3 Mahnung-Vorlagen, wenn Kund*innen zu spät bezahlen

Ein Selbstständiger sitzt an seinem PC und arbeitet an seinen Mahnung-Vorlagen
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Seien wir mal ehrlich: Nach getaner Arbeit eine Rechnung rauszuschicken, gehört zu den schönsten Dingen im Leben von Selbstständigen. Doch irgendwann passiert immer dasselbe: Eine eurer Kund*innen bezahlt nicht rechtzeitig. Das kann passieren. Manchmal verschlupft eine Rechnung eben unter dem Papierkram. 

Für diesen Fall haben wir für euch einige Muster für Zahlungserinnerungen und Mahnungen zusammengestellt. Damit ihr eure Spätzahler*innen freundlich daran erinnern könnt, dass ihr gerne euer Geld bekommen möchtet.


Was kann ich machen, wenn Kund*innen nicht rechtzeitig bezahlen?

TIPP: Egal, ob ihr an einem Projekt arbeiten oder online verkaufen möchtet – eure Kund*innen sollten stets euren Geschäfts- und Zahlungsbedingungen zustimmen, bevor ihr euch an die Arbeit macht. Daran sollte zum Beispiel stehen, wie viel Zeit ihr ihnen zum Begleichen einer Rechnung gebt, welche Zahlungsmethoden ihr akzeptiert und was passiert, wenn sie nicht rechtzeitig bezahlen. Diese Infos könnt ihr zum Beispiel ausdrücklich auf eurer Freelancer-Website erwähnen. Oder ihr nutzt den Rechtstexte-Manager von Jimdo und Trusted Shops, um eure AGB zu erstellen.

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1. Verschickt eure Rechnung so früh wie möglich (Vorlage)

Klingt eigentlich logisch. Je schneller ihr eure Rechnung verschickt, desto schneller werdet ihr auch bezahlt. Doch für viele Selbstständige steht ihre eigentliche Arbeit oft an erster Stelle. Verwaltungskram, wie das Schreiben und Versenden von Rechnungen, stellen sie lieber hinten an.

In diesen Fällen können Tools wie Trello oder Asana eine große Hilfe bei der Selbstorganisation sein. Erinnerungen in eurem Kalender oder auf eurem Handy sind ebenfalls gute Gedächtnisstützen. So vergesst ihr nicht so schnell, dass es immer noch die ein oder andere Rechnung zu schreiben gibt.

Damit der Rechnungsversand per E-Mail ruckzuck und kinderleicht geht, findet ihr im Folgenden die passende E-Mail-Vorlage. Dazu empfehlen wir: Erwähnt das Fälligkeitsdatum in der Betreffzeile. So wissen eure Kund*innen sofort, bis wann sie ihre Rechnung bezahlen sollen.

E-Mail Vorlage für Rechnungen

Betreff: Ihre Rechnung Rechnungsnummer ist am Fälligkeitsdatum fällig
Sehr geehrte/r Name,

im Anhang finden Sie meine Rechnung über Betrag, zahlbar bis zum Fälligkeitsdatum. Sollten Sie Fragen dazu haben, können Sie mich jederzeit kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen

Name
E-Mail-Signatur

Tipps für die persönliche Note

  • Ein lockerer Betreff: “Deine Rechnung ist da! Bitte bezahle bis zum 4. Juli.”
  • Ein freundliches Schlusswort: “Es war mir eine Freude, mit Ihnen zu arbeiten. Ich hoffe, dass wir bald wieder die Gelegenheit dazu haben.”
  • Ein Hinweis auf die Zahlungsbedingungen: “Gemäß meinen AGB, bitte ich Sie, Ihre Rechnung innerhalb der nächsten 14 Tage zu begleichen. Sollte bis dahin keine Zahlung eingegangen sein, erhebe ich eine Mahngebühr in Höhe von 5 Euro.”
  • Euer Logo. So erkennen Kund*innen sofort, dass diese Rechnung von euch stammt. Und obendrein sieht sie auch noch professionell und schick aus.

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TIPP: Verschickt eure Rechnung so bald wie möglich, nachdem ihr eure Arbeit abgeschlossen habt. So bekommt ihr nicht nur euer Geld besonders schnell, ihr habt auch die perfekte Gelegenheit, nach einer Kundenbewertung zu fragen. Denn euren Kund*innen ist eure tolle Dienstleistung oder euer Superprodukt noch frisch im Gedächtnis. Daher werden sie euch gerne in paar freundliche Wort dalassen. So könnt ihr sie fragen:

  • Für eine Dienstleistung: “Die Zusammenarbeit mit Ihnen hat mir große Freude bereitet. Sollte es Ihnen ähnlich ergangen sein, würde ich mich über einen Kommentar und eine Bewertung bei freuen. Damit würden Sie mir sehr helfen, denn gerade für Freiberufler sind zufrieden Kunden die beste Werbung.”
  • Für ein Produkt: “Sie sind zufrieden mit Ihrem/Ihrer ? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und eine Bewertung bei . Damit würden Sie mir sehr helfen, denn gerade für kleine Unternehmen sind zufrieden Kunden die beste Werbung.”

2. Erinnert daran, dass eure Rechnung bald fällig wird

Ihr habt eure Rechnung verschickt, doch die Zahlungsfrist ist verstrichen, ohne dass ihr bezahlt wurdet. Das passiert manchmal. Manche Kund*innen verschwitzen ihre Zahlungstermine einfach. Dem beugt ihr am besten vor, wenn ihr euren Kund*innen eine kleine Erinnerung an das nahende Ende der Zahlungsfrist zuschickt. Das kostet euch kaum Arbeit, sorgt aber oft dafür, dass ihr euer Geld doch noch rechtzeitig erhaltet.

In den folgenden Vorlagen werden auch Mahngebühren erwähnt. In Deutschland gilt die Regel, dass Mahngebühren “angemessen” und dem tatsächlichen Bearbeitungsaufwand entsprechen müssen. Mehr zum Thema erfährt ihr beim Rechtsexperten eures Vertrauens.

Zahlungserinnerung-Muster für E-Mails

Betreff: Erinnerung: Ihre Rechnung Rechnungsnummer von Unternehmensname wird morgen fällig
Sehr geehrte/r Name,

mit diesem Schreiben möchte ich Sie daran erinnern, dass Ihre Rechnung mit der Rechnungsnummer Rechnungsnummer morgen fällig wird. Über einen zeitigen Eingang ihrer Zahlung würde ich mich sehr freuen.
Sollte Ihre Zahlung bis zum Fristdatum, bis eine Mahnung fällig wird noch nicht eingegangen sind, wird gemäß unserer Vertragsbedingungen eine Mahngebühr in Höhe von Betrag fällig.

Falls Sie die Zahlung bereits angewiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. 

Mit freundlichen Grüßen

Name
E-Mail-Signatur

Tipps für die persönliche Note

  • Ein direkterer Betreff: “Erinnerung: Begleichen Sie Ihre Rechnung noch heute und vermeiden Sie Mahngebühren”
  • Ein lockerer Betreff: “Erinnerung: Deine Rechnung wird morgen fällig”
  • Eine Nachfrage: “Können Sie mir ein ungefähres Datum für die Zahlung nennen?”

3. Verschickt eine Zahlungserinnerung

Nun ist der Stichtag da, doch auf eurem Konto ist noch nichts angekommen. In diesem Fall heißt es: freundlich sein, aber bestimmt. Und schickt ihnen mit dem untenstehenden Muster eine Zahlungserinnerung.

Zahlungserinnerung-Muster für E-Mails

Betreff: Zahlungserinnerung: Ihre Rechnung Rechnungsnummer von Unternehmensname ist überfällig
Sehr geehrte/r Name,

mit diesem Schreiben möchte ich Sie darauf hinweisen, dass wir für Ihre Rechnung mit der Nummer noch keine Zahlung erhalten haben. Gemäß unseren Vertragsbedingungen fällt eine Mahngebühr an, wenn Ihre Zahlung innerhalb von Anzahl der Tage Tagen nach Fälligkeitsdatum noch nicht eingegangen ist.

Um zusätzliche Gebühren zu vermeiden, bitte ich Sie daher, Ihre Rechnung innerhalb der nächsten Tage zu begleichen.

Falls Sie die Zahlung bereits angewiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Name
E-Mail-Signatur

Tipps für die persönliche Note

  • Eure Zahlungsaufforderung als Frage: “Könnten Sie der Sache bitte nachgehen? Ein zeitiges Update würde mich sehr freuen.”
  • Eine Kolleg*in als Unterstützung (oder ein Virtueller Assistent) zeigt, dass ihr euch nicht alleine um die Angelegenheit kümmert: “Im CC finden Sie meinen Kollegen Markus, der sich um alles rund ums Thema Rechnungen kümmert. Er steht Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.”
  • oder in eurem Betreff erzeugen eine gewisse Dringlichkeit.

4. Verschickt eine Mahnung inkl. Mahngebühr

Mittlerweile hat eure Kund*in drei E-Mails erhalten, doch von einer Zahlung fehlt jede Spur. Falls ihr das möchtet, ist nun der richtige Zeitpunkt gekommen, um Mahngebühren zu erheben.

Was ist eine Mahngebühr?

Manche Unternehmen oder Einrichtungen erheben Mahngebühren, um die Kosten zu decken, die ihnen durch eine Mahnung entstehen. Wie hoch eine Mahngebühr sein darf und ob sie generell zulässig ist, wird in Deutschland immer wieder vor Gericht diskutiert.

Müsst ihr eine Mahngebühr erheben?

Nein. Die Entscheidung liegt ganz bei euch. Fall ihr Mahngebühren für Spätzahler*innen erheben möchtet, empfehlen wir euch, euch zuvor von einem Rechtsexperten beraten zu lassen. Denn wie bereits angedeutet, kam es in den letzten Jahren immer wieder vor, dass zu hohe oder pauschale Mahngebühren vor Gericht für unzulässig erklärt wurden. Daher solltet ihr abwägen, ob euch ein paar Euro extra den möglichen juristischen Ärger wert sind. Jimdo darf euch hierzu keinerlei Rechtsberatung anbieten.

Mahnung-Vorlage inkl. Mahngebühr für E-Mails

Betreff: Mahnung: Rechnung Rechnungsnummer von Unternehmensname ist überfällig
Sehr geehrte/r Name,

hiermit weise ich Sie darauf hin, dass Ihre Rechnung mit der Nummer Rechnungsnummer mit Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum nun Anzahl der Tage Tage überfällig ist.

Zusätzlich zum Rechnungsbetrag von Rechnungshöhe erheben wir nun eine Mahngebühr in Höhe von Betrag. Alles Weitere finden Sie in Ihrer aktualisierten Rechnung im Anhang. Bitte weisen Sie die Zahlung umgehend an.

Haben Sie die Zahlung bereits angewiesen, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. 

Mit freundlichen Grüßen

Name
E-Mail-Signatur

Tipps für eine persönliche Note

  • Eine Frage als Schluss: “Könnten Sie mir bitte Bescheid geben, nachdem Sie die Zahlung angewiesen haben?”
  • Ihr seid eine Person und kein Big Business: “Als Selbstständiger bin ich auf rechtzeitige Zahlungen angewiesen, um mein Business am Laufen zu halten und Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten.”
  • Ihr seid nicht allein: “Im CC finden Sie meinen Kollegen Markus, der sich umgehend bei Ihnen melden wird, um die Angelegenheit mit Ihnen zu klären.”

9 Tipps für den Umgang mit Spätzahler*innen

  • Greift zum Telefon. Einen Anruf kann man schlechter ignorieren als eine E-Mail. Meistens ist ein freundliches Gespräch genau das, was eure Kund*innen brauchen, um endlich ihr Scheckbuch zu zücken.
  • Schaltet ein Inkasso-Unternehmen ein. Sollte es sich um einen großen Betrag handeln, kann sich der Einsatz eines Inkasso-Unternehmens lohnen. Das sollte jedoch immer eines der letzten Mittel sein.
  • Nutzt einen speziellen E-Mail-Alias. Ein Alias ist eine andere E-Mail-Adresse mit eurer Domain-Endung. Also zum Beispiel: rechnung@euer-business.de. Kommen eure Rechnungen von dieser Adresse, sehen sie gleich ein ganzes Stück professioneller aus. Und ihr größer, als ihr eigentlich seid.
  • Verschickt eure Zahlungserinnerungen automatisch. Es gibt zahlreiche Tools, mit deren Hilfe ihr automatisierte Zahlungserinnerungen versenden könnt. Kopiert einfach unsere Vorlagen hinein und fertig!
  • Lagert eure Rechnungen aus. Rechnungen zu verschicken und verspäteten Zahlungen hinterherzurennen ist zeitaufwändig, aber nicht kompliziert. Daher könnt ihr die Aufgabe auch jemand anderem überlassen. Zum Beispiel einem Virtuellen Assistenten oder einer Bürohilfe. Somit bleibt euch mehr, Zeit euch um euer eigentliche Business zu kümmern.
  • Verabschiedet euch von Wiederholungstätern. Wer immer wieder zu spät bezahlt, gehört vielleicht einfach nicht auf eure Kundenliste. Überlegt euch das nächste Mal also lieber ganz genau, ob ihr ihren Auftrag nicht lieber ablehnen wollt.
  • Seid freundlich und hilfsbereit – doch entschuldigt euch niemals! Zahlungen hinterherzulaufen ist ein unangenehmes Gefühl. Doch schließlich habt ihr von Anfang klargemacht, dass ihr für eure Arbeit auch bezahlt werden möchtet. Geschäft ist Geschäft. Ihr braucht euch deswegen also nicht schlecht zu fühlen. Hier ein paar Tipps, wie ihr eure Selbstzweifel überwinden könnt.
  • Bietet ein Gesamtpaket. Arbeitet ihr oft mit denselben Kund*innen zusammen? Dann macht ihnen ein Angebot für ein größeres Paket, das verschiedene Leistungen enthält. Dieses könnt ihr dann immer wieder abrechnen, was jede Menge Zeit spart.
  • Teilt eure Zahlungen auf. Viele Selbstständige lassen sich einen Teil ihres Honorars vorab bezahlen. Wollen Kund*innen das nicht, dann sagt ihnen ganz klar (aber freundlich), dass ihr nur so die nötige Arbeitszeit garantieren könnt. Für größere Projekte, die sich über einen längeren Zeitraum hinziehen, könnt ihr mehrere Meilensteine festlegen. Zum Beispiel 50 % vorab, weitere 25 % ab der Hälfte und die restlichen 25 % nachdem das Projekt abgeschlossen ist.
  • Bietet die gängigsten Zahlungsmethoden in eurem Onlineshop an. Viele Unternehmen wollen ihr Geld immer noch per Überweisung haben. In eurem Jimdo Onlineshop könnt ihr über die Zahlungsdienstleister PayPal und Stripe eine große Auswahl der gängisten Zahlungsmethoden anbieten. So stehen euren Kund*innen viele moderne und flexible Zahlungsoptionen zur Verfügung.

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“Mit verspäteten Zahlungen muss man sich als Selbstständiger abfinden” ist großer Quatsch

Und zwar zu 100 Prozent.

Egal wie groß oder klein euer Business ist, ihr habt es verdient ein angemessenes Honorar zu erhalten – und zwar rechtzeitig. Würdet ihr jemals in einen Supermarkt gehen und an der Kasse sagen “ich zahl das später”? Sicher nicht! Bei eurem Business ist das nicht anders. Also streicht diese Idee aus eurem Gedächtnis, bindet ihr ein paar Gewichte um die Füße und werft sie ins nächste Hafenbecken. Sea you!

Indem ihr euch gegen Spätzahler*innen wehrt, helft ihr nicht nur eurem eigenen Unternehmen, sondern eurer gesamten Branche. Mehr noch: Wenn ihr auf faire und rechtzeitige Bezahlung besteht, geht ihr mit gutem Beispiel für alle Selbstständigen voran.

Mahnung-Vorlagen FAQ

Wann darf man eine Mahnung schicken?

Sobald die in der Rechnung stehende Zahlungsfrist abgelaufen ist, kann man Kund*innen eine Mahnung schicken. Wir empfehlen jedoch, nach Ende der Frist noch ein paar Tage zu warten. Denn manchmal dauert es eine Weile, bis das Geld eingetroffen ist. Schließlich möchtet ihr nicht ungeduldig wirken. 

Was gilt für Mahnungen an Privatkunden?

Hierbei müsst ihr in eurer Rechnung auf die Folgen einer ausbleibenden Zahlung hinweisen. Dann geraten Kund*innen 30 Tage nach Erhalt der Rechnung automatisch in Verzug. Macht ihr das nicht, müsst ihr zunächst eine Mahnung verschicken, um die Kund*innen auf ihren Verzug hinzuweisen. Erst dann läuft die Frist.

Wie lange sollte man warten, eine zweite Zahlungserinnerung zu senden?

Das hängt ganz von euch ab. Manche Unternehmen lassen 5 bis 14 Tage Abstand zwischen den einzelnen E-Mails verstreichen. So haben Kund*innen genug Zeit, um das Geld zu überweisen. Falls ihr größere Lücken lassen wollt, lohnt es sich, zwischendurch einmal anzurufen. Vielleicht lassen sich so die Gründe für den Zahlungsverzug klären.

Kann man eine Zahlungserinnerung per E-Mail senden?

Ja. E-Mails sind ideal dafür, sich schnell und unaufdringlich nach dem Status eurer Rechnung zu erkundigen. Haben Kund*innen nach mehreren E-Mails aber immer noch nicht reagiert, dann könnt ihr eure Mahnung auch nochmals per Einschreiben versenden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?

Rein inhaltlich gibt es keinen Unterschied. Allerdings steht für viele der Begriff “Zahlungserinnerung” für die “freundlichere” Variante der Mahnung. Hier wird freundlich aber verbindlich daran erinnert, dass demnächst eine Zahlung fällig wird oder bereits fällig wurde. Der Begriff “Mahnung” klingt da schon direkter. Hierbei werden Spätzahler*innen “ermahnt” und aufgefordert, ihre offene Rechnung zu begleichen. Der Unterschied ist also rein sprachlich.

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung?

Seid höflich aber direkt. Erinnert eure Kund*innen daran, wann ihre Rechnung fällig war und wie viel sie bezahlen müssen. Bittet um eine zügige Antwort und eine zeitnahe Zahlung. Erhebt, ihr Mahngebühren könnt ihr das bereits vorab erwähnen, bzw. die Gebühr einfordern.

Wie gehe ich mit Kund*innen um, die zu spät bezahlen?

Schickt ihnen schon vor Ablauf der Zahlungsfrist eine kurze E-Mail als Erinnerung. Ist die Frist verstrichen, könnt ihr eine Mahnung schreiben und euer Geld einfordern. Und vergesst nicht, dass ihr jederzeit anrufen könnt, um die Situation persönlich zu klären.

Wie werde ich rechtzeitig bezahlt?

Verschickt eure Rechnungen so früh wie möglich und weist bereits dort darauf hin, dass ihr eure Zahlung spätestens innerhalb von X Tagen erwartet. Versendet Zahlungserinnerungen vor Ablauf der Frist. Bietet nutzerfreundliche und schnelle Zahlungsmethoden an. Bietet euren Kund*innen ein größeres Paket mit verschiedenen Leistungen und rechnet dieses regelmäßig ab.

Bring dein Business online. Mit Jimdo.

Suzanne Al-Gayaar
Suzanne ist Texterin bei Jimdo und begeistert sich für Marketing, seitdem sie ihr erstes eigenes Unternehmen gegründet hat. Wenn sie nicht an Formulierungen feilt, liebt sie es an der frischen Luft zu sein – beim Reiten oder mit ihrem Hund.
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