Come lavorare da casa in modo efficiente

Consigli per organizzare l'home office

La libera professione è un sinonimo di libertà, giusto? Nessuno ti dice cosa devi fare e quando lo devi fare. Ma è davvero tutto così fantastico come sembra? 

In realtà una grande libertà coincide con una grande responsabilità. Se nessuno si preoccupa di organizzarti il lavoro, un’unica persona avrà il dovere di farlo: tu. Dovrai riuscire a destreggiarti nei campi minati della produttività e del raggiungimento degli obiettivi, in modo da riuscire a completare a fine giornata tutto quello che il tuo lavoro richiede. In caso contrario ti farai travolgere dallo stress che ha sempre un effetto disastroso sulla vita privata. 

Abbiamo pensato di proporti alcuni consigli/trucchi che ti aiuteranno a strutturare la tua giornata, affinché sia sempre produttiva.

Organizza la tua giornata quando lavori da casa

In quanto libero/a professionista puoi lavorare quando più ti aggrada, ma ciò non è sempre vantaggioso. Il fatto che tu possa lavorare quando vuoi, non significa che tu sia mentalmente pronto/a in ogni momento a farlo. Un altro aspetto negativo è dato dal fatto che si presuppone tu sia costantemente disponibile e questo potrebbe impedirti di “staccare” davvero dagli impegni lavorativi. 

  • Stabilisci degli “orari d’ufficio” che ti siano congeniali. È molto importante conoscere te stesso/a, i tuoi ritmi e cosa funziona meglio per te. Scegli le ore del giorno in cui sai di essere più produttivo/a: che si tratti della prima mattina o della sera inoltrata, sei tu a decidere. Finché riesci a restare in contatto coi tuoi clienti, la maggior parte del tuo lavoro può essere svolta durante gli orari che preferisci. 

 

  • Fissa un obiettivo da raggiungere ogni singolo giorno. Pianifica la giornata nel dettaglio e decidi quale specifico compito svolgere in un dato orario. Ad esempio il maestro della letteratura horror Stephen King, ogni volta che si dedica alla stesura di un nuovo romanzo, scrive 2000 parole ogni mattina: non una di più e non una di meno. Dedica invece il pomeriggio ad altre attività utili per il suo lavoro, come ad esempio la ricerca.  

 

  • Fai pause con cadenza regolare. Il segreto della produttività sta anche nella capacità di riconoscere quando si ha bisogno di una pausa. Siccome è facile immergersi nel lavoro senza accorgersi del tempo che passa, obbligati a fare delle pause con regolarità anche se ti sembra di perdere tempo prezioso (e dunque denaro). La stanchezza è fonte di deconcentrazione, la quale si ripercuote negativamente sulla qualità del tuo lavoro: i tuoi clienti non tarderanno ad accorgersene! 

 

  • A un certo punto imponiti di porre davvero fine alla giornata lavorativa. Tutti abbiamo delle deadline e dei progetti speciali il cui completamento potrebbe richiedere più tempo del previsto, ma queste situazioni dovrebbero essere eccezioni e non regole. Se hai portato a termine ciò che ti eri prefisso/o di fare in una data giornata e hai lavorato per il numero di ore previste dai tuoi “orari di ufficio”, chiudi tutto e goditi il tempo libero che ti sei strameritato.

Mantieni separate vita lavorativa e vita privata

Anni fa, quando le persone tradizionalmente lavoravano solo in ufficio, era molto più semplice stabilire dei confini tra vita lavorativa e vita privata. Si arrivava in ufficio e si lavorava fino al momento di tornare fisicamente a casa: gli spazi erano ben definiti, per cui uno non invadeva l’altro e viceversa. Ora il confine è molto più sottile, sfocato e ciò vale soprattutto per chi lavora come libero/a professionista, imprenditore/trice, ecc. Tale situazione è descritta emblematicamente da questa splendida vignetta del New Yorker Cartoon dove c’è un uomo, probabilmente un freelance, che dice: “Non riesco a ricordare: lavoro a casa o vivo a lavoro?” ”

  • Scegli uno spazio specifico della casa per dedicarti produttivamente al lavoro. L’idea di spaparanzarsi sul divano col laptop mentre la TV rumoreggia in sottofondo è allettante. Non lasciarti tentare e crea uno spazio da dedicare esclusivamente alla tua attività lavorativa. Nel migliore dei casi, avrai una stanza libera da usare come ufficio o atelier, ma se non dovesse essere così, non farne un dramma! Siediti al tavolo in cucina col tuo computer oppure vai in una caffetteria dotata di connessione internet: va bene tutto purché tu stia lontano da quel divano! 

 

  • Fai qualcosa per entrare simbolicamente nella “modalità lavorativa”. Togliti il pigiama, fai una doccia, prepara il caffè e versalo in quella tazza “speciale” che usi solo mentre lavori. Anche se non c’è nessuno a casa tua e quindi potrebbe sembrarti irrilevante quello che indossi, in realtà si tratta di un piccolo accorgimento che aiuta in modo inconsapevole a entrare mentalmente nel ritmo lavorativo. 

 

  • Evita le incombenze domestiche. Un’altra grande tentazione quando si lavora da casa è quella di occuparsi di faccende domestiche. Certo, passare l’aspirapolvere o fare una lavatrice possono essere considerate come vero e proprio “lavoro”, ma non è quello che ti dà il pane. Durante gli orari lavorativi che ti sei prefissato/a, evita questo tipo di attività e concentrati interamente su ciò che è davvero importante.

Le distrazioni sono una maledizione...

Bling! Il suono della notifica che ti avvisa dell’ennesima email ricevuta nella tua casella di posta. Drrr, Drrr, il telefono vibra per via di un messaggio o di una chiamata. E quella canzone che passa ora alla radio è proprio irresistibile, vero? È passato così tanto tempo dall’ultima volta che l’hai ascoltata! 

 

Al giorno d’oggi siamo bombardati/e da distrazioni: sono più numerose dei granelli di sabbia sulla spiaggia! Ciò ha delle conseguenze: secondo la ricercatrice Gloria Mark, che ha condotto una ricerca per l’Università della California, ci vogliono almeno 23 minuti prima di ritrovare la concentrazione persa a causa di una distrazione. Questo dato ti dà già l’idea di quanto potresti essere infinitamente più produttivo/a senza distrazioni! 

  • Dì “no!” al tuo smartphone. Attiva la modalità silenziosa o quella aerea oppure nascondilo in un’altra stanza. Non prenderlo in mano ogni volta che ti arriva un messaggio. Dopo aver lavorato per un determinato tot di tempo, ad esempio un’ora o due, potrai controllare di nuovo  il cellulare per vedere se hai ricevuto un messaggio o una chiamata davvero importante.   

 

  • Lo stesso vale per le email! Non devi necessariamente leggere e rispondere subito a ogni email. Controlla la tua casella di posta con regolarità, ma non costantemente.

 

  • Riduci i rumori. Che si tratti del rumore del traffico che proviene dalla strada o della radio del vicino, le distrazioni acustiche possono essere facilmente eliminate. Ad esempio, puoi acquistare delle cuffie isolanti o ascoltare della musica che ti spinga a essere particolarmente produttivo/a. Sta a te trovare la soluzione che funziona meglio a seconda delle tue esigenze.   

 

  • Mantieni pulito lo spazio dove lavori. Non si pretende che la tua scrivania sbrilluccichi come la testa di Mastro Lindo, ma cerca di eliminare tutto quello che potrebbe distrarti. Dopo aver pagato una bolletta o fattura, conservala. L’importante è evitare la situazione in cui sei costretto/a a cercare tra pile e pile di documenti per trovare quello che ti serve. 

 

  • Dimentica il mito del multitasking. Diversi studi hanno dimostrato che il cervello umano non ha la capacità di compiere più attività complesse contemporaneamente. L’attenzione passerebbe costantemente da un’attività all’altra e ciò alla fine inciderebbe negativamente sulla memoria. Concentrati quindi su una cosa alla volta e non cercare di barcamenarti allo stesso momento tra decine di incarichi diversi. 

… ma possono anche stimolare la creatività

È vero che nel precedente paragrafo abbiamo demonizzato l’attitudine al multitasking, ma la nostra opinione non è rigida: ci sono delle eccezioni. Nuovi studi hanno affermato che esistono delle distrazioni “buone” che aiutano a portare a compimento delle attività, specie se creative. Quante volte ti è capitato di essere troppo concentrato/a su una cosa e di non riuscire ad andare avanti? Come se avessi una sorta di blocco mentale? Una distrazione, un diversivo potrebbe aiutarti a trovare un nuovo approccio, una soluzione alternativa. Non è poi così sorprendente il fatto che molti famosi inventori abbiano avuto le loro migliori idee in un momento in cui non pensavano affatto al problema che cercavano di risolvere: ad esempio in sogno, durante una passeggiata, oppure mentre si concedevano un bel bagno.

Decidi tu come organizzare il lavoro da casa

Lavorare da casa senza avere un piano su come strutturare la giornata in modo che sia produttiva, può portare al caos. Questo è l’aspetto più importante da considerare. Sarai poi tu a decidere se il piano debba essere molto dettagliato o meno e tu sceglierai se attenerti a esso scrupolosamente o no. Dopotutto sei tu il/la boss!

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