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Quando sei titolare di un’attività le cose purtroppo non vanno sempre come ti aspetti e a volte è necessario tagliare le spese per rimanere a galla, specialmente in momenti come quello che stiamo vivendo.

Sei hai una piccola o media impresa, ci sono tanti aspetti che potresti valutare per ridurre i costi aziendali tagliando le spese superflue: sia che tu abbia bisogno di ridurre le spese temporaneamente che a lungo termine, anche un minimo cambiamento può avere un impatto significativo.

In questo articolo vogliamo offrirti alcune idee dalle quali puoi attingere per ridurre i costi aziendali della tua PMI, ma prima vogliamo iniziare da tre domande che ti aiuteranno a stabilire la tua strategia di risparmio:

  • Quanto tempo hai a disposizione?
  • Hai bisogno di una strategia di risparmio temporanea o a lungo termine?
  • Quali sono le spese essenziali?

Tieni presente che non siamo consulenti finanziari e in questo articolo intendiamo solo darti qualche consiglio su come puoi iniziare a tagliare costi superflui. Ogni scelta che farai deve basarsi sulla conoscenza che hai della tua azienda e ti raccomandiamo di rivolgerti sempre a un consulente o al tuo commercialista in caso di dubbi.

Quanto tempo hai a disposizione?

Per fare scelte intelligenti devi sempre considerare tempistiche realistiche.

  • Quanto dureranno le tue risorse finanziarie?

Prendi coscienza del saldo del tuo conto corrente e calcola quanto può andare avanti la tua azienda con i fondi che hai a disposizione.

  • Pensi che la tua situazione finanziaria possa cambiare?

Potresti essere in attesa di un rimborso d’imposta oppure dell’inizio della stagione di punta per la vendita dei tuoi prodotti. Guarda l’andamento dell’anno precedente e vedrai che probabilmente la tua attività riceve un maggior numero di ordini in un momento dell’anno specifico.

Strategia di risparmio temporanea o a lungo termine?

In considerazione delle risposte che hai dato alla domanda precedente, prova a decidere se la tua strategia di risparmio deve:

  • Colmare un divario temporaneo: la tua azienda è tutto sommato in buona salute e nuove entrate stanno per arrivare. Fino a quel momento, prova a ridurre le spese per permettere alla tua attività di continuare in tranquillità.

Oppure

  • Creare un cambiamento strutturale: i costi di gestione di un’azienda sono generalmente alti ed è difficile mettere da parte un sorta di fondo per le emergenze. In tal caso, forse dovresti cercare di ridurre i costi in modo permanente.

Quali sono le spese essenziali?

Di cosa puoi fare a meno? Hai veramente bisogno di quell’abbonamento di e-learning premium in questo momento? Ogni azienda spende denaro per cose che, pur rendendo la vita più facile, non sono strettamente necessarie.

Se vuoi veramente tagliare le spese, devi considerare solo ciò di cui la tua azienda ha davvero bisogno e valutare l’eventuale eliminazione del superfluo.

Non sai decidere se una cosa è superflua o meno? Chiediti quanto tempo la tua azienda può andare avanti senza di essa e cosa succederebbe se non esistesse.

I requisiti specifici sono diversi per ogni settore e ogni attività. Compila un elenco delle fonti di spesa eventualmente da eliminare e per ogni voce valuta se puoi:

  • Ridurne l’utilizzo
  • Dividerne la spesa
  • Sostituirla con un’opzione più economica
  • Sostituirla con un’opzione gratuita
  • Ridurne la spesa usando solo alcuni aspetti essenziali

Consiglio: questo articolo si concentra sui costi che puoi tagliare, ma non dimenticare di controllare anche se stai dando il giusto valore ai tuoi servizi. A questo link puoi trovare alcuni consigli per capire se ti stai facendo pagare abbastanza per il tuo lavoro.

Tante idee per ridurre i costi della tua azienda

Spese ricorrenti e costi operativi

Per la maggior parte delle aziende sono le spese ricorrenti, e non quelle una tantum, a incidere maggiormente sul bilancio finale. Riducendo queste spese mensili o annuali, puoi rendere la gestione della tua azienda più conveniente e, in alcuni casi, potresti sospendere anche i servizi legati a queste spese per un po’ fino a quando la situazione non migliora.

Ecco alcune spese ricorrenti sulle quali potresti risparmiare:

Affitto e mutuo

Potresti valutare di trasferirti in un ufficio più piccolo o di lavorare da casa. Potresti anche prendere in considerazione di condividere gli spazi con altri per dividere l’affitto.

Assicurazione

Controlla le tue polizze per assicurarti che siano aggiornate e che tu non stia pagando per delle coperture che in realtà non ti servono. Se non lo ha mai fatto, prova anche a confrontare le proposte e le offerte di diversi assicuratori.

Conto corrente aziendale

Cambiare banca o tipologia di conto corrente può aiutarti a risparmiare. Se ricevi pagamenti in valute diverse, potresti considerare l’opzione di passare a un conto multivaluta come Transferwise per risparmiare sui tassi di conversione.

Licenze software

Online sono disponibili tantissime opzioni gratuite e freemium, oltre che tantissime versioni dei più comuni software aziendali a prezzi vantaggiosi. In alcuni casi potresti addirittura non avere bisogno per niente di un determinato software: se stai usando un software per la fatturazione, potresti semplicemente tornare a scrivere le tue fatture manualmente.

Previdenza e pensione

Informati prima di cambiare eventuali piani pensionistici o di previdenza sociale. La riduzione dei fondi destinati a essi per risparmiare in tempi di crisi dovrebbe essere solo la tua ultima spiaggia e, in ogni caso, una scelta temporanea.

Spese telefoniche

Usi davvero così tanto il telefono aziendale da giustificare il pagamento di un piano mensile, oppure prediligi chat online, videochiamate ed email? Forse sarebbe sufficiente passare a una prepagata. La maggior parte dei gestori telefonici ti dà la possibilità di controllare il consumo medio mensile, ma in caso contrario puoi sempre contattare il tuo per farti dare questa informazione.

Trasporti

Se devi prendere i mezzi pubblici tutti i giorni per raggiungere il tuo ufficio, prova a vedere se puoi ottenere tariffe agevolate cambiando orario. Devi per forza essere in ufficio ogni giorno oppure puoi anche lavorare da remoto? Se ne hai la possibilità, prova a organizzarti in modo da lavorare da casa qualche giorno, ne basta anche soltanto uno.

Quote associative

Fare parte di alcune associazioni locali, ad esempio la Camera di Commercio della tua città, può essere fondamentale per fare networking e spesso può darti dei vantaggi. Le quote associative possono però essere costose, pertanto se ti trovi in difficoltà potresti chiedere di sospendere momentaneamente la tua iscrizione. Talvolta le associazioni offrono anche supporto ai membri in difficoltà.

Trasferimenti automatici di denaro verso conti di risparmio

In normali circostanze, accantonare una somma di denaro mensile in un conto di risparmio è senza dubbio un’idea saggia. Tuttavia, in momenti di crisi potresti interrompere questi versamenti e usare gli importi corrispondenti per coprire le spese essenziali.

Internet

Quanto stai pagando per la tua connessione? Hai controllato se un altro provider offre la stessa cosa a un prezzo inferiore? Potresti passare a un piano meno caro? Perché non provi a chiamare il tuo provider per chiedere se puoi usufruire di qualche offerta più conveniente? A volte funziona!

Utenze

Solitamente le tariffe non cambiano di molto da un fornitore all’altro, ma se il tuo lavoro ti obbliga a usare molte utenze elettriche potrebbe valere la pena optare per chi offre la tariffa migliore.

Riscaldamento

Lasci acceso il riscaldamento del tuo ufficio o del tuo negozio anche quando non ci sei? In questo momento è un lusso che non puoi permetterti. Imposta il termostato nel modo giusto per evitare inutili sprechi, anche di denaro.

Spese una tantum o saltuarie

Si tratta di quelle spese che devi affrontare in caso di esigenze particolari. Prova a dare un’occhiata all’estratto conto della tua attività e a individuare quali sono:

Cibo

Un pranzo di lavoro non deve essere per forza gourmet, e il caffè e il tè presenti in ufficio non devono per forza essere della marca più cara in circolazione. Prova a cambiare le tue abitudini e le tue finanze ti ringrazieranno.

Dispositivi e strumenti di lavoro

Tutti vorremmo avere i migliori strumenti a disposizione, ma se in questo momento non puoi permetterteli prova a optare per laptop rigenerati oppure a fare riparare i tuoi dispositivi invece di sostituirli.

Merchandising aziendale

È sempre bello mostrare la propria appartenenza all’azienda indossando, ad esempio, una t-shirt brandizzata. In momenti difficili però, dovresti cercare di tagliare anche i gadget aziendali ed eventuali regali o extra.

Eventi per i team ed extra per i dipendenti

Questo è il momento di mantenere unito il proprio team, quindi invece di cancellare i momenti di condivisione, prova a trovare opzioni meno costose. Ad esempio puoi organizzare una serata di giochi e pizza in ufficio invece di un aperitivo in un costoso locale del centro.

Eventi aziendali

Chiedere il rimborso di biglietti già acquistati potrebbe aiutarti ad avere più liquidità e anche se si tratta di eventi gratuiti dovresti riconsiderare la tua partecipazione. Si tratta di un evento che potrebbe farti acquisire nuovi clienti oppure faresti meglio ad usare quel tempo per attività più produttive?

Corsi e formazione

Se hai l’esigenza di tagliare i costi, forse è il momento di rimandare la formazione professionale. Il discorso è però diverso se ti stai dedicando ad apprendere nuove nozioni che ti aiuteranno ad acquisire nuovi clienti. In ogni caso, cerca sempre corsi gratuiti o convenienti.

Pubblicità

Esiste un modo per ridurre i costi di marketing? Se hai un budget limitato, assicurati che la tua pubblicità sia rivolta al pubblico di riferimento che potrebbe essere più interessato a comprare da te, oppure trova un modo per promuovere la tua attività gratuitamente. Puoi ad esempio creare un logo professionale per far sì che potenziali clienti riconoscano subito e memorizzino il tuo brand. Con il Logo Creator di Jimdo, realizzare un logo è facile, veloce e gratuito.

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Scorte e modifiche ai prodotti

Eventuali scorte di magazzino o materiali invenduti sono comunque una potenziale fonte di reddito. Se il ritmo delle vendita ha subito una battuta di arresto, le tue attuali scorte dureranno di più ed è essenziale cercare di evitare inutili costi di stoccaggio.

Ottimizza lo spazio in magazzino

Se affitti lo spazio per lo stoccaggio dei tuoi prodotti, prova a riorganizzare le tue scorte. Invece di rifornire ogni tipologia di prodotto, prova a vedere se puoi ridurre lo spazio necessario in modo da abbassare l’affitto.

Riduci le spese di cancelleria

Molti uffici hanno accumulato negli anni molte più scorte di materiali di quanto pensino. Prima di fare nuovi ordini, prova a limitare l’uso della cancelleria: stampa meno, prendi appunti in formato digitale, invia email invece di comunicazioni cartacee.

Riduci la tua offerta

Non riesci più a garantire l’approvvigionamento di un certo ingrediente o materiale? Prova, ad esempio, a ridurre l’offerta di piatti del tuo menù o a rimuovere momentaneamente dal tuo shop online gli articoli difficili da stoccare. Puoi sempre mantenere viva la tua attività pur risparmiando sui prodotti e i materiali, l’importante è mantenere un’offerta soddisfacente per i clienti. Molti di essi saranno lieti di sapere che la tua attività è ancora aperta, specialmente se continui a offrire i loro prodotti preferiti.

Chiedi aiuto finché sei in tempo

Non aspettare di affondare prima di chiedere aiuto a qualcuno. Spesso le aziende possono prolungare le scadenze dei pagamenti se avvertite in tempo e il governo potrebbe offrire piani per il dilazionamento delle imposte a tassi di prestito decisamente più convenienti rispetto a quelli di altri erogatori di prestiti. Inoltre, questi ultimi potrebbero anche venirti incontro nel caso avessi problemi a saldare quanto dovuto.

Rivolgiti sempre ai professionisti. Ci sono molte persone che hanno esperienza in questo campo e sanno come aiutare le aziende a far fronte ai momenti di crisi. Un consulente fiscale potrebbe ad esempio consigliarti come ottenere eventuali detrazioni fiscali, mentre un commercialista potrebbe analizzare le tue spese e indicarti quali potrebbero essere i tuoi margini di risparmio. In ultimo, rivolgiti anche al tuo network di imprese locali: vedrai che ci sarà qualcuno disponibile a consigliarti e a indirizzarti sulla strada giusta.

Misure economiche speciali durante l’emergenza COVID-19

L’economia globale sta già risentendo degli effetti della pandemia. La maggior parte dei governi ha già stanziato fondi di emergenza e di supporto alle imprese.

Informati sul tipo di supporto al quale hai diritto e fai subito la tua richiesta.

Non sei solo

Se non hai mai dovuto pensare a ridurre i costi della tua azienda, potrebbe essere un esercizio non facile. Tuttavia, avere un quadro chiaro della situazione finanziaria della tua azienda può certamente aiutarti a riportarla a galla. Non perdere le speranze! Prendi coscienza della situazione e cerca di affrontarla, vedrai che nel lungo periodo ti sentirai meglio.

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Frank van Oosterhout
Frank lavora come copywriter per Jimdo ed è specializzato in articoli su SEO e sullo spirito imprenditoriale. Quando non lavora, gli piace cuocere il pane, prendersi cura degli aromi sul suo balcone o andare a correre.
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