Sich selbstständig zu machen, wirft viele Fragen auf! Wie erstelle ich meine Freelancer-Website? Wo bekomme ich Förderung für meine Gründung? Und vor allem: Wie läuft das ganz genau mit dem Finanzamt und der Steuer ab – und wie ist das mit dem Unterschied zwischen Steuernummer, Steuer-ID und Umsatz-Steuer-ID? Ich kenne das, denn ich habe mich vor ein paar Jahren selbst in das Abenteuer Selbstständigkeit und das Steuernummer-Labyrinth gewagt. Und ich kann euch zum Glück sagen: alles halb so wild!
Hier beantworte ich euch deshalb die wichtigsten Fragen zum Thema Steuer, Steuernummern und Finanzamt, die bei eurem Weg in die Selbstständigkeit mit Sicherheit aufkommen.
Das Wichtigste schon einmal vorab: Diese drei Nummern solltet ihr als Unternehmer für die Steuer unbedingt kennen:
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Steueridentifikationsnummer (kurz: Steuer-ID oder Steuer-ID-Nummer)
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Steuernummer
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Umsatzsteuernummer-Identifikationsnummer (kurz: Umsatzsteuer-ID oder USt-IdNr.)
Was ist die Steueridentifikationsnummer?
Eine Steuer-ID bzw. eine Steueridentifkationsnummer (auch TIN für Tax Ident Number genannt) hat jeder von euch per Post vom Bundeszentralamt für Steuern bekommen und ist nicht deckungsgleich mit der Steuernummer. Neugeborene erhalten sie seit 2008 von Geburt an. Diese Steuer-ID besteht aus 11 Ziffern, unter denen ihr als Steuerzahler*in geführt werdet. So kann eure Steuererklärung mithile der Steueridentifikationsnummer eindeutig eurer Person zugeordnet werden.
Die Steuer-ID ist sozusagen euer “Steuerfingerabdruck” und bleibt – anders als die Steuernummer – immer gleich. Die Steuer-ID wird aber nicht nur vom Finanzamt und auf der Steuererklärung verwendet, sondern auch von Banken, Familienkassen, Rentenkassen oder auch von der Bundesagentur für Arbeit abgefragt.
Beispiel für eine persönliche Steueridentifikationsnummer bzw. Steuer-ID-Nummer: 99 999 999 999
Wo findet man die Steuer-ID?
Ihr findet die Steueridentifikationsnummer entweder auf dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern oben rechts, auf eurer Lohnsteuerbescheinigung oder auf eurem Einkommenssteuerbescheid vom Finanzamt mit der Abkürzung IdNr. Alternativ könnt ihr beim Bundeszentralamt für Steuern eure Steuer-ID-Nummer online abfragen.
Das heißt: Die Steuer-ID ist eine Identifikationsnummer für das Finanzamt, aber sie gehört nicht auf die Rechnungen eures Unternehmens. Um Rechnungen schreiben zu können braucht ihr zusätzlich eine Steuernummer und ggf. auch eine Umsatzsteuer-ID.
Was ist eine Steuernummer und wo findet ihr sie?
Eine Steuernummer besteht aus 10 bis 11 Ziffern, die meist durch zwei Schrägstriche getrennt werden. Je nach Bundesland ist das Format der Steuernummer etwas anders. Für die Online-Steuererklärung über das Steuererklärungs-Programm “Elster” wurde jedoch ein bundeseinheitliches Schema entwickelt, das eure Steuernummer in einer Zahlenfolge mit 13 Ziffern einbindet.
Eine Steuernummer wird jedem, der eine Steuererklärung abgibt, zusätzlich zur Steuer-ID vom zuständigen Finanzamt (also nicht vom Bundeszentralamt für Steuern) vergeben. Die Steuernummer findet ihr oben links auf eurer Einkommenssteuererklärung.
Im Gegensatz zur Steuer-ID könnt ihr in eurem Leben verschiedene Steuernummern haben. Bereits bei einem Umzug in eine andere Stadt oder in ein anderes Stadtviertel erhaltet ihr eine neue Steuernummer vom neuen Finanzamt, die dann auch entsprechend bei eurer Steuererklärung angegben werden muss. Aber auch wenn ihr heiratet oder eine Selbstständigkeit anmeldet, erhaltet ihr eine neue Steuernummer. Auch wenn ein solcher Wechsel nicht oft vorkommt, kann es Sinn ergeben, deine Steuernummern, Steuer-IDs und Co. stets in einem Dokument oder einem Notizbuch zu vermerken, um nicht die Übersicht zu berlieren
Steuernummer-Beispiel bzw. Steuer-ID-Beispiel: 00/001/00001
Beispiel einer bundeseinheitlichen Steuernummer für Elster: 22 00 0 001 00001 (in diesem Fall für das Bundesland Hamburg).
Wie bekomme ich als Kleinunternehmer*in eine Steuernummer?
Die Steuernummer für eure Selbstständigkeit beantragt ihr bei eurem zuständigen Finanzamt (nicht beim Bundeszentralamt für Steuern) und bekommt sie per Post zugeschickt.
Das heißt: Wenn ihr euch selbstständig machen möchtet, müsst ihr euch vorab beim Finanzamt melden, eure Tätigkeit und euer voraussichtliches Einkommen mitteilen (wichtig für die Kleinunternehmerregelung) und erhaltet daraufhin in kürzester Zeit eure Steuernummer, die ihr auf euren Rechnungen angeben könnt. Mehrere Steuernummern gleichzeitig solltet bzw. könnt ihr nicht haben und das Finanzamt wird euch darüber informieren, wenn ihr bei einer Steuererklärung eine fehlerhafte oder alte Steuernummer angegeben habt.
Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Eine Umsatz-Steuer-ID unterstscheidet sich von eurer Steuer-ID und euerer Steuernummer und kennzeichnet euch als Unternehmen innerhalb der EU. Wenn ihr Geschäfte im EU-Ausland plant, braucht ihr laut Finanzamt unbedingt eine Umsatz-Steuer-ID. Diese Identifikationsnummer beginnt immer mit dem EU-Länderkürzel – für Deutschland also zum Beispiel “DE”. Darauf folgt eine Reihe von bis zu zwölf Ziffern.
Ein Beispiel für eine deutsche Umsatzsteuer-ID: DE123456789
Die Umsatzsteuer-ID erleichtert die europäischen Geschäftsbeziehungen, da das aufwendige Doppelbesteuerungsverfahren somit wegfällt. Weisen beide Unternehmen eine Umsatz-Steuer-ID auf, muss der “Lieferant” der Ware oder der Leistung keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und somit auch nicht an das Finanzamt abführen. Lediglich der Abnehmer bzw. der Kunde muss die Umsatzsteuer in seinem Land nach den geltenden Vorschriften an das Finanzamt zahlen. Für Drittländer braucht ihr übrigens keine Umsatz-Steuer-ID.
WICHTIG: Damit diese Vorschrift greift, müssen auf der Rechnung neben deiner Steuernummer die richtigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Unternehmen (Lieferant und Empfänger) stehen!
Unterschied Steuernummer und Steuer-ID sowie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Beide Nummern, also Steuernummer und Umsatzsteuer-ID können bei der Rechnung laut Gesetz verwendet werden. Was ist also der Unterschied?
Wenn euer Unternehmen ausschließlich Geschäfte in Deutschland macht, braucht ihr auf euren Rechnungen nur die Steuernummer anzugeben. Unternehmen, die Geschäfte in der EU machen, geben statt der Steuernummer die Umsatz-Steuer-ID auf den Rechnungen an.
Es gibt aber auch Kleinunternehmer, die keine Umsatz-Steuer-ID brauchen, sie aber trotzdem beantragen und diese auf Rechnungen oder im Impressum verwenden. Das ist auch für das Finanzamt völlig legitim. Der Hintergrund ist oft, dass sie die persönliche Steuernummer nicht angeben möchten und die Umsatzsteuer-ID bevorzugen.
Wie ihr eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bekommt
Wenn ihr euer Unternehmen beim Finanzamt anmeldet und die Steuernummer beantragt, könnt ihr die Umsatzsteuer-ID direkt mit anfordern. Alternativ könnt ihr sie online beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Oder ihr schickt einen schriftlichen Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis.
Braucht ein*e Kleinunternehmer*in eine Umsatz-Steuer-ID?
Auch Kleinunternehmer*innen müssen, wenn sie grenzüberschreitende Geschäfte machen, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen.
Und selbst wenn eure Kund*innen nur in Deutschland sind, könnt ihr als Kleinunternehmer*in neben eurer Steuernummer eine Umsatzsteuer-ID besitzen. Notwendig ist das aber nicht.
WICHTIG: Als Kleinunternehmer*in mit Umsatzsteuer-ID dürft ihr nicht umsatzsteuerfrei im EU-Ausland einkaufen, das heißt, ihr habt kein Recht auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von anderen Unternehmer*innen!
Was muss neben der Steuernummer auf einer Rechnung stehen?
Neben eurer Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID muss auf eurer Rechnung euer vollständiger Name und die Anschrift eures Unternehmers stehen. Ebenso die Adresse eures Kunden. Das ist nicht nur für euch wichtig, sondern insbesondere für die spätere Steuererklärung bzw. das Finanzamt. Achtet außerdem bei der Verwendung der Umsatzsteuer-ID darauf, dass auch die korrekte Ust-ID eures Kunden auf den Rechnungen steht.
Außerdem müssen auf eurer Rechnung neben der Steuernummer folgende Informationen zu finden sein:
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das Rechnungsdatum
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eine einmalige Rechnungsnummer (z.B. aus den Anfangsbuchstaben eures Kunden- die Anzahl der Rechnung-Rechnungsmonat: JI-001-0919)
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Menge und Artikelbezeichnung bzw. Dienstleistung
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Leistungs-/ Lieferung-Datum
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Netto-Betrag
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Steuersatz (fällt bei Kleinunternehmern weg)
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Als Kleinunternehmer müsst ihr den Grund eurer Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung angeben: “Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG”
Vergesst außerdem nicht eure Bankverbindung mitzuteilen, damit euer Kunde die Rechnung bezahlen kann. Außerdem empfehle ich euch eine Zahlungsfrist von 7 bis 21 Tagen für eure Kunden zu setzen. Sollte der Kunde bis dahin nicht gezahlt haben, könnt ihr einfach nachhaken.
Im Internet findet ihr viele Musterrechnungen für Kleinunternehmer. Lasst euch inspirieren (auch was die Platzierung der Steuernummer etc. angeht) und erstellt ganz einfach mit eurem Textprogramm eine Rechnungsvorlage.
So viele Fragen, so viele Antworten zu Steuer-ID, Steuernummer und Umsatz-Steuer-ID. Jetzt müsst ihr sicher erst einmal alles verdauen. Aber ich hoffe, dass für euch das Thema Steuernummern, Steueridentifikationsnummer, Finanzamt, Kleinunternehmerregelung und Co. etwas durchsichtiger geworden ist, damit ihr ohne “Steuer-Kopfschmerz” in eure Selbstständigkeit starten könnt!