglichen Aufgaben problemlos miteinander teilen.

Dateien online teilen per Cloud

Natürlich könnt ihr mit eurem Word- und Excel-Programm arbeiten und Dateien wie gewohnt auf eurer Festplatte erstellen. Doch wie teilt ihr diese am besten mir anderen, vor allem wenn sie besonders groß sind? Und was, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten wollen? Dann ist das cloudbasierte Online-Office die richtige Lösung!

Google Drive: Cloudbasiert online zusammenarbeiten 

Alle Google-Kunden haben automatisch mit ihrer E-Mail-Adresse Zugang auf Google Drive. Die ersten 15 GB Speicherplatz sind kostenlos, sodass jede Menge Dateien online erstellt, aufbewahrt und geteilt werden können. Mit Google Drive habt ihr die Möglichkeit folgende Formate zu erstellen, online zu speichern und zu teilen: 

  • Textdokumente (Google Docs)
  • Tabellen
  • Präsentationen
  • Grafiken und Diagrammen (Google Drawings)
  • Apps Scripts 

Der Vorteile fürs Home-Office: Ihr könnt eure Dateien mit dem Button “Freigeben” teilen und festlegen, wer Leserechte hat, wer kommentieren darf oder das File bearbeiten kann. Somit es möglich, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten.

OneDrive: von zu Hause arbeiten mit Microsoft Office 365 

Die vielen verschiedenen cloudbasierten Tools von Microsoft Office 365 ermöglichen euch einfach und effizient im Home-Office zusammenzuarbeiten. Über OneDrive könnt ihr unter anderem folgende Dateien erstellen, in der Cloud speichern und teilen, damit mehrere an einem Dokument arbeiten können:

  • Word (Textverarbeitung)
  • Excel (Tabellenkalkulation), 
  • OneNote (digitale Notizbücher)
  • PowerPoint (Präsentation)

Das sind nur die Grundfunktionen. Office 365 besteht aus einer Vielzahl von Apps und Möglichkeiten für produktives Arbeiten im Home-Office. Welche Apps und Funktionen für euch außerdem relevant sein könnten, solltet ihr am besten im Team besprechen.

File-Sharing-Dienste für große Dateien

Wenn es darum geht große Bilder, Videos oder PDFs zu teilen, könnt ihr folgende Online-Tools zum Versenden nutzen: 

Zeiterfassungs-Tools

Falls ihr eure Zeit für einzelne Projekte tracken wollt oder müsst, dann habt ihr eine Auswahl an verschiedenen, oft kostenlosen Tools zur Zeiterfassung.

  • Toggl: Kostenlose und einfache Basisversion mit ausreichend Features
  • Clockify: Kostenlos Time Tracker App mit farbenfrohem Dashboard
  • Clockodo: umfangreiches Zeiterfassungs-Tool für kleine und mittlere Unternehmen. 14-tägige freie Testversion, danach kostenpflichtig.

Tools für konzentriertes Arbeiten im Home-Office 

Der Faktor “Ablenkung” ist zu Hause höher: allein die Dreckwäsche in der Ecke ermuntert manchen plötzlich zur Hausarbeit. Doch auch am Laptop lädt die nächste Push-Nachricht zur Ablenkung ein. Ja, Home-Office will gemeistert werden. Plötzlich spielen Begriffe, wie Selbstdisziplin, Motivation und Konzentration eine größere Rolle. Damit ihr konzentriert vor eurem Laptop arbeiten könnt und nicht durch unterschiedlichste Gründe abgelenkt werdet, gibt es Hilfestellungen in Form von Tools und Apps. 

Websiteblocker: Freedom

Mit Freedom könnt ihr das ganze Internet oder einzelne Websites oder Apps blockieren, um fokussierter arbeiten zu können. Gebt einfach die Zeit ein, die ihr ungestört arbeiten wollt und euer Systempasswort und schon geht’s los. Das Tool kann einige Mal kostenlos getestet werden, danach wird es kostenpflichtig.

Pausen-Management: mit Stretchly oder Time Out

Zum konzentrierten Arbeiten gehören auch Pausen. Mit Stretchly oder Time Out werdet ihr beim Home-Office am PC in regelmäßigen Abständen an eine Ruhepause erinnert. Die Häufigkeit und die Länge könnt ihr vorab einstellen.

Musik für mehr Fokus: mit Focus@will oder Noisli

Focus@will und Noisli haben mit neurowissenschaftlichen Erkenntnissen ein Angebot geschaffen, das hilft, mit der richtigen Musik konzentrierter zu arbeiten. Probiert es einfach mal aus!

Playlisten fürs Home-Office: Spotify oder Amazon Music

Passende Musik gibt dem Leben den richtigen Kick – auch beim Arbeiten. Besorgt euch einen Zugang zu den Musik-Streaming-Diensten Spotify oder Amazon Music, setzt die Kopfhörer auf und macht die Playlist an, mit der ihr am besten arbeiten könnt. Schon verschwindet ihr im Arbeitstunnel.

Ein Vorteil des Home-Office besteht darin, dass ihr eure Arbeit nicht ständig unterbrechen müsst, weil jemand eine Frage hat oder Besprechungen anstehen. Nutzt diesen Umstand für konzentriertes Arbeiten. 

Tipps für erfolgreiches Arbeiten im Home-Office

Was in einem Büro und in einem Arbeitsalltag mit Kollegen oft selbstverständlich und klar geregelt ist, liegt nun in euren Händen. Achtet deshalb zusätzlich auf folgende Punkte, damit die Arbeit für euch und die Organisation mit den Kollegen und Mitarbeitern auch im Home-Office reibungslos funktioniert.

Gesundes Arbeitsumfeld

Die beste Grundvoraussetzung für ein gesundes Arbeiten von zu Hause ist natürlich ein ergonomischer Arbeitsplatz. Wer diesen bereits vorab hatte, dem sei an der Stelle gratuliert. Alle anderen sollten sich eventuell über die Anschaffung eines ergonomischen Bürostuhls Gedanken machen. Aber nicht jeder wird die Mittel und den Platz haben, jetzt ein Büro zu Hause einzurichten. 

Eine Alternative können höhenverstellbare Notebook-Ständer sein, mit denen ihr im Stehen an jedem beliebigen Tisch arbeiten könnt. Sie sind klein und kostengünstig im Gegensatz zu einem neuen Bürostuhl oder Schreibtisch. Achtet außerdem auf die richtige Beleuchtung und die richtige Platzierung des Bildschirms – nicht vor dem Fenster, Blickrichtung von oben nach unten.

Pausen einlegen

Pausen sind wichtig. Den ganzen Tag am PC zu sitzen, ohne das Haus zu verlassen oder ohne mit jemandem zu reden, das ist weder für eure Produktivität noch für eure Laune förderlich. Macht immer wieder kleine Pausen und geht mindestens einmal täglich aus dem Haus – idealerweise um Sport zu machen.

Arbeitszeit klar einteilen und kommunizieren

Natürlich könnt ihr nebenbei mal die Waschmaschine anwerfen und die Geschirrspülmaschine ausräumen, doch bestenfalls versucht ihr die Zeiten, in denen ihr arbeitet nur für die Arbeit zu reservieren. Kommuniziert dafür allen Anwesenden, dass ihr jetzt in Ruhe arbeiten müsst. Besonders Familien mit Kindern stehen aktuell vor dem Problem, Kinder und Job unter einen Hut bringen zu müssen. Teilt euch ganz klar mit dem Partner ein und kommuniziert eure Arbeitszeiten auch den Kollegen.

Erreichbarkeit mit anderen vereinbaren

Um sich im Team besser organisieren zu können, ist es wichtig, dass ihr eure Erreichbarkeiten kommuniziert, besonders wenn ihr durch die Kinderbetreuung oder durch Krankheit nur eingeschränkt arbeiten könnt. 

Lieber mal zum Hörer greifen

Trotz aller Onlineaffinität – manchmal ist es einfach besser miteinander zu sprechen. Der direkte, persönliche Austausch sollte also nicht verloren gehen und wirkt sich positiv gegen die oft empfundene Einsamkeit und Isolation im Home-Office aus. Telefon oder Videochat sind in diesem Fall die Mittel der Wahl.

An Arbeitszeiten halten – Überstunden vermeiden

Viele neigen im Home-Office dazu, abends kurz nochmal nach den Mails zu schauen und dann doch Überstunden zu machen. Berufliches und Privates vermischen sich beim Home-Office viel mehr. Klare Arbeitszeiten helfen. Schaltet den Computer am Ende eures Arbeitstages ab, räumt ihn weg und holt ihn erst wieder am nächsten Tag hervor. 

Home-Office von der Steuer absetzen

Ihr habt ein eigenes Büro zu Hause? Dann könnt ihr das von der Steuer absetzen. Allerdings muss es sich bei eurem Büro auch tatsächlich um ein echtes Arbeitszimmer handeln. Das heißt, es muss ein abgetrennter Raum sein den ihr zu über 90 Prozent für die Arbeit nutzt. Steht eine Schlafcouch für Gäste darin, liegt für das Finanzamt oft kein Arbeitszimmer mehr vor.

Arbeitet ihr dagegen am Küchentisch oder im Wohnzimmer, habt ihr keinerlei steuerlichen Vorteil.


Fazit

Home-Office kann Fluch und Segen bedeuten – doch mit den richtigen Tools und etwas Selbstdisziplin kann jeder der Arbeit in bequemer Jogginghose mehr abgewinnen, als vielleicht anfangs gedacht. Wir hoffen, unsere Home-Office-Tipps waren hilfreich und ermöglichen euch eine erfolgreiche Zusammenarbeit trotz Social Distance.

Bring dein Business online. Mit Jimdo.

Anna Ulbricht
Anna arbeitet als Texterin und Übersetzerin für Jimdo und Unternehmen im Bereich Marketing, E-Commerce und Tourismus. Ihre Leidenschaft ist Reisen – und wenn sie nicht unterwegs ist, trefft ihr sie vielleicht beim Mountainbiken in den Harburger Bergen.