Wie ihr als Freelancer Aufträge richtig ablehnt

Eine Freelancerin brütet nachts vor ihrem Laptop und überlegt, wie sie einen Auftrag höflich ablehnen kann.

Verspürt auch ihr den Drang zu jedem Auftrag “ja” zu sagen? Und fühlt ihr euch ausgelaugt von Projekten, die einfach nicht die richtigen für euch sind? 

Als Freiberufler bekommt ihr keine regelmäßigen Gehaltsschecks, was es nicht gerade einfach macht, Arbeit abzulehnen. Doch jeden Job anzunehmen, der euch über den Weg läuft, kann zu Motivationsverlust, unzufriedenen Kunden und sogar Burnout führen.

Aufträge abzulehnen ist nicht gerade einfach, doch auch als Freiberufler muss man manchmal “nein” sagen. Wie ihr diese Kunst erlernen könnt, ohne dabei in Angstschweiß auszubrechen, zeigen wir euch in diesem Artikel.

So erkennt ihr, wann ihr einen Job ablehnen solltet

Manchmal fahrt ihr besser, wenn ihr einfach sagt: “Danke, aber nein.” Auch wenn ein Projekt als eine (vermeintlich) gute Gelegenheit erscheint. Das gilt sowohl für Angebote von neuen Kunden als auch von Bestandskunden. Am besten lehnt ihr Aufträge in diesen Fällen ab:

  1. Wenn euch ein Auftrag nicht anspricht. Das klingt nach einem Luxusproblem, doch in Wahrheit hat mir dieser Punkt schon viele schlaflose Nächte beschert. Nehmt ihr jeden Auftrag an, steht ihr nicht zur Verfügung, wenn euer Traumprojekt plötzlich um die Ecke kommt. Solange ihr eure Rechnungen bezahlen könnt, habt ihr viele Vorteile, wenn ihr etwas wählerisch bei euren Jobs seid. Auf lange Sicht seid ihr zufriedener und verbessert eure Aussichten auf besser bezahlte Jobs. Ein Beispiel: Ist euer Traum als Redakteur in der Gesundheitsbranche zu arbeiten, bringt euch das Schreiben wöchentlicher Blogposts zum Thema Finanzen zwar gutes Geld aber keinen Schritt weiter in die Richtung, in die ihr eigentlich wollt.
  2. Wenn ihr keine Zeit dafür habt. Als Selbstständiger zwingt euch niemand dazu, um fünf Uhr den Stift fallen zu lassen. Doch wenn ihr euch zu sehr pusht, führt das am Ende zu Burnout. Erinnert euch daran, warum ihr euch dazu entschieden habt, als Freiberufler zu arbeiten – flexible Stunden, kein stressiger Chef und die Möglichkeit, euch den Job so zu gestalten, wie ihr es wollt. Überfordert euch selbst also nicht. Den schließlich benötigt ihr ebenso Zeit für Verwaltungsaufgaben, Rechnungen schreiben und euer eigenes Marketing. Ihr könnt eurem Kunden einen Platz auf eurer Warteliste anbieten oder ihm sagen, ab wann ihr wieder verfügbar seid. Doch wenn er nicht bereit ist zu warten, dann könnt ihr ihm dennoch einen befreundeten Kollegen weiterempfehlen.
  3. Wenn er nichts mit eurem Fachgebiet zu tun hat. Wir können nicht alles. Und auch wenn es durchaus stimmt, dass man immer dazu lernen kann und es sich lohnt, die eigene Komfortzone zu verlassen, ist es vollkommen okay, Jobs abzulehnen, bei denen ihr euch unwohl fühlt. Das Schlimmste ist, wenn ihr zusagt und dann nicht abliefern könnt. Seid ehrlich zu euren Kunden und empfehlt ihnen einen anderen Freelancer mit dem richtigen Know-how.
  4. Wenn ihr und der Kunde einfach nicht zusammenpasst. Ihr und eure Kunde müsst nicht Freunde fürs Leben werden, aber ihr solltet zumindest gut miteinander auskommen. Hat der Kunde eine Business-Philosophie, eine Arbeitsweise oder eine Persönlichkeit, die so gar nicht zu der euren passt, wird die Zusammenarbeit keine Freude werden – weder für euch, noch für ihn. Hält sich euer Kunde nicht an vereinbarte Grenzen oder treten andere Warnsignale auf (siehe unten), dann sagt besser “nein”, auch wenn die Gelegenheit ansonsten gut erscheint.

9 Warnsignale für „schwierige“ Kunden

Woran erkennt ihr, dass ihr es mit einem “schwierigen” Kunden zu tun habt? Die folgenden Warnsignale kennen sowohl ich als auch Kollegen aus unserem Dasein. Kommen einige davon auch euch bekannt vor?

  1. Sie reden schlecht über andere, mit denen sie zusammengearbeitet haben. Über Kollegen, Konkurrenten, Kunden oder Angestellte herzuziehen ist niemals ein gutes Zeichen – lediglich dafür, dass euer Gegenüber unprofessionell und keine besonders nette Person ist. Redet der Kunde gleich im ersten Gespräch schlecht über ihren vorigen Freelancer, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er selbst Teil des Problems war. In einer solchen Situation bietet sich an, den Kunden um Arbeitsproben eures Vorgängers zu bitten. Dabei soll er genau sagen, was ihn daran gestört hat. Kann der Kunde das nicht, weiß er wahrscheinlich nicht, was er will oder braucht. Und das macht es für euch unmöglich, ihn zufriedenzustellen.
  2. Sie versuchen, eure Preise zu drücken. Die Freiberuflichkeit ist euer Job, nicht euer Hobby. Ihr seid dafür verantwortlich, eure Preise festzulegen und sie klar zu kommunizieren. So verschwendet ihr weder eure Zeit noch die eures Kunden mit unnötigen Honorarverhandlungen. Es lohnt sich also, Kunden zu Beginn eine “Hausnummer” zu nennen oder sie nach ihrem Budget zu fragen. Macht zudem ein Bestandskunde eure Preiserhöhung nicht mit, dann ist das ein gutes Zeichen dafür, dass ihr nicht mehr zusammenpasst. Das muss nicht unbedingt schlecht sein, manchmal lebt man sich eben auseinander. Hier erfahrt ihr mehr darüber, wie ihr euer Honorar kalkuliert oder eure Preise erhöht.
  3. Sie wollen keinen Vertrag unterschreiben. Mit eurem Freelancer-Vertrag schafft ihr von Anfang an klare Voraussetzungen was Deadlines, Projektumfang sowie Preise und Zahlungen angeht. Damit sind beide Seiten geschützt, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen sollten. Jeder vernünftige Kunde wird mit Freuden einen Vertrag unterschreiben, auch wenn sie mit euch über den Inhalt verhandeln möchten. Will ein Kunde keinen Vertrag mit euch, solltet ihr euch fragen, ob er es ehrlich mit euch meint.
  4. Sie wollen eine kostenlose Arbeitsprobe. Das muss nicht immer etwas Schlechtes sein, doch in vielen Fällen ist das leider so. Betrüger posten gerne Jobs auf Freelancer-Portalen und bitten dann jeden, der darauf geantwortet hat, um eine kostenlose Arbeitsprobe. Haben 50 Freelancer den Köder geschluckt, ist dabei eine Menge an Material zusammengekommen. Wenn euch Kunden nach Arbeitsproben fragen, verweist ihr sie am besten direkt auf euer Online-Portfolio oder macht ihnen einen Kostenvorschlag für eure Probearbeit. Bestehen sie weiterhin auf unbezahlte Arbeit, dann hört auf euer Bauchgefühl und sucht euch etwas anderes. Ihr habt noch keine eigene Website? Dann lasst euch von diesen Websites von Agenturen und Freelancern inspirieren.
  5. Sie sind schlecht organisiert. Mit unorganisierten Kunden zu arbeiten ist für Selbstständige besonders schwierig, denn ihr müsst nicht nur eure eigene Zeit managen, sondern obendrein auch noch mehrere Kunden und Projekte. Darauf zu warten, dass Kunden euch Infos schicken, Fragen beantworten oder Arbeit abnicken kann euer Arbeitszeitbudget ordentlich durcheinander bringen. Daher bietet es sich an, mit neuen Kunden zunächst einmal einen kurzen Zeitraum für die Zusammenarbeit zu vereinbaren. So könnt ihr beide sehen, ob ihr gut zusammenpasst und euch längerfristig binden wollt. Die Beziehung zwischen euch und eurem Kunden ist keine Einbahnstraße. Kann oder will euer Gegenüber sich nicht an Vereinbarungen halten, kostet euch das nur Zeit und Energie.
  6. Sie behandeln euch wie einen Angestellten. Als Freiberufler seid ihr nicht einfach nur eine Fachkraft, ein Arbeitnehmer oder ein Kreativer – ihr seid euer eigenes Business. Ihr habt weder Anrecht auf bezahlte Urlaubs- oder Krankheitstage noch auf andere Benefits, über die sich ein Festangestellter freuen kann. Daher solltet ihr auch nicht so behandelt werden, als wärt ihr einer. Ihr arbeitet nicht für eure Kunden, sondern mit ihnen zusammen. Das bedeutet, dass ihr euch aussucht, mit wem ihr arbeitet, welche Projekte ihr übernehmt und wie eure Arbeitszeiten und Deadlines aussehen. Erwartet ein Kunde, euch jederzeit Arbeit aufdrücken zu können, oder möchte er über euren Urlaub mitbestimmen, dann ist es höchste Zeit “Lebewohl” zu sagen.
  7. Sie wissen nicht, was Grenzen sind. Sie bombardieren euch mit Telefonanrufen, E-Mails, Slack-Nachrichten und SMS zu jeder Tages- und Nachtzeit – und sie erwarten sogar noch eine sofortige Antwort. Das zeigt, dass sie keinerlei Respekt für eure Arbeitszeiten und für euer Privatleben haben. Dennoch liegt die Verantwortung bei euch, von Anfang an klare Grenzen zu setzen. Indem ihr beispielsweise eure Arbeitszeiten klar kommuniziert und auch nur innerhalb dieses Zeitraums Nachrichten beantwortet – möglicherweise zwischen 12 und 17 Uhr, wenn die kreativen Säfte bereits etwas eingetrocknet sind. Oder fügt “Geschäftszeiten” in eurer E-Mail-Signatur ein, damit eure Kunden wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Andernfalls rennt ihr den ganzen Tag E-Mails und anderen Nachrichten hinterher, ohne dabei bezahlte Arbeit erledigt zu bekommen. 
  8. Sie sagen oft “könnt ihr kurz” an dieser Telefonkonferenz teilnehmen, diese Tagline texten, uns schnell ein Logo gestalten – das alles kommt euch sicher bekannt vor. Nehmt euch vor jedem Satz in Acht, der so anfängt. Besonders, wenn er außerhalb eurer Arbeitszeiten kommt. Wieder einmal bedeutet ein solches Verhalten, dass man euch und eure Zeiten nicht respektiert. Ein eigenes Geschäftstelefon kann da für Abhilfe sorgen. Auch hilft es, nicht abends oder am Wochenende zu antworten und jede Anfrage als neues Projekt zu betrachten. Hier sind ein paar nützliche Antworten:

    “Natürlich helfe ich Ihnen gerne weiter. Lassen Sie uns gleich einen Termin für nächste Woche vereinbaren.”

    Oder:

    “Mein Stundensatz/Pauschalpreise für solche Projekte liegt normalerweise zwischen X und Y. Möchten Sie, dass ich Sie gleich für einplane?

    Oder:

    “Bis zum X. bin ich leider komplett ausgebucht. Drängt die Sache, kann ich Ihnen empfehlen.”
  9. Sie sagen euch, wie lange ihr für eure Arbeit brauchen solltet. Ihr seid die Experten und nur ihr solltet Ansagen machen, wie lange ihr für etwas benötigt. Schön, es ist nett, wenn man nett ist und jemandem schnell aushelfen kann. Doch gute Kunden werden euch weder vorschreiben, wie lange ihr für eine Aufgabe brauchen, noch wie viel ihr dafür verlangen sollt.

Sind euch in letzter Zeit einige dieser Warnsignale begegnet? Dann vertraut eurem Bauch – fühlt es sich nicht gut an, dann ist es das wahrscheinlich auch nicht.

Wie ihr ohne Drama mit einem Kunden Schluss macht 

Egal, ob ihr einen neuen Kunden ablehnt oder einem alten “Lebewohl” sagt – so klappt es ganz diplomatisch mit dem “nein”:

  • Haltet eure Gefühle im Zaum. Jeder hat negative Emotionen, doch in eurem Geschäftsleben sollten sie möglichst keinen Platz haben. Mit Kunden zu streiten und sich gegenseitig Schuld zuzuweisen führt nur dazu, dass ihr im Schlechten auseinandergeht. Und dann werdet ihr auch in Zukunft nicht mehr mit dem Kunden arbeiten oder von ihm weiterempfohlen werden. Ein Freelancer-Vertrag wird euch dabei helfen, euch auf die sachlichen Dinge zu konzentrieren.
  • Seht euch und euer Business als zwei getrennte Personen. “Es ist nichts Persönliches, es geht einfach nur ums Geschäft.” Das klingt wie ein Zitat von Leonardo di Caprio aus The Wolf of Wall Street, doch als Selbstständiger muss man dieses simple Statement begreifen, glauben und leben. Andernfalls wird einem das Freelancer-Dasein schnell zur Hölle. Wenn es mit einem Kunden nicht klappt oder ein Projekt einfach nicht das Richtige für euch ist, solltet ihr “nein” sagen können, ohne dabei persönlich zu werden. Oft arbeiten wir mit Kunden zusammen, die wir auf persönlicher Ebene mögen, obwohl die Geschäftsbeziehung schon längst nicht mehr richtig funktioniert. Wenn die Zeit zum Schlussmachen gekommen ist, ist es immer eine gute Idee, dem Kunden zu sagen, dass ihr gerne mit ihm zusammengearbeitet habt und auch warum. Auf diese Weise endet eure Zusammenarbeit mit einem positiven Erlebnis und ihr haltet euch die Möglichkeit offen, in Zukunft doch noch einmal von ihnen zu hören. Und außerdem ist es einfach höflich.
  • Entschuldigt euch niemals für eine Geschäftsentscheidung. Streicht das Wort “Entschuldigung” aus euren E-Mails. In 99 Prozent der Fälle hat es dort nichts zu suchen. Erklärt stattdessen offen und ehrlich, warum die Zusammenarbeit nichts für euch ist und bezieht euch – falls hilfreich – auf Klauseln in eurem Vertrag. Vermeidet Floskeln wie “ich denke”, “ich glaube” und “Sie haben gesagt” oder “Ihrer Aussage nach”. Bleibt stattdessen neutral.
  • Sorgt für den weiteren Erfolg eures Kunden. Okay, ihr und der Kunde seid einfach nicht füreinander bestimmt. Das ist jedoch kein Grund, über alle Berge zu rennen und sie ohne Dienstleister zurückzulassen. Jemanden aus eurem Netzwerk weiterzuempfehlen oder nach einem möglichen Ersatz für euch Ausschau zu halten, ist daher eine gute Entscheidung. So könnt ihr euch guten Gewissens verabschieden.

Wie man höflich einen Auftrag ablehnt (E-Mail-Vorlage)

Sehr geehrter Herr Müller,

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Auch wenn sich Ihr Projekt großartig anhört, muss ich Ihnen leider trotzdem mitteilen, dass ich Ihnen im Moment nicht zusagen kann. 

Ich kann Ihnen jedoch meinen Kollegen / meine Kollegin empfehlen, die sich auf diesem Gebiet bestens auskennt. Gerne stelle ich den Kontakt zu ihm/ihr für Sie her.

Mit freundlichen Grüßen

Suzanne

Einen Auftrag abzulehnen, führt (manchmal) zu einem besseren Deal

Auch wenn es sich manchmal nicht danach anfühlt, solange ihr nach weiteren Jobs Ausschau haltet, werdet ihr auch welche finden. Kunden werden euch mehr respektieren, wenn ihr keine Kompromisse bei euren “unverhandelbaren Punkten” eingeht und obendrein einen professionellen Ablauf für solche Situationen etabliert habt. So vermeidet ihr nicht nur die Zusammenarbeit mit “schwierigen” Kunden und baut euch gute langfristige Kundenbeziehungen auf. Ihr werdet auch feststellen, dass gute Kunden gerne auf die Zusammenarbeit mit euch warten, eure Vertragsbedingungen akzeptieren und eure Preise respektieren.

Suzanne Al-Gayaar
Suzanne ist Texterin bei Jimdo und begeistert sich für Marketing, seitdem sie ihr erstes eigenes Unternehmen gegründet hat. Wenn sie nicht an Formulierungen feilt, liebt sie es an der frischen Luft zu sein – beim Reiten oder mit ihrem Hund.