Umsatzsteuer-Grundlagen: Das müsst ihr als Selbstständige wissen

Das Wort “Umsatzsteuer” bereitet so manchen Gründern Kopfzerbrechen. Das Thema erscheint ihnen zu komplex und zu undurchsichtig – am liebsten würden sie sich gar nicht damit beschäftigen. Doch eigentlich gibt es gar keinen Grund dafür, denn in Wirklichkeit sind die Umsatzsteuerregelungen in Deutschland weitaus weniger kompliziert, als viele glauben.

Wir haben die wichtigsten Fakten rund um die deutsche Gesetzgebung gesammelt und erklären euch genau, worauf ihr achten müsst. Los geht’s!

Bitte beachtet, dass wir in diesem Artikel Informationen zusammenstellen, jedoch keine Rechtsberatung anbieten können und dürfen.

 


Die Grundlagen der Umsatzsteuer auf einen Blick

Die Umsatzsteuer ist in Deutschland recht einfach geregelt. Prinzipiell muss jeder selbstständige Unternehmer Umsatzsteuer bezahlen – vom freischaffenden Texter bis zum Handwerksbetrieb. Es gibt allerdings eine große Ausnahme, die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Was es damit auf sich hat, sehen wir uns später im Detail an.

Für alle anderen gilt: Bei Rechnung müsst ihr einen bestimmten Prozentsatz auf den Nettowert eures Produkts aufschlagen. Bei den meisten Waren und Dienstleistungen sind das 19 Prozent. Diesen Betrag müsst ihr auf euren Rechnungen gesondert ausweisen und dann an das Finanzamt abführen.

Die Umsatzsteuer ist also eine indirekte Steuer. Denn eigentlich bezahlt nicht ihr sie, sondern eure Kunden. Ihr gebt die erhobenen Beträge lediglich an das Finanzamt weiter und zahlt selbst keinen Cent.

Nicht vergessen: Wollt ihr mit eurem Unternehmen Geschäfte im EU-Ausland machen, benötigt ihr eine Umsatzsteuernummer. Diese könnt ihr beim Finanzamt beantragen oder beim Bundeszentralamt für Steuern.

 

Umsatzsteuer abführen – so geht’s

Der erste Schritt ist die Umsatzsteuervoranmeldung. Die könnt ihr ganz einfach über ein Nutzerkonto bei ELSTER machen, dem Portal des Finanzamts. In den ersten zwei Jahren gebt ihr monatlich an, wie viel Umsatzsteuer ihr im Vormonat eingenommen habt. Ab dem dritten Jahr nur noch einmal im Quartal.

Sparen mit dem Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist für euch bares Geld: Ihr bekommt nämlich die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück, die ihr mit eurem Unternehmen an andere gezahlt habt. Am besten lässt sich das an einem Beispiel erklären:

Nehmt einmal an, ihr wollt euch als Landschaftsgärtner selbstständig machen. Um die Grünflächen eurer Kunden auf Vordermann zu bringen, müsst ihr allerlei Werkzeuge kaufen – Heckenschere, Rasenmäher und einiges mehr. Für all diese Werkzeuge könnt ihr euch die bezahlte Umsatzsteuer per Vorsteuerabzug wieder holen. Für euch als Unternehmer ist das gerade in der Anfangsphase eine große finanzielle Erleichterung.

 

Sonderfall Kleinunternehmer

Wie so oft gibt es auch in Sachen Umsatzsteuer eine Ausnahme von der Regel. Seid ihr beim Finanzamt als Kleinunternehmer gemeldet, braucht ihr bei euren Kunden keine Umsatzsteuer abrechnen und auch selbst keine abführen. Damit erspart ihr euch die monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung. Die jährliche Umsatzsteuererklärung müsst ihr allerdings dennoch ausfüllen – auch wenn darin nur steht, dass ihr keine Umsatzsteuer eingenommen habt.

Um als Kleinunternehmer zu gelten, müsst ihr zwei Voraussetzungen erfüllen:

  • Der Vorjahresumsatz darf 17.500 Euro nicht überschreiten.
  • Eure geplanten Einnahmen für das nächste Geschäftsjahr dürfen nicht höher als 50.000 Euro sein.

Da ihr als Gründer im Vorjahr nichts verdient habt, gilt die Umsatzgrenze von 17.500 Euro für euer erstes Geschäftsjahr. Macht ihr euch im Lauf des Jahres selbstständig, wird euer Umsatz auf das ganze Jahr hochgerechnet.

Ein Beispiel: Ihr meldet eure Selbstständigkeit für Oktober 2019 an und rechnet von Oktober bis Dezember 2019 mit Einnahmen von 3.900 Euro. Das sind 15.600 Euro auf das ganze Jahr gerechnet. In diesem Fall könnt geltet ihr als Kleinunternehmer.

 

Welche Vor – und Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?

Keine Umsatzsteuer abrechnen zu müssen, bringt aber nicht nur Positives mit sich. Hier seht ihr die wichtigsten Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung im Überblick:

Vorteile

  • Günstige Preise. Da ihr euren Kunden die Umsatzsteuer erspart, seid ihr günstiger als viele eurer Konkurrenten. Im Preiskampf kann das ein entscheidender Vorteil sein – vor allem, wenn eure Kunden Privatpersonen sind.
  • Einfachere Steuerverwaltung. Ohne Umsatzsteuervoranmeldung und jährliche Umsatzsteuererklärung spart ihr euch jede Menge Verwaltungsaufwand und könnt die gewonnene Zeit für eure Kunden nutzen.

Nachteile

  • Keine Vorsteuerabzüge. Erhebt ihr keine Umsatzsteuer, könnt ihr auch keine vom Finanzamt zurückfordern. Somit fallen alle eure geschäftlichen Anschaffungen deutlich teurer aus.
  • “Unprofessionelles” Image. Vor allem im B2B-Bereich herrscht oft das Vorurteil, dass Kleinunternehmer es nicht ernst mit ihrer Selbstständigkeit meinen.
  • Preisvorteil entfällt bei B2B. Für Unternehmenskunden macht es keinen Unterschied, ob sie mit Kleinunternehmern oder umsatzsteuerpflichtigen Firmen zusammenarbeiten – die gezahlte Umsatzsteuer holen sie sich ohnehin per Vorsteuerabzug wieder.
  • Lange Laufzeit. Wer sich für die Kleinunternehmerregelung entscheidet, bindet sich für 5 Jahre. Selbst wenn ihr wolltet, dürftet ihr in dieser Zeit keine Umsatzsteuer erheben oder vom Vorsteuerabzug profitieren. Es sei denn, ihr verdient mehr als 17.500 Euro im Jahr und fallt aus der Regelung heraus.

 

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Ob die Kleinunternehmerregelung das Richtige für euch ist, hängt ganz davon ab, wie ihr eure Selbstständigkeit ausüben und welche Kunden ihr ansprechen wollt. Möchtet ihr nebenberuflich hauptsächlich für Privatkunden arbeiten, dann ist die Regelung eine gute Wahl. Wollt ihr eure selbstständige Tätigkeit aber hauptberuflich ausüben und eure Dienste anderen Unternehmern anbieten, solltet ihr lieber kein Kleinunternehmer sein.


Ihr seht also, mit der Umsatzsteuer ist’s gar nicht so schwer – auch wenn ihr kein Kleinunternehmer seid. Denn im Grunde kostet sie euch keinen Cent, da ihr nur die Steuerbeträge eurer Kunden weitergebt. Mit dem Vorsteuerabzug erhaltet ihr sogar Geld zurück!