Tu contrato freelance: 10 cosas que debes tener en cuenta

Algunas investigaciones muestran que una gran cantidad de profesionales independientes han pasado por la situación de no cobrar por sus trabajos. La morosidad es uno de los grandes problemas de las pymes y los autónomos. Establecer un contrato antes de empezar a trabajar como profesional independiente puede protegerte frente a clientes que no pagan o ante otros riesgos asociados al trabajo freelance.

Establecer un contrato como trabajador autónomo también te ayudará a lograr lo siguiente:

  • Establecer expectativas claras antes de comenzar a trabajar.
  • Solucionar inconvenientes con los clientes sobre pagos, fechas de entrega, revisiones, etc.
  • Cobrar por cualquier tipo de trabajo adicional que no estaba estipulado en el marco del proyecto, es decir, por los posibles imprevistos.

En este artículo, te informamos sobre lo que debes tener en cuenta sobre los contratos como profesional independiente. Para ello, trataremos los siguientes puntos:

  • ¿Todos los profesionales independientes necesitan un contrato?
  • Qué incluir en tu contrato
  • Consejos para contratos de profesionales independientes
  • Plantillas de contrato
  • Cómo afrontar un incumplimiento del contrato

Nota: Esta publicación ofrece consejos generales pero no constituye ninguna asesoría legal. Infórmate sobre las normas locales y acude a expertos legales en caso de ser necesario.

¿Todos los profesionales independientes necesitan un contrato?

No es obligatorio que establezcas un contrato antes de aceptar un trabajo como profesional freelance. Sin embargo, en caso de que el proyecto no salga como estaba planificado, la ausencia de un contrato puede significar que tú o tu cliente deban gastar dinero adicional.

Quizás no necesites un contrato freelance en las siguientes situaciones:

  • Si tu trabajo autónomo es un pasatiempo.
  • Si no dependes de tus ingresos como profesional independiente para pagar las cuentas.
  • Si aceptas mayormente proyectos pequeños o a corto plazo por los que no cobras demasiado dinero.

Sí se recomienda que establezcas un contrato en las siguientes situaciones:

  • Si trabajas como freelancer a tiempo completo.
  • Si dependes de tu trabajo como independiente para pagar las cuentas.
  • Si aceptas proyectos de gran valor que pueden llevarte semanas o meses completar.

Qué incluir en tu contrato

Lo que incluyas en tu contrato dependerá del tipo de trabajo que realices. Por ejemplo, ¿necesitas un acuerdo contractual para un proyecto ocasional, un acuerdo de retención o, simplemente, determinados términos y condiciones que tus clientes deben firmar antes de comenzar a trabajar? Aquí te mostramos las cláusulas más importantes que deberás tener en cuenta en tu contrato como profesional freelance. (Para más información, consulta con una persona experta).

Puntos esenciales para un contrato de profesional freelance

1. Tus tarifas y condiciones de pago

¿Exiges una señal o porcentaje antes de sellar el trato, pides el pago completo por adelantado o aceptas el pago en varias cuotas? Por ejemplo, para los escritores freelance es muy común exigir un pago del 50% del total por adelantado cuando aceptan un proyecto y la cantidad restante después de finalizar el trabajo. Así, cuentas con un flujo de efectivo que te puede servir como respaldo económico en caso de que, cualquiera que sea el motivo, el cliente se eche atrás con algún proyecto pactado.

“¿Por qué debo pagar por anticipado?”

Este es una pregunta muy común por parte de los clientes o de los departamentos de contabilidad que, por lo general, no están dispuestos a pagar por tu trabajo hasta que no esté finalizado. Cuando respondas, piensa en lo siguiente: si eres trabajas como persona autónoma, tu tiempo es el producto por el que tus clientes pagan y ¡no es infinito! A través de un pago parcial o total por adelantado, los clientes reservan un hueco en tu agenda. Si un cliente no reserva su espacio por adelantado, no existe manera de que puedas garantizarle poder trabajar en su proyecto justo cuando lo necesite, dado que ya habrás asignado tu disponibilidad para otro proyecto.

2. Recargos por pagos atrasados

¿Qué pasa si los clientes no pagan a tiempo? Cobrar intereses por pagos atrasados puede ayudarte a proteger tu liquidez y alentar a los clientes a que paguen a tiempo. Por ejemplo, puedes añadir un 5% adicional cada 14 días que la factura permanezca sin pagar. Antes de que puedas comenzar a aplicar tarifas por pagos atrasados, debes notificarles a tus clientes. Por lo tanto, añádelo de forma clara en tu contrato y asegúrate de que sea razonable, es decir, no apliques una tarifa de 50€ en un proyecto de 100€ porque resultaría excesivo. Una buena idea también sería aplicar un descuento para aquellos clientes que pagan a tiempo.

3. Trabajo adicional o imprevistos

Si ya has establecido una tarifa plana para un proyecto en lugar de una tarifa por hora, ¿qué sucede si el trabajo en cuestión cambia? Los imprevistos surgen cuando un proyecto demanda un trabajo extra que no se había contemplado respecto al plan original. Para los profesionales freelance, esto significa que el cliente espera que se realice más trabajo por la misma tarifa. Definir con claridad las etapas del proyecto en tu acuerdo inicial te da algo concreto a lo que acudir en caso de que tu cliente intente presionarte con más trabajo. Recuerda incluir cómo gestionarás el trabajo adicional; ¿cobrarás una tarifa por hora o prepararás un nuevo presupuesto para el proyecto?

¿Te gustaría saber más sobre cuánto cobrar? Echa un vistazo a este artículo sobre Cómo cobrar lo suficiente por el trabajo freelance.

4. Derechos de autor y propiedad intelectual

¿Quién tiene los derechos de autor sobre tu trabajo? Si trabajas en relación de dependencia, tu empleador es quien, por lo general, posee los derechos de autor sobre todo el trabajo que realizas para esa persona o empresa, ya sean fotografías que tomes o ideas que compartas en reuniones. Cuando trabajas como autónomo, tú posees los derechos de autor sobre tu trabajo hasta el momento en que le transfieres esa propiedad intelectual a tu cliente. Tú decides aclarar en tu contrato si esta transferencia sucederá y cuándo; p. ej., cuando entregas la versión final, una vez que el cliente haya realizado el pago total o en otro momento. Además, recuerda aclarar qué derechos obtendrá tu cliente con exactitud: ¿obtendrá los derechos de autor de la versión final de tu trabajo o de todas las ideas que has propuesto durante el proyecto? Investiga sobre las leyes de derechos de autor en tu país y solicita asesoramiento legal si tienes dudas.

5. Uso del trabajo en tu portafolio

Mostrar tus trabajos anteriores es la mejor forma de ganar clientes nuevos. Sin embargo, si quieres incluir el trabajo que has hecho para tus clientes para promocionar tu empresa, primero necesitarás pedir permiso. Algunas personas incluyen una cláusula en sus contratos que confirma que se reservan los derechos de usar fragmentos de los proyectos en los que han trabajado con el fin de promocionar sus empresas y hacer publicidad. De todos modos, muchos consultan a sus clientes de forma individual como un acto de gentileza. Esto no debería sorprender a tus clientes porque la mayoría te habrá contratado después de haber visto tu portafolio. 

6. Política y tarifa de cancelación

¿Qué sucede si un cliente cancela de forma inesperada antes del inicio del proyecto o durante su transcurso? En tu contrato, deberías establecer con claridad si permites cancelaciones y, de ser así, dentro de qué periodo, y si los clientes perderán los pagos realizados o no en caso de que cancelen. Si tienes un acuerdo de retención, asegúrate de incluir con cuánta antelación se debería dar aviso en caso de que cualquiera de las partes desee cancelar; p. ej., un aviso de al menos seis meses de antelación para prestaciones a largo plazo o treinta días de antelación para un contrato de renovación mensual.

No es tan dramático como suena: una tarifa de cancelación se aplica cuando un cliente cancela un proyecto en el que ya estás trabajando pese a todos tus esfuerzos. Suele corresponder a un porcentaje del valor total del proyecto y cubre algo (o todo) del tiempo que has invertido en el proyecto hasta la fecha. Si un cliente cancela un proyecto con poca antelación y no tienes cómo cubrir esa brecha en tus ingresos de inmediato, al menos recibirás algo de ese dinero que esperabas ganar en ese momento.

7. Política de enfermedad o incapacidad

¿Qué sucede si tienes que tomarte unos días de forma inesperada? No importa si eres una persona sana; es muy probable que en algún momento de tu trayectoria laboral tengas que pedir una baja, por ejemplo, por enfermedad, por la pérdida de un ser querido o si alguna vez necesitas cuidar de un familiar. El trabajo es en lo último que quieres pensar en momentos como esos, por eso es importante que tengas planeada una forma de proceder y que la expliques en tu contrato. Por ejemplo, puedes reservarte el derecho a subcontratar, postergar el trabajo por un periodo establecido u ofrecer un reembolso total o parcial del dinero.

Además de tu contrato, puedes prepararte para los tiempos difíciles adoptando buenos hábitos a partir de hoy. Puedes hacer un mínimo aporte cada mes a tus propios “fondos por enfermedad” o adquirir un seguro de protección de ingresos que te pagará una cantidad determinada por mes si no puedes trabajar. Ten en cuenta que muchas pólizas no cubrirán la totalidad de tus ingresos.

8. Cambios y revisiones

A todo el mundo le ha pasado eso de entregar un trabajo y que vuelva con un montón de pedidos de cambios o correcciones. Si no tienes una cláusula en tu contrato, será fácil que caigas en la “trampa de las mil correcciones”. Especifica la cantidad de cambios que la tarifa del proyecto contempla y cuánto costará realizar cambios una vez pasado este límite. Por ejemplo, los escritores pueden ofrecer una fase de corrección tras la entrega dentro del precio del proyecto, y luego cobrar una tarifa por hora para cambios adicionales que el cliente solicite. Recuerda incluir un límite de tiempo para enviar revisiones. Esto te ayudará a mantener la dinámica y a evitar que los clientes vuelvan semanas más tardes cuando tú ya estás con otro trabajo.

9. Tus derechos como contratista

Al desempeñarte como freelancer, no gozas de los mismos beneficios que un empleado (como el subsidio por enfermedad o las vacaciones), pero algunos clientes estar tentados a tratarte como si estuvieras en relación de dependencia. Tu contrato debe definir lo que significa ser contratista, p. ej., tienes la libertad de trabajar según tus propios horarios, establecer fechas de entrega, aceptar trabajo de otros clientes y elegir qué proyectos aceptar o rechazar. Si no tienes la certeza de lo que implica ser independiente, revisa las normativas de tu país.

10. Tu persona de contacto

Por último, pero no menos importante, algo que te hará la vida más fácil, aunque no sea una cláusula contractual en sí: ¿quién será tu persona de contacto para este proyecto? Tener a una persona del lado del cliente que esté disponible para responder tus dudas, procesar tus facturas y revisar tu trabajo te ayudará a cumplir con la fecha de entrega. Esto es de vital importancia si trabajas para empresas más grandes o con muchos accionistas.

Consejos para contratos de profesionales independientes

  • Escríbelo con lenguaje sencillo. A nadie le gusta leer contratos largos y confusos. Es mucho más fácil convencer a los clientes cuando tu contrato está escrito en un lenguaje fácil de entender, pero que cubra todas las bases legales.
  • Consulta con profesionales. Hay muchísimas plantillas de contratos para trabajadores independientes en Internet, y artículos como este te darán el impulso de comenzar. Sin embargo, nada de esto reemplaza el asesoramiento profesional, así que lo mejor es que busques a alguien con conocimientos expertos para que revise el borrador de tu contrato una vez que lo hayas redactado.
  • Actualiza tu contrato con regularidad. Administrar tu propia empresa es una aventura, y te encontrarás con muchas dificultades en el camino. Cuando tengas un problema, analiza cómo podrías protegerte mejor y agrega una nueva cláusula a tu próximo contrato.

Plantillas de contrato para freelancers gratuitas

El tipo de contrato que utilices dependerá de tu industria, el tipo de clientes con los que trabajas y lo que es importante para ti. Aquí te mostramos algunos ejemplos de contrato de distintas fuentes:

  • Hloom: plantillas totalmente gratuitas y listas para usar o adaptar a tus necesidades.
  • Plantillas contrato: modelo de plantilla adaptable para trabajadores independientes.
  • Wonder Legal: ejemplo de contrato de prestación de servicios que puedes descargar y rellenar con tus datos.

Estos contratos de ejemplo sirven solo para dar el primer paso, Asegúrate de encontrar uno que funcione para tu empresa, que se adapte a tu sector y que cubra todas las condiciones legales que atañen a los profesionales de tu industria.

Cómo afrontar un incumplimiento del contrato

  • Mantén toda la comunicación por escrito. Es mucho más fácil referirse a una conversación cuando la puedes encontrar por escrito. Por tanto, si la relación con un cliente se complica, evita hablar por teléfono y recurre al correo electrónico. Esto también te ayudará a mantener una postura profesional y a impedir que interfieran tus emociones.
  • Mantente firme. Tienes un contrato y tienes el derecho de hacerlo cumplir. Recuerda que administras una empresa y que no puedes ceder a la presión de los clientes.
  • Busca ayuda legal. Si bien tu contrato te ofrece protección, si no sabes cómo proceder, lo mejor que puedes hacer es buscar asesoramiento de alguien profesional en el tema. Te ahorrará tiempo y te evitará molestias a largo plazo.

Recuerda, tu contrato es un trabajo en proceso. Puedes editarlo y mejorarlo a medida que lo necesites y tu negocio vaya creciendo.

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Suzanne Al-Gayaar
Suzanne es redactora creativa en Jimdo. Encontró su pasión por el marketing cuando estaba creando su primer negocio. Si no está pensando en un comentario ingenioso para su redacción, la puedes encontrar comiendo chuches de menta, cabalgando o caminando con su perro.