58 % des freelances ont déjà travaillé pour un client qui ne les a pas payés. Et pourtant, 79 % des TPE et PME ne facturent pas de frais supplémentaires en cas d’impayé, selon la UK Federation for Small Businesses. En encadrant vos prestations avec un contrat, vous vous protégez des clients non-payeurs et des autres risques associés à votre modèle d’activité.
Un contrat de freelance vous permet également de :
- Définir des attentes précises avant de commencer à travailler
- Lever les objections du client concernant le paiement, les échéances, les révisions, etc.
- Facturer tout travail supplémentaire qui ne rentre pas dans le cadre du projet initial
Dans cet article, nous vous aiderons à rédiger votre contrat de freelance en abordant les points suivants :
- Tous les freelances ont-ils besoin d’un contrat ?
- Que devez-vous inclure dans votre contrat de freelance ?
- Les bases du contrat de freelance
- Conseils pour rédiger votre contrat de freelance
- Modèles de contrats pour freelances gratuits
- Nos conseils en cas de rupture de contrat
Remarque : cet article vise à fournir des informations d’ordre général, mais n’a pas valeur de conseil juridique. Veillez à toujours vérifier les lois applicables dans votre pays et contactez un juriste si besoin.
Tous les freelances ont-ils besoin d’un contrat ?
En soi, vous n’avez pas forcément besoin d’un contrat pour accepter du travail en freelance. Sachez toutefois que sans contrat, vous ou votre client pourriez vous retrouver sans recours si un projet ne se déroule pas comme prévu.
Vous n’avez peut-être pas besoin d’un contrat si :
- Votre travail en freelance est un hobby
- Votre travail en freelance ne vous sert pas à payer vos factures
- Vous ne travaillez que sur de petits projets à court terme qui ne représentent pas de grosses sommes d’argent
En revanche, nous vous recommandons de rédiger un contrat si :
- Vous travaillez en freelance à temps plein
- Votre travail en freelance vous sert à payer vos factures
- Vous travaillez sur de gros projets qui s’étalent sur des semaines voire des mois
Que devez-vous inclure dans votre contrat de freelance ?
Le contenu de votre contrat dépend de votre activité. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de faire signer un contrat pour chaque projet que vous réalisez, de conclure un contrat à long terme avec vos clients réguliers ou de demander à vos clients d’accepter vos Conditions générales avant que vous commenciez à travailler. Voici dans tous les cas les principales clauses à inclure dans votre contrat de freelance (pour les situations plus spécifiques, consultez un juriste).
Les bases du contrat de freelance
1. Tarifs et conditions de paiement
Cette section définit le montant que vous vous attendez à recevoir et à quelle échéance. Exigez-vous un acompte – voire un paiement total – à la commande, ou le client pourra-t-il réaliser des paiements échelonnés ? Par exemple, il est très courant pour les auteurs pigistes de demander le versement de 50 % du montant total à la confirmation du projet et le reste au moment de la livraison. Ainsi, ils s’assurent un certain flux de trésorerie et ont toujours un matelas de secours si un client décide d’annuler un projet, quelle qu’en soit la raison.
« Pourquoi devrais-je payer à l’avance ? »
C’est une objection courante de la part des clients ou de leurs services comptabilité qui ne sont pas prêts à payer pour un travail que vous n’avez pas encore livré. Or, quand vous êtes freelance, le produit pour lequel payent vos clients, c’est votre temps, et vous n’en avez pas une quantité infinie à proposer. En vous payant un acompte ou le montant total à l’avance, vos clients s’assurent de réserver un créneau dans votre emploi du temps. Dans le cas contraire, vous ne pouvez pas leur garantir que vous serez disponible pour travailler sur leur projet quand ils auront besoin de vous : vous aurez peut-être attribué ce créneau à quelqu’un d’autre.
2. Pénalités de retard
Que faire si un client ne vous paye pas à temps ? D’après un sondage de la UK Federation of Small Businesses, un tiers des paiements aux petites entreprises sont versés en retard. En facturant des pénalités de retard, vous assurez votre flux de trésorerie et encouragez vos clients à payer dans les délais. Par exemple, vous pouvez ajouter une pénalité de 5 % pour chaque tranche de 14 jours de retard. Toutefois, avant d’appliquer de telles pénalités, vous devez en informer vos clients. Annoncez clairement dans votre contrat les pénalités encourues en cas de retard de paiement et faites en sorte qu’elles restent raisonnables (ne demandez pas 50 € pour un projet de 100 €). Vous pourriez aussi envisager de proposer une réduction aux clients qui payent en avance.
3. Travail supplémentaire
Si vous avez établi un forfait pour un projet, plutôt qu’un tarif horaire, que faire lorsque le client vous demande de réaliser des tâches qui dépassent le cadre du projet initial ? En définissant clairement ce que vous devrez livrer dans votre contrat, vous aurez des preuves concrètes sur lesquelles vous appuyer si votre client essaie de vous demander plus de travail. N’oubliez pas d’inclure dans votre contrat les modalités de facturation pour tout travail supplémentaire : appliquerez-vous un taux horaire ou le considérerez-vous comme un nouveau projet ?
Vous avez besoin de conseils pour savoir combien facturer à vos clients ? Découvrez comment fixer des tarifs rentables en tant que freelance.
4. Droits d’auteur et copyrights
Qui détient les droits d’auteur sur votre travail ? Si vous êtes salarié, ils appartiennent généralement à votre employeur, quel que soit le travail que vous effectuez pour lui : prendre des photos, émettre des idées pendant les réunions, programmer une application, etc. Mais quand vous êtes freelance, c’est vous qui détenez les droits d’auteur sur votre travail jusqu’au moment où vous les transférez à votre client. Dans votre contrat, vous pouvez préciser si ce transfert s’effectue et dans quelles conditions : lorsque vous envoyez la version finale du projet, une fois que le client a versé l’intégralité du paiement ou à tout autre moment. N’oubliez pas de préciser ce que votre client détiendra : possédera-t-il les droits de votre texte final ou de toutes les idées que vous avez proposées au cours du projet ? En cas de doute sur les lois applicables dans votre pays, n’hésitez pas à consulter un juriste.
5. Utilisation de votre travail dans votre portfolio
Pour convaincre de nouveaux clients, il n’y a rien de plus efficace que leur montrer vos précédents travaux. Toutefois, si vous souhaitez utiliser le travail que vous avez réalisé pour un client dans votre portfolio, il vous faudra d’abord demander sa permission. Pour ma part, j’ai intégré à mon contrat une clause qui annonce que je me réserve le droit d’utiliser des extraits de mes projets à des fins de marketing et de promotion de mes services. Par courtoisie, je demande quand même confirmation à mes clients. D’une manière générale, les clients ne devraient pas être surpris par une telle clause, puisqu’ils ont sûrement consulté votre portfolio avant de faire appel à vous.
6. Politique et frais d’annulation
Que faire si un client annule un projet, que ce soit avant ou après que vous ayez commencé à travailler dessus ? Dans votre contrat, vous devez indiquer clairement si vous acceptez ou non les annulations et, le cas échéant, dans quels délais et en précisant si le client perdra son dépôt de garantie. Si vous avez signé un contrat-cadre, veillez à intégrer dans quel délai chaque partie peut annuler : par exemple, au minimum six mois à l’avance pour les contrats à long terme ou 30 jours pour les contrats renouvelables.
Lorsqu’un client annule un projet sur lequel vous avez déjà commencé à travailler, vous pouvez lui facturer des frais d’annulation. Il s’agit généralement d’un pourcentage de la valeur totale du projet qui couvre une partie (ou la totalité) du temps que vous y avez déjà consacré. Si un client annule un projet au dernier moment et que vous n’êtes pas en mesure de remplacer la perte de revenu immédiatement, cela vous permettra de recevoir au moins une partie de l’argent que vous deviez toucher durant cette période.
7. Politique en cas de maladie ou d’accident
Que faire si vous devez prendre quelques jours de congé imprévus ? Même si vous êtes en bonne santé, vous serez très probablement amené, dans votre carrière, à prendre des congés que vous n’aviez pas anticipés. Vous pourriez tomber malade, perdre un proche ou devoir prendre soin d’un membre de votre famille. Dans ces conditions, le travail est bien la dernière chose à laquelle vous aurez envie de penser. Il est donc important de prévoir un processus pour faire face à ce type de situations et de l’expliquer clairement dans votre contrat. Par exemple, vous pourriez vous réserver le droit d’externaliser le travail auprès d’un autre prestataire, de retarder la livraison du projet selon un délai précis ou d’offrir un remboursement, partiel ou complet.
Votre contrat ne doit toutefois pas être votre seule protection en cas de pépin. Vous pouvez vous préparer à d’éventuelles difficultés en prenant d’ores et déjà de bonnes habitudes. Versez un peu d’argent tous les mois sur votre propre « caisse de congés maladie » ou souscrivez à une assurance perte de revenus, qui vous versera chaque mois un certain montant si vous êtes dans l’incapacité de travailler. Sachez toutefois que certaines assurances ne couvriront pas la totalité de votre revenu.
8. Changements et révisions
Vous avez livré le projet à votre client, mais il revient continuellement pour vous demander d’y apporter des modifications… Qui ne s’est jamais retrouvé dans cette situation ? Sans une clause parant à cette éventualité dans votre contrat, vous risquez de tomber dans le piège des ajustements à n’en plus finir. Précisez combien de séries de changements vous êtes prêts à prendre en charge pour un forfait de projet donné, et combien vous facturerez les modifications au-delà de cette limite. Par exemple, les auteurs pigistes incluent souvent une série de modifications dans le prix du projet, puis facturent un tarif horaire pour les modifications supplémentaires. Veillez aussi à imposer un délai limite pour que le client vous envoie ses demandes de révisions. Cela vous permettra de modifier le fichier alors que vous êtes encore dans le bain, et non des semaines plus tard quand vous serez passé à autre chose (et potentiellement bien occupé).
9. Votre statut en tant que prestataire
En tant que freelance, vous n’êtes pas salarié : vous n’avez pas droit aux mêmes avantages sociaux (congés payés ou maladie), mais certains clients auront quand même tendance à vous traiter comme tel. Dans votre contrat, vous devez donc définir ce qu’implique votre statut de freelance : vous êtes libre de travailler selon vos horaires, de fixer les échéances, d’accepter du travail de la part d’autres clients et de choisir les projets que vous acceptez. Référez-vous aux lois en vigueur si vous avez des doutes sur certains points spécifiques.
10. Votre principal interlocuteur
Il ne s’agit pas nécessairement d’une clause à faire figurer au contrat, mais cela vous simplifiera tout de même grandement la vie : qui sera votre principal interlocuteur pour le projet ? En désignant une personne qui, chez votre client, sera chargée de répondre à vos demandes, de traiter vos factures et de réviser votre travail, vous gagnerez un temps précieux et respecterez plus facilement vos délais. C’est d’autant plus important si vous travaillez avec de grosses entreprises ou avez affaire à plusieurs parties prenantes.
Conseils pour rédiger votre contrat de freelance
- Employez un style simple. Personne n’aime lire un long contrat aux phrases alambiquées. Vous aurez bien plus de chances de recevoir le feu vert de vos clients avec un contrat écrit de façon claire et compréhensible. Ne négligez pas pour autant l’aspect juridique et assurez-vous d’être bien couvert.
- Faites-vous aider par un professionnel. Il existe sur Internet de nombreux modèles de contrats pour freelance et articles comme celui-ci. Ce sont certes de bons points de départ, mais ils ne sauraient remplacer les conseils d’un professionnel. Une fois que vous avez rédigé une première version du contrat, confiez-le à un juriste pour qu’il le valide.
- Mettez régulièrement à jour votre contrat. Je ne vous apprends rien en disant que gérer son entreprise est un parcours semé d’embûches. Quand vous rencontrez un problème, posez-vous la question : comment pourrai-je éviter cette situation à l’avenir en ajoutant une clause dans mon prochain contrat ?
Modèles de contrats pour freelance gratuits
Naturellement, le type de contrat à utiliser dépend de votre secteur d’activité, du type de client avec qui vous travaillez et de vos priorités. Voici toutefois quelques exemples de contrats dont vous pourriez vous inspirer :
- Le modèle gratuit de LegalPlace prévu pour les consultants, mais pouvant être adapté à d’autres professions. Le site propose d’ailleurs d’autres modèles selon l’activité.
- Le contrat de prestation de services proposé par Les Échos
- Et, si vous êtes amené à travailler avec des clients anglophones, vous pouvez vous inspirer du contrat type pour designer de Speider Schneider.
Ces exemples de contrat ne sont qu’une base. Prenez le temps de chercher ce qui convient à votre activité, à votre secteur et à vos clients, tout en couvrant l’ensemble des réglementations qui s’appliquent aux professionnels de votre domaine.
Nos conseils en cas de rupture de contrat
- Communiquez uniquement par écrit. Il est bien plus facile de se référer à des conversations antérieures quand tout figure par écrit. Si votre relation avec un client commence à se gâter, évitez de lui parler au téléphone et passez plutôt par les e-mails. Cela vous aidera aussi à garder un ton professionnel et à ne pas vous laisser gagner par les émotions.
- Ne lâchez pas l’affaire. Vous avez fait signer un contrat et vous êtes sûrement en droit de le faire appliquer. N’oubliez pas que vous avez une entreprise à gérer et ne cédez pas à la pression abusive de certains clients.
- Contactez un juriste. Bien que votre contrat soit là pour assurer vos arrières, rien ne vaut les conseils d’un juriste professionnel en cas de doute. À long terme, vous y gagnerez du temps et éviterez de nombreuses prises de tête.
Et surtout, n’oubliez pas : votre contrat doit évoluer avec votre entreprise. Vous pouvez le modifier et l’améliorer au fur et à mesure que se développe votre activité !