Rechnungsbegriffe für Selbstständige: Alle wichtigen Begriffe einfach erklärt

E-Rechnung, GoBD, Vorsteuerabzug, Kleinunternehmerregelung – wer sich selbstständig macht, trifft früher oder später auf Begriffe, die klingen, als hätte sie jemand erfunden, um vom Gründen abzuhalten. Viele dieser Begriffe sind aber nicht optional. Wer sie nicht kennt, riskiert fehlerhafte Rechnungen und Ärger mit dem Finanzamt.

Dieser Guide erklärt die wichtigsten Begriffe – ohne Juristendeutsch, mit konkreten Beispielen. Du erfährst, was jeder Begriff bedeutet, wann er für dich relevant wird und wie ein gutes Rechnungstool dir die meiste Arbeit abnimmt.

Begriffe rund um Rechnungen

Pflichtangaben auf Rechnungen

In Deutschland legt §14 UStG fest, was auf einer Rechnung stehen muss; in Österreich regelt §11 UStG 1994 die Pflichtangaben – inhaltlich weitgehend identisch. Dazu gehören: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummerierung, Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und Zeitpunkt der Leistung. Klingt nach viel – ein gutes Rechnungstool füllt das meiste automatisch aus, sobald du deine Stammdaten einmal hinterlegt hast.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer – ohne Lücken, ohne Dopplungen. Die Nummer muss nicht bei 1 anfangen: „2026-001“ ist genauso gültig wie „R001“. Hauptsache: eindeutig und nachvollziehbar. Fehler passieren fast nur bei manueller Nummerierung – ein Rechnungstool verhindert das automatisch.

Rechnungspflicht:

Im B2B-Bereich besteht immer Rechnungspflicht – dein Kunde braucht die Rechnung für den Vorsteuerabzug. Im B2C-Bereich gilt die Pflicht in Deutschland erst ab 250 Euro, in Österreich ab 400 Euro. Darunter gelten vereinfachte Anforderungen – mehr dazu unter „Kleinbetragsrechnung“.

Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV):

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto (in Österreich: 400 Euro) gelten vereinfachte Pflichtangaben. Statt der vollständigen Angaben nach §14 UStG reichen: vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag (Netto + Steuer in einer Summe), Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung, z.B. bei Kleinunternehmerregelung). Angaben wie Rechnungsnummer, Steuernummer oder Name des Empfängers sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich. Ob ein automatisch erstellter Zahlungsbeleg – etwa von Stripe oder PayPal – diese Anforderungen erfüllt, hängt vom konkreten Inhalt ab. Im Zweifel bist du mit einer Jimdo-Rechnung auf der sicheren Seite.

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr unter 50.000 Euro bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen: keine Umsatzsteuer ausweisen auf deinen Rechnungen. Aber Achtung: Auf jeder Rechnung muss ein Hinweis stehen, dass die Regelung greift. Fehlt er, kann das Finanzamt die Steuer trotzdem einfordern.

Formulierungsbeispiele:

• „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
• „steuerfreier Kleinunternehmer“

Steuern und Compliance

Umsatzsteuer / USt

Die Umsatzsteuer wird auf den Nettobetrag aufgeschlagen und ans Finanzamt abgeführt. Regelsatz in Deutschland: 19 %, ermäßigt: 7 %. Österreich: 20 % bzw. 10 % (ermäßigt) und 13 % (z. B. für Beherbergung). Kleinunternehmer:innen weisen keine USt aus, müssen aber auf der Rechnung darauf hinweisen. In Deutschland wird die Ust oft umgangssprachlich auch “Mehrwertsteuer” genannt, inhaltlich bezeichnen sie dasselbe. Korrekt heißt es aber Umsatzsteuer.

Vorsteuerabzug

B2B-Kund:innen können die Umsatzsteuer auf Einkäufe vom Finanzamt zurückholen – aber nur mit einer korrekten Rechnung. Fehlen Pflichtangaben, wird der Abzug verweigert. Als Selbstständige:r bist du also auch dafür verantwortlich, dass deine Kund:innen ihre Rechnung einreichen können.

GoBD (Deutschland) / BAO + UGB (Österreich)

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Daten und Unterlagen in elektronischer Form“ und gilt für alle Selbstständigen in Deutschland – auch für Kleinunternehmer:innen. Sie gibt vor, wie digitale Buchhaltungsdaten und Belege in Deutschland revisionssicher erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Im Kern: Rechnungen müssen nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig archiviert werden. Eine Rechnung in Word, die du nachträglich ändern kannst, ist nicht GoBD-konform. Ein Rechnungstool, das Änderungen protokolliert, schon.

In Österreich gibt es kein direktes GoBD-Äquivalent. Hier gelten die Bundesabgabenordnung (BAO) und das Unternehmensgesetzbuch (UGB) als Grundlage für die ordnungsgemäße Buchführung – mit vergleichbaren Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung.

E-Rechnung

Nicht nur ein einfaches PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes elektronisches Format (ZUGFeRD oder XRechnung) in den Metadaten der PDF, das Maschinen auslesen können. Ab 2027 Pflicht für B2B-Rechnungen in Deutschland. ZUGFeRD kombiniert lesbare PDF mit maschinenlesbarem XML – für die meisten Solo-Selbstständigen das relevantere Format. XRechnung ist reines XML und bereits Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Gut zu wissen: Ab 2027 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Österreich hat derzeit keine vergleichbare Pflicht, akzeptiert aber ZUGFeRD und XRechnung. Wer jetzt schon eine Rechnungssoftware nutzt, die E-Rechnungen unterstützt, spart sich den Umstieg später.

Begriffe rund um Zahlungen

Zahlungslink / Payment Link

Ein Link mit hinterlegtem Betrag, den du per WhatsApp, E-Mail, Messenger oder SMS teilen kannst. Dein Kunde klickt, bezahlt direkt online. Wichtig: Ein Zahlungslink ersetzt keine Rechnung. Im B2B-Bereich und bei Beträgen über 250 Euro (DE) bzw. 400 Euro (AT) brauchst du zusätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung. Ansonsten gelten die vereinfachten Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung.

Stripe und PayPal

Stripe ermöglicht Online-Zahlungen per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Klarna und mehr. PayPal hat den Vorteil, dass viele Endkund:innen den Dienst bereits nutzen. Im Idealfall bietest du mehrere Optionen an – Plattformen wie Jimdo integrieren beides.

Transaktionsgebühr

Bei jeder Online-Zahlung fällt eine Gebühr an, die der Zahlungsanbieter erhebt. Die Höhe variiert je nach Anbieter und Zahlungsart. Beim Kalkulieren deiner Preise solltest du die Gebühr einrechnen.

Rechtstexte-Garantie und Rechtstexte-Manager

Wenn du Online-Zahlungen anbietest, musst du den Zahlungsanbieter in deiner Datenschutzerklärung nennen und auf die Datenverarbeitung hinweisen. Jimdo erledigt das automatisch über die Rechtstext-Garantie mit dem Rechtstexte-Manager von Trusted Shops – die Datenschutzerklärung wird aktualisiert, wenn du neue Funktionen wie Zahlungslinks aktivierst.

Tipp: Im Zweifel ist eine formelle Standardrechnung immer die sichere Wahl – und mit Jimdo in unter zwei Minuten erstellt. Mit Jimdo-Rechnungen kannst du alle gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen erfüllen, bist in Deutschland GoBD-konform und in Österreich BAO-konform – und kannst schneller bezahlt werden, wenn du einen integrierten Zahlungslink nutzt.

Kurz-Check: Was gilt für dich?

Nicht jeder Begriff ist für jede:n gleich relevant. Eine schnelle Orientierung:

Du verkaufst nur an Privatkunden, und nicht an Unternehmer?

• Grundsatz: Bei Verkäufen an Privatpersonen besteht in der Regel keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung.
• Ausnahmen (Rechnungspflicht auch an Privat):
  • Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Handwerkerrechnungen, Reinigungsarbeiten, Maklergebühren).
  • Wird eine Rechnung verlangt, muss sie ausgestellt werden.Die E-Rechnungspflicht gilt jedoch nicht hier. 
• Tipp: Auch wenn keine Pflicht besteht, ist eine Quittung oder ein Kassenbon bei Barzahlung empfehlenswert. 

Du verkaufst B2B, aber unter 250 Euro (DE) / 400 Euro (AT)?

Auch unter 250 €/400 € benötigst du immer eine Rechnung (oder einen Beleg), die folgende Mindestangaben enthält: 

1. Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens.
2. Ausstellungsdatum.
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang/Art der sonstigen Leistung.
4. Entgelt und Steuerbetrag (Bruttobetrag).
5. Der angewandte Steuersatz (z.B. 19%) oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung). 

Tipp: Eine normale Kassenquittung oder ein ordentlicher Online-Beleg erfüllt diese Anforderungen fast immer.

• B2C < 250€/400€: Vereinfachte Angaben reichen. E-Rechnung nicht nötig.
• B2B / > 250€/400€: E-Rechnung (DE) ab 2027 bzw. volle Rechnungsmerkmale (AT) erforderlich.
• Zahlungslink: Nur als Rechnung nutzbar, wenn er die oben genannten Pflichtangaben enthält

Du hast B2B-Kund:innen?

Pflichtangaben, Rechnungsnummern und Vorsteuerabzug sind dein tägliches Brot. Ab 2027 auch E-Rechnung (in Deutschland).

Du bist Kleinunternehmer:in?

Kleinunternehmerregelung ist dein wichtigster Hebel. Hinweis auf §19 UStG  auf jeder Rechnung nicht vergessen.

Wie hilft KI bei Rechnungen?

KI-gestützte Tools können Selbstständigen Arbeit rund um Rechnungen abnehmen: Erstellung von Pflichtangaben, Kalkulation der Steuersätze, Rabattierungen. Jimdo Companion analysiert dein Business und gibt konkrete Handlungsempfehlungen – auch dazu, wie du Zahlungen und Rechnungsprozesse effizienter gestaltest.

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Hinweis: 

Jimdo Rechnungen ist für die Rechnungserstellung konzipiert. Es ist kein vollständiges Buchhaltungssystem. Benutzer sind selbst dafür verantwortlich, dass ihre Rechnungsstellung und Aufbewahrung den geltenden steuerlichen und GoBD/UstG+BAO -Anforderungen entspricht. Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zur Rechnungspflicht in deinem konkreten Fall wende dich bitte an deinen Steuerberater.

*Für Online-Zahlungen ist ein Stripe-Konto erforderlich. Es gelten die üblichen Stripe-Transaktionsgebühren.