Was ist ein virtueller Assistent und wie kann er euch helfen?

Eine Selbstständige telefoniert mit ihrem virtuellen Assistenten

Jeder Selbstständige hat etwas, das er besonders gut kann. Das, worauf sein ganzes Business aufgebaut ist. Doch blickt einmal auf die letzte Woche zurück und fragt euch, wie viel Zeit ihr tatsächlich mit dieser Tätigkeit verbracht habt. Und wie viele Stunden mit organisatorischem Kram. Manchmal stimmt das Verhältnis einfach nicht mehr.

Als Freelancer habe ich schon oft darüber nachgedacht, es mit einem virtuellen Assistenten zu versuchen. Also habe ich mich ein wenig mit dem Thema beschäftigt und mit Caroline Marshall gesprochen. Sie leitet Upsource, eine Agentur für virtuelle Assistenten (VA).

Was ich von ihr über virtuelle Assistenten erfahren konnte (und mehr) haben wir in diesem Artikel für euch zusammengetragen. Lest hier, welche Dienste VAs anbieten und wie sie euch beim Erreichen eurer Ziele unterstützen können.

Was ist ein Virtual Assistant?

Unter Selbstständigen sind virtuelle Assistenten gerade der letzte Schrei. Was genau ist also ein VA?

Virtual Assistant Definiton

Ein virtueller Assistent (VA) ist ein Assistent, der euch auf digitalem Wege unterstützt. Ähnlich wie ein persönlicher Assistent, nur online. Sie helfen euch dabei, euer Business und manchmal auch euer Privatleben zu organisieren. Zum Beispiel, indem sie Termine für euch planen oder bestimmte Dinge für euch online bestellen. Virtuelle Assistenten sind oft Soloselbstständige, die von zu Hause aus arbeiten. Oder von irgendwo, wo sie Zugang zum Internet haben. Es gibt aber auch Agenturen, bei denen ihr VAs buchen könnt.

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Warum einen virtuellen Assistenten anstellen?

Selbstständig zu sein bedeutet nicht, dass ihr auch alles selbst machen müsst. Davon sind wir bei Jimdo überzeugt und bieten euch deshalb eine einfache Methode, in nur wenigen Schritten eine professionelle Website zu erstellen. Komplett mit Texten, Bildern und Designs, die zu eurem Business passen. 

Verbringt ihr also mehr Zeit mit organisatorischen Dingen als mit Arbeit, die euch tatsächlich Geld einbringt, dann ist ein virtueller Assistent möglicherweise die Lösung für euch. Selbstständige und Besitzer von kleinen Unternehmen nutzen virtuelle Assistenten aus verschiedenen Gründen. Hier ein paar Beispiele:

  • Ihr wollt mehr Zeit mit dem verbringen, was ihr am besten könnt. Die Aufgaben, die ihr nicht ausstehen könnt, soll stattdessen jemand anderes für euch erledigen. Also Verwaltung, E-Mails beantworten, unbezahlten Rechnungen nachlaufen oder neue Kunden akquirieren. Seid ihr Musiker, Texter, Designer oder ein anderer kreativer Geist, dann ist es umso wichtiger, den Kopf für kreative Arbeit freizubekommen. 
  • Ihr wollt euren Umsatz steigern, indem ihr weniger Zeit für unbezahlte Arbeit aufwendet. Also E-Mails, Kundenakquise und anderen Verwaltungskram. Stattdessen wollt ihr euch ganz auf die Arbeit für eure Kunden konzentrieren, die letztlich auch eure Rechnungen bezahlt. Ein guter VA kennt sich mit organisatorischen Aufgaben ohnehin meist besser aus als ihr und erledigt sie umso schneller. Einen virtuellen Assistenten zu bezahlen, während ihr normal weiterarbeitet, kann sich für euch auch finanziell lohnen.
  • Ihr fühlt euch überfordert und müsst Aufträge häufiger ablehnen, als euch lieb ist. Dann hilft ein VA, damit euer Business besser läuft.
  • Ihr habt eure Preise erhöht und wollt etwas von eurem zusätzlichen Einkommen in euer Business investieren.
  • Ihr wollt eine bessere Work-Life-Balance. Mit einem virtuellen Assistenten an eurer Seite habt ihr mehr freie Zeit, die ihr mit Familie und Freunden verbringen könnt. Außerdem habt ihr jemanden, der sich um Verwaltungsaufgaben und E-Mails kümmern kann, während ihr Urlaub macht. Hab ich gerade mehr Urlaub geschrieben? Ja, bitte!
  • Ihr habt eine Vertretung für Notfälle. Solltet ihr krank werden oder aus einem anderen Grund nicht arbeiten können, dann kann euer VA in die Bresche springen und sich weiterhin um Kontenkontakt und Verwaltung kümmern.

Was machen virtuelle Assistenten?

Im Prinzip kann ein virtueller Assistent so gut wie alles für euch erledigen – solange sie es per Computer oder Telefon machen können. Daher kommt es bei der Suche nach dem richtigen VA vor allem auf eins an: Einen Assistenten zu finden, dessen Fähigkeiten die euren am besten ergänzen. Hier eine Übersicht über ein paar Tätigkeiten, die virtuelle Assistenten euch abnehmen können:

  • Verwaltungsaufgaben
  • E-Mails beantworten und organisieren
  • Eure Unternehmens-Website oder euer Online-Portfolio updaten
  • Termine und Meetings organisieren
  • Netzwerken auf Plattformen wie LinkedIn
  • Kundenakquise und Angebote schreiben
  • Social-Media-Management
  • Design
  • Personalverwaltung wie beispielsweise Bewerbungen und Lebensläufe potenzieller Angestellter bearbeiten
  • IT-Aufgaben – z. B. den Wechsel von E-Mail-Anbietern
  • Virtuelle Meetings protokollieren
  • Im Privatleben aushelfen – zum Beispiel Handwerker anfragen oder eine Putzkraft finden
  • Generell aushelfen, wenn’s brennt

“Es gibt sogar virtuelle Assistenten, die sich auch bestimmten Plattformen wie z. B. Pinterest spezialisiert haben”, sagt Caroline. “Benötigt man also einen VA für eine bestimmte Aufgabe, kann eine Agentur bei der Suche nach der richtigen Person helfen. Das kann eine Weile dauern, lohnt sich aber unterm Strich.”

Wie viele Stunden arbeitet ein virtueller Assistent?

Das kommt ganz auf den VA an. Von ein paar Stunden im Monat bis zu einem Vollzeitjob ist im Prinzip alles drin. Caroline gibt uns dazu ein Beispiel: “Unsere Angebote fangen bei 10 Stunden im Monat an. Laut unserer Erfahrung finden unsere Kunden genug Arbeit für unsere Assistenten, um diese Stunden locker auszufüllen. Im Gegenzug erhalten sie dafür ein bis zwei Tage im Monat zurück, die sie für sich selbst nutzen können.”

Was kostet ein virtueller Assistent?

Die Stundensätze eines VA fangen bei mageren 15 Euro für allgemeine Verwaltungstätigkeiten an, sind aber im Prinzip nach oben offen. Bei Spezialisten für Marketing oder Design kann die Stunde schon jenseits der 50 Euro kosten. Insgesamt hängen die Preise aber auch davon ab, wie viel Unterstützung ihr benötigt, wie komplex die Aufgabe ist und wie viele Stunden pro Monat ihr buchen möchtet.

Wie viel ein virtueller Assistent kostet, kommt aber auch darauf an, in welchem Land ihr tätig seid. Doch da VAs von überall aus arbeiten können, sind die Unterschiede geringer als bei Angestellten, die bei euch im Büro tätig sind. Mit einer VA-Agentur zusammenzuarbeiten kann teurer sein, als direkt einen Freelancer zu beschäftigen, doch auch das kann je nach Land, Branche und Erfahrungslevel unterschiedlich sein.

Viele virtuelle Assistenten lassen sich auf Stundenbasis bezahlen, da es jeden Monat unterschiedlich viel zu tun gibt. Für euch kann es sich jedoch lohnen, einen monatlichen Fixbetrag mit eurem VA auszuhandeln – besonders dann, wenn ihr ihn für ein bestimmtes Projektziel oder eine feste Anzahl an Stunden buchen möchtet. Mehr dazu lest ihr in unserem Artikel, wie ihr als Selbstständige das passende Honorar kalkuliert.

Einen virtuellen Assistenten finden: So geht’s!

Einen virtuellen Assistenten zu finden, kann ziemlich aufwändig erscheinen. Besonders dann, wenn ihr eigentlich ein kleines Unternehmen leiten müsst. Deswegen solltet ihr eine Agentur oder einen Freelancer finden, denen ihr vertrauen könnt. Daher empfiehlt Caroline, zunächst in eurem Netzwerk nach Empfehlungen zu fragen.

  • Erkundigt euch auf LinkedIn oder Xing nach VA-Empfehlungen.
  • Fragt eure Kontakte oder andere Selbstständige in eurer Branche, ob sie einen VA kennen, der einen guten Job macht.
  • Kontaktiert eure Industrie- oder Handelskammer und fragt nach Empfehlungen
  • Googelt nach virtuellen Assistenten in eurem Land. Diese sprechen eure Sprache und kennen sich mit nationalen Gesetzen und Richtlinien aus. Vergesst dabei nicht, ihre Kundenbewertungen zu lesen.
  • Veröffentlicht eine Stellenausschreibung für euren idealen VA auf eurer Website und teilt sie mit eurem Netzwerk. Denkt dabei daran, ein Kontaktformular anzufügen.

Tipps und Trick für das Buchen eines virtuellen Assistenten

Es kann eine Weile dauern, den VA zu finden, der zu eurem Business passt und der alle Fähigkeiten hat, nach denen ihr sucht. Habt ihr dann den passenden, geht es erst richtig los. Welche Aufgaben wollt ihr ihm übertragen? Wie viel muss er über euer Business wissen? Wie bekommt er Zugang zu den Dokumenten und Dateien, die für ihn relevant sind?

So bereitet ihr euch auf die wichtigsten Fragen vor:

  1. Erstellt eine Liste mit all den Dingen, die ihr jeden Tag erledigt. So seht ihr, womit ihr eure Zeit tatsächlich verbringt. Zeichnet eine Woche lang so präzise wie möglich auf, wie viel Zeit ihr für welche Aufgabe aufbringt.
  2. Wertet am Ende der Woche eure Ergebnisse aus. Stellt sich heraus, dass ihr viel Zeit mit Verwaltung, E-Mails, Rechnungen, Kundenakquise und -kontakt verbringt, dann habt ihr bereits die Aufgaben gefunden, die ein VA für euch erledigen kann.

Das solltet ihr beachten, wenn ihr einen virtuellen Assistenten bucht:

  • Besteht auf eine Probezeit. Jemand anderen zu beschäftigen – egal ob es ein Freelancer oder ein fester Angestellter ist – ist immer ein großer Schritt. Entscheidet euch daher stets für einen VA, der eine Probezeit anbietet. Denn ob ihr gut zusammenarbeiten könnt, wisst ihr erst, nachdem ihr es ausprobiert habt. “Das Vertrauen in jemand anderen zu verlieren, kann sehr schnell gehen”, sagt Caroline. “Darum bieten wir immer eine dreimonatige Probezeit an, um sicherzugehen, dass alle Beteiligten zueinander passen. Ein gewisser Vertrauensvorschuss ist eine gute Sache, doch sobald klar ist, das man nicht miteinander auskommt, sollte der VA oder die Agentur nicht auf einer Zusammenarbeit bestehen.”
  • Sprecht über Vertrauen und Sicherheitsmaßnahmen. Ein virtueller Assistent benötigt Zugang zu verschiedenen Bereichen eures Business, um seinen Job erledigen zu können. Benutzt ihr beispielsweise eine Passwort-App wie LastPass, dann könnt ihr einzelne Zugänge sicher mit eurem VA teilen. Aus diesem Grund bieten sich vor allem Assistenten an, die man euch persönlich empfohlen hat. Wollt ihr mit einer Agentur zusammenarbeiten, dann erkundigt euch, welche Sicherheiten sie anbietet und ob sie ihre VAs angemessen überprüft. Seid stets auf der Hut, wenn ihr persönliche Infos oder sensible Daten weitergebt. Ist euch die Sache nicht geheuer, dann lasst euch von einem Anwalt beraten, bevor ihr euch für eine Agentur oder einen Freelancer entscheidet.

Bitte denkt daran, dass Jimdo keine Rechtsberatung anbieten kann und möchte. Wendet euch im Zweifelsfall an einen Rechtsexperten.

Woran erkennt man einen guten virtuellen Assistenten?

Ihr habt eure Hausaufgaben gemacht und euch für einen VA entschieden. Nun arbeitet ihr schon ein paar Wochen zusammen. Doch habt ihr wirklich die richtige Wahl getroffen? Hier ein paar Dinge, auf die ihr achten solltet:

Anzeichen für einen guten virtuellen Assistenten

  • Sie kennen sich mit vielen verschiedenen Systemen aus. Jeder hat ein Online-Tool, mit dem man am liebsten arbeitet. Ein guter VA weiß daher, wie man mit den am weitesten verbreiteten Tools zurechtkommt und sollte auch keine Probleme damit haben, sich in neue Software einzuarbeiten.
  • Sie arbeiten vorausschauend. Ihr möchtet euren Umsatz steigern, einen Onlineshop eröffnen oder eure Work-Life-Balance verbessern? Ein guter VA wird von sich aus mit Ideen auf euch zukommen, die euch dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. “Ein guter VA kostet nicht nur Geld, er hilft einem dabei, zu wachsen”, sagt Caroline. “Zu wachsen ist fast unmöglich, wenn man ständig alles selbst erledigen muss. Das kann jeder Unternehmer bestätigen.”
  • Sie können euch sagen, was funktioniert und was nicht. Als Selbstständiger sieht man manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Ein Außenstehender wie ein VA bietet eine neue Perspektive. Er kann sich eure Arbeitsabläufe ansehen und Verbesserungsvorschläge machen. Obendrein bringen sie ihr eigenes Fachwissen mit. Schafft ihr es beispielsweise nicht, mit eurem Notizbuch den Überblick über euren Terminkalender zu behalten, dann hilft euch euer VA dabei, Apps wie Trello oder Google Kalender in euren Alltag zu integrieren.

“Bei virtuellen Assistenten gibt es kein Rundum-sorglos-Paket”, erklärt Caroline. “Doch ein guter VA kann einen an die Hand nehmen, auch wenn man selbst gar nicht weiß, wo genau man Hilfe benötigt.”

Anzeichen für einen schlechten VA

  • Sie befolgen keine Anweisungen. Ein guter VA arbeitet eigenständig, ohne dass ihr ihm ständig Vorschriften machen müsst. Dennoch muss er in der Lage sein, euren Anweisungen zu folgen.
  • Sie fragen nicht genug nach. “Ständiges Nachfragen kann ganz schön nerven”, sagt Caroline. “Doch VAs müssen viele Fragen stellen, besonders zu Beginn. Nur so bekommen sie ein Gefühl für euer Business und eure Arbeitsweise.”
  • Sie haben Probleme damit, sich anzupassen. Euer Business kann sich von einer Woche auf die andere verändern. Ein guter VA kann sich an die neuen Bedürfnisse anpassen, ein schlechter wird daran scheitern.

Bring dein Business online. Mit Jimdo.

Ein eigenes Business zu führen, kann einen manchmal ganz schön unter Druck setzen. Wenn euch also teilweise das Selbstvertrauen fehlt, ist das vollkommen normal. Habt keine Angst davor, euch Hilfe und Unterstützung zu suchen, wenn ihr sie benötigt. Egal, ob in Form eines virtuellen Assistenten oder einer anderen Veränderung in eurem Business. Ihr könnt auch unserer Jimdo Community auf Facebook beitreten, um weitere Tipps und Tricks zu bekommen. Wir sind für euch da.

Suzanne Al-Gayaar
Suzanne ist Texterin bei Jimdo und begeistert sich für Marketing, seitdem sie ihr erstes eigenes Unternehmen gegründet hat. Wenn sie nicht an Formulierungen feilt, liebt sie es an der frischen Luft zu sein – beim Reiten oder mit ihrem Hund.