Come e quando dire “no” a un incarico da freelance

Come e quando dire “no” a un incarico da freelance

Senti la pressione di dover dire di “sì” a ogni lavoro? Ti senti prosciugare da progetti che non sono adatti a te? Se lavori in proprio non puoi contare su una busta paga sicura ogni mese, pertanto può essere difficile rifiutare nuovi incarichi. Tuttavia, accettare ogni lavoro che ti viene proposto può portare inevitabilmente ad esaurimenti, perdita di motivazione e clienti insoddisfatti.

Rifiutare nuovi incarichi può spaventare, ma è un’abilità che ogni freelance dovrebbe imparare a padroneggiare. In questo articolo vedremo come e quando sarebbe opportuno dire “no” a un nuovo incarico da freelance, in particolare:

  • quando rifiutare una buona opportunità;
  • i 9 campanelli di allarme che ti devono fare riflettere;
  • come interrompere il rapporto con un cliente senza creare tensioni.

I segnali che ci dovrebbero far capire che non è il lavoro per noi

A volte sarebbe meglio dire “No, grazie” anche se ti fanno una proposta apparentemente irrinunciabile e questo vale sia per i clienti nuovi sia per quelli consolidati. In genere, non dovresti sentirti in colpa a rifiutare un incarico quando:

  1. Il lavoro non ti convince. È certamente un aspetto difficile da valutare, ma se accetti qualsiasi cosa che ti viene proposta, non sarai mai disponibile quando ti si presenterà l’incarico dei tuoi sogni. Se scegli con cura i progetti che ti vengono proposti (sempre che tu riesca a pagare le bollette, ovviamente) sarai sicuramente più felice, appagato e un freelance “più ricco” in futuro. Ad esempio, se il tuo sogno è quello di farti strada come copywriter in ambito medico-scientifico, se continui ogni settimana a scrivere per un blog che parla di assicurazioni probabilmente avrai un guadagno sicuro, ma dal punto di vista professionale non riuscirai mai a importi nel settore che desideri e ad accettare incarichi che ti darebbero maggiore soddisfazione.
  2. Non hai tempo. Se lavori in proprio, scordati di posare la penna alle 18 come fa la maggior parte dei dipendenti. Proprio questo aspetto potrebbe aumentare il livello di stress e farti dimenticare alcune delle motivazioni che ti hanno portato a scegliere la vita da freelance: orario flessibile, più tempo per i figli, possibilità di creare il lavoro dei tuoi sogni, ecc. Quindi non farti sommergere dal lavoro! Ricorda che oltre alle ore fatturabili, devi avere il tempo di dedicarti anche ad attività amministrative, alla fatturazione e alla promozione della tua attività. Se hai troppa carne al fuoco, puoi inserire le nuove richieste da parte dei clienti in una lista d’attesa, oppure far loro sapere quando sarai di nuovo disponibile. Se non possono o non vogliono aspettare, puoi sempre segnalare loro un altro freelance della tua rete.
  3. Non è il tuo campo. Non possiamo essere tutti bravi in tutto. Sebbene sia importante anche cimentarsi in qualcosa di nuovo per imparare e uscire dalla propria zona di comfort, è anche vero che non c’è nulla di male nel rifiutare un incarico che non ci sentiamo sicuri a svolgere. L’ultima cosa da fare è impegnarsi in un lavoro che poi non si riesce a portare a termine. Non avere quindi timore di parlare apertamente e sinceramente con i tuoi clienti, consiglia loro un amico o un altro freelance più adatto se senti che l’incarico proposto non è nelle tue corde.
  4. Non c’è feeling tra te e il tuo cliente. Ovviamente non è necessario che tu faccia amicizia con ogni cliente, ma è necessario che andiate d’accordo per lavorare serenamente insieme. Se il tuo cliente ha una filosofia, un modo di lavorare o una personalità molto diversa dalla tua, forse non è il caso di lavorare con lui (e viceversa). Se non sa rispettare i limiti e fa risuonare i campanelli di allarme di cui parleremo più avanti, forse è meglio lasciare perdere anche se si tratta di una buona opportunità.

I 9 campanelli di allarme che ti devono fare riflettere

Quali sono i segnali per riconoscere un “cattivo” cliente? Facendo riferimento al percorso professionale di molti freelance, abbiamo raccolto i campanelli di allarme più comuni. Forse ne riconoscerai qualcuno anche tu.

  1. Parla male delle persone con cui ha lavorato. Screditare colleghi, concorrenti, clienti o il proprio staff è sempre fuori luogo ed segnale di poca professionalità. Un cliente che parla male delle persone con cui ha lavorato non è mai un cliente ideale e in una situazione del genere potresti chiedergli di mostrarti il lavoro svolto dal precedente freelance per capire esattamente cosa non lo ha soddisfatto. Se non riesce a darti una risposta diretta e precisa, probabilmente non sa nemmeno lui cosa vuole e sarà molto difficile anche per te accontentarlo.
  2. Chiede uno sconto sulla tariffa. La libera professione è un lavoro come gli altri, non è un hobby. Sei tu a stabilire le tue tariffe, a determinare eventuali aumenti e chiare aspettative sul prezzo sin dall’inizio. Quindi non perdere tempo con clienti che giocano continuamente al ribasso: devono capire che il prezzo stabilito corrisponde al giusto valore del tuo lavoro. Anche se è tua abitudine fare un preventivo per ogni progetto richiesto, potresti inserire sul tuo sito una pagina dedicata ai prezzi nella quale riportare la tariffa minima o un range di prezzo per un determinato progetto. In questo modo i clienti a corto di budget possono evitare di contattarti. Prima di iniziare a prendere accordi con un cliente, è sempre opportuno chiedergli qual è il suo budget o fornirgli una stima approssimativa del costo del tuo lavoro. Inoltre, se uno dei tuoi clienti regolari non è disposto a concederti un aumento della tariffa, forse significa che non è più il cliente che fa per te. Come capita in tutte le relazioni, anche tra freelance e cliente può capitare che le esigenze di uno non possano più essere soddisfatte dall’altro, e viceversa. È poi fondamentale capire se stai applicando la tariffa giusta per il tuo lavoro.
  3. Non vuole firmare un contratto. Il tuo contratto da freelance ti aiuta a mettere le cose in chiaro sin dall’inizio e a stabilire un accordo su aspetti importanti come la consegna, la portata del progetto, le condizioni di pagamento e il prezzo, oltre ad essere, ovviamente, una forma di tutela per entrambe le parti nel caso in cui le cose non vadano come dovrebbero. Ogni cliente ragionevole dovrebbe accettare di firmare un contratto, anche se alcuni potrebbero voler trattare su qualche aspetto, ma se un cliente si rifiuta di farlo, allora dovresti chiederti il perché.
  4. Vuole una prova gratuita del tuo lavoro. Non sempre è una proposta sconveniente, ma sono purtroppo molto i clienti che se ne approfittano. Molti disonesti, infatti, postano richieste di lavoro sui portali dedicati ai freelance e, una volta ricevute numerose candidature, chiedono a ogni candidato di svolgere una prova gratuita. In questo modo riescono a ottenere un sacco di lavoro gratis! Se non vuoi cadere anche tu in questo tranello, potresti rimandare il tuo cliente al tuo portfolio pubblicato sul tuo sito da freelance, oppure rispondere cortesemente proponendo la tua tariffa e la tua data di consegna a coloro che ti chiedono un test di prova. Se il cliente insiste nel chiedere una prova gratuita, allora ascolta il tuo istinto e lascia perdere. 
  5. È disorganizzato. Lavorare con persone disorganizzate può essere snervante per un freelance, in quanto non deve solo gestire il suo tempo, ma anche più clienti e progetti contemporaneamente. Dover sempre aspettare o sollecitare i clienti affinché ti mandino le informazioni che ti servono, rispondano alle tue domande o approvino il tuo lavoro, può mettere in subbuglio il tuo planning e avere effetti negativi sulle ore effettivamente fatturabili. Ecco perché molti freelance scelgono di proporre ai loro clienti contratti brevi prima di impegnarsi in altri più lunghi: in questo modo entrambe le parti possono verificare la reciproca soddisfazione prima di continuare la collaborazione. Ricorda sempre che la relazione tra cliente e freelance è a due vie e dover avere a che fare con un cliente da “rincorrere” provoca stress ed esaurisce le tue energie.
  6. Ti tratta come un suo dipendente. In qualità di freelance, non sei solo un professionista competente, un contraente che accetta un incarico o un creativo: sei un’azienda. Non hai diritto a malattia o ferie pagate, ai pacchetti sanitari previsti dal tuo contratto, e pertanto non è corretto che tu venga trattato come un dipendente. Come ha scritto lo sviluppatore freelance @GraftStudio su Twitter: “Noi lavoriamo *con* i clienti, non *per* loro”. Ciò significa che i freelance possono scegliere con chi lavorare e che progetti accettare, stabilire orari di lavoro e scadenze. Se un cliente si aspetta che tu sia disponibile sempre e comunque durante il tuo orario di lavoro o cerca di impedirti di prenderti una pausa dal progetto, allora è il caso di abbandonarlo.
  7. Non rispetta i limiti. Questa tipologia di cliente ti bombarda di email e telefonate, messaggi su Slack o Skype, e addirittura sul cellulare, a qualsiasi ora del giorno e della notte, aspettandosi una risposta immediata da parte tua. Ciò dimostra che non ha rispetto del tuo tempo e della tua vita privata. È comunque tua responsabilità stabilire dei limiti sin dall’inizio. Ad esempio, metti subito in chiaro qual è il tuo orario di lavoro oppure qual è il momento in cui preferisci dedicarti a rispondere alle email (molti creativi, ad esempio, preferiscono farlo quando la loro energia creativa della giornata inizia a calare), oppure aggiungi il tuo orario di lavoro in calce alle email per non rischiare di dover in continuazione interrompere il tuo lavoro per rispondere a email (tempo che nessuno ti pagherà!).
  8. Ti chiede “Potresti solo…”. “Potresti solo chiamarmi due minuti, scrivere questo slogan, fare una bozza veloce del logo, tradurre queste poche parole?” Guardati bene dalle richieste di questo tipo, specialmente se avvengono fuori dal tuo normale orario di lavoro. Ancora una volta, si tratta di mancanza di rispetto per il tuo tempo e per il tuo status di imprenditore (non sei un dipendente). Puoi stroncare questi comportamenti sul nascere usando un telefono di lavoro che puoi spegnere quando vuoi, smettendo di rispondere alle email di sera o nel weekend e trattando tutte le nuove richieste come se si trattasse di un nuovo progetto. Ecco alcune utili risposte che potrebbero fare al caso tuo: “Sono ovviamente disponibile ad aiutarla. Programmiamo un incontro per parlarne la prossima settimana.” Oppure “La mia tariffa per questo tipo di lavoro si aggira tra X-X. Se vuole sono disponibile per questo lavoro ”. Oppure ancora “Non ho disponibilità fino al X. Se è urgente, posso consigliarle .”
  9. Ti dice quanto dovresti metterci per concludere il lavoro. Sei tu l’esperto del settore e solo tu puoi stabilire quanto ti richiede un incarico specifico. Ovviamente, è sempre piacevole aiutare un cliente che ha bisogno, specialmente se si tratta di un cliente consolidato, ma i buoni clienti non cercano di importi le loro tempistiche e il loro prezzo.

Hai avvertito uno di questi campanelli d’allarme recentemente? Ascolta il tuo istinto: se pensi che non sia il cliente giusto per te, probabilmente hai ragione.

Come interrompere il rapporto con un cliente senza creare tensioni

Sia che si tratti di rifiutare l’incarico proposto da un nuovo cliente, oppure di prendere le distanze da uno consolidato, ecco come dire “no” in modo diplomatico:

  • Controlla le tue emozioni. Tutti noi abbiamo delle emozioni, ma i sentimenti negativi non devono trovare spazio nelle tue trattative di lavoro. Litigare con un cliente o finire per incolparsi a vicenda, comporta inevitabilmente un deterioramento dei rapporti e di una possibile collaborazione futura. Aver sottoscritto un contratto da freelance ti permetterà di basarti su accordi scritti nero su bianco e non solo su opinioni personali. 
  • Pensa a te stesso e alla tua attività come se foste due entità separate. “Non è nulla di personale, si tratta solo di affari”. Potrebbe suonare come una frase da Lupo di Wall Street, ma devi farla tua se vuoi essere un freelance felice. Se tu e il tuo cliente non andate d’accordo o il progetto che ti hanno proposto non fa per te, per qualsiasi motivo, è importante saper fare un passo indietro senza farne una questione personale. Spesso continuiamo a lavorare con clienti con i quali andiamo d’accordo anche se dal punto di vista produttivo non è più conveniente per noi. Se si arriva a un inevitabile punto di rottura, è importante avere il coraggio di andare avanti comunicando al cliente che è stato bello lavorare insieme ma che è giunto il momento che ognuno vada per la sua strada. In questo modo lascerai un bel ricordo, oltre che la porta aperta per eventuali opportunità future.
  • Non scusarti mai per una decisione di lavoro. Elimina la parola “scusa” dalle tue email. Il 99% delle volte non c’è bisogno di usarla. Piuttosto, spiega chiaramente le motivazioni che ti portano a rifiutare un incarico o fai riferimento alle clausole del tuo contratto da freelance se necessario. Non scusarti mai per aver preso una decisione di lavoro o per avere fatto valere le tue clausole contrattuali. Cerca di evitare espressioni come “Penso”, “Credo”, “Hai detto” o “In base a quanto hai detto” e usa un tono neutrale.
  • Dai al tuo cliente la possibilità di avere successo. Hai constatato che un determinato cliente non fa per te e sei pronto a scappare a gambe levate, ma ricorda che in fondo stai sempre lasciando un cliente senza un servizio di cui ha bisogno. Pertanto, cerca sempre di proporre un sostituto che conosci oppure metti un annuncio su gruppi di freelance presenti su Facebook, Slack o Twitter. Il tuo cliente apprezzerà il tuo aiuto: anche se le cose tra voi non hanno funzionato, può contare su di te per trovare un professionista adatto alle sue esigenze. Una delle cose migliori nell’essere freelance è che esiste molta solidarietà tra colleghi e che ci sono molti gruppi online nei quali ci si può confrontare.

Come declinare educatamente un incarico (email di esempio)

Egregio Sig. Rossi,

grazie per avermi contattato. Sebbene il Suo progetto sia molto interessante, non è il tipo di incarico che posso accettare al momento. Tuttavia, posso consigliarle un collega specializzato in questo ambito. Il suo nome è .

Cordialmente,

Mario Bianchi

Se non hai un freelance da raccomandare, puoi omettere le ultime due frasi, oppure aggiungere il link a un’associazione di categoria nella quale è presente un elenco di professionisti del settore.

Fare un passo indietro a volte significa ottenere un affare migliore

Anche se a volte è difficile crederlo, ci sarà sempre un’opportunità migliore dietro l’angolo, basta saperla scovare. I clienti saranno più propensi a rispettarti se mostri di avere in atto un processo professionale preciso e non metteranno in dubbio le tue decisioni e i tuoi “no”. In questo modo non solo eviterai i “cattivi” clienti, ma potrai costruire relazioni positive e durature e trovare clienti seri disposti ad aspettare pur di lavorare con te, ad accettare le tue condizioni e i tuoi eventuali aumenti di tariffa.

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Suzanne Al-Gayaar
Suzanne lavora come copywriter per Jimdo. Ha scoperto il suo amore per il marketing mentre era impegnata a far crescere la sua prima attività d'impresa. Quando non è immersa in qualche sogno ad occhi aperti, puoi trovarla impegnata a divorare caramelle alla menta, cavalcare oppure fare lunghe camminate col suo adorato cane.