Wanneer en hoe je als freelancer beleefd een opdracht afslaat

Heb je het gevoel dat je tegen iedere opdracht “Ja” moet zeggen? Geef je te veel energie aan projecten die eigenlijk niet bij je passen? Als freelancer heb je geen vast salaris, dus dan kan het best lastig zijn om opdrachten af te slaan. Maar, iedere opdracht zomaar aannemen kan leiden tot burnout, gebrek aan motivatie en ontevreden klanten.

Werk afslaan kan best eng zijn. Toch is het een belangrijke vaardigheid om te leren. In dit artikel kijken we wanneer en hoe je beter “Nee” kunt zeggen tegen freelance werk.

Wanneer sla je een goede opdracht af?

Soms is het echt beter om “Nee, dank je” te zeggen, zelfs als een opdracht goed lijkt. Dat geldt voor projecten voor nieuwe klanten, maar ook voor opdrachtgevers met wie je eerder gewerkt hebt. Dit zijn redenen om een freelancer opdracht af te slaan:

  1. Je wordt niet enthousiast van de opdracht. Dit is iets waar veel freelancers mee worstelen. Als je elke opdracht aanneem, ben je niet beschikbaar als je droomproject voorbij komt. Als je rekeningen het toelaten, blijf je door af en toe slechte opdrachten af te slaan gelukkiger in je werk, haal je er meer voldoening uit en verdien je beter.
    Wil je bijvoorbeeld een niche opbouwen als copywriter over gezondheid, dan kun je die wekelijkse blogs over verzekeringen beter afslaan. Die betalen wel goed, maar je bouwt geen naam en ervaring op in het veld waar je eigenlijk in wilt groeien. Je blokkeert jezelf dus bij opdrachten waar je veel liever aan zou werken.
  1. Je hebt geen tijd. Als freelancer is er weinig aanleiding om met werken te stoppen aan het eind van je werkdag. Dat kan zomaar de route naar een burnout zijn. Herinner je nog even waarom je ook alweer wilde freelancen (vrijheid en flexibiliteit in je werkuren, meer tijd voor de kinderen, je ideale baan zelf opbouwen). Zorg dus dat je jezelf niet overboekt.
    Naast factureerbare uren, heb je ook tijd nodig voor je administratie, rekeningen en promotie voor je bedrijf. Je kunt een klant een plek op je wachtlijst aanbieden of aangeven wanneer je weer beschikbaar bent. Kan de klant niet wachten, dan kun je altijd een andere freelancer uit je netwerk aanraden.
  2. Je bent niet gespecialiseerd. We kunnen niet allemaal goed zijn in alles. En natuurlijk is leuk om dingen bij te leren tijdens je werk, maar als je je te onzeker voelt over het werkveld, is het prima om “Nee” te zeggen. Je wilt je niet vastleggen aan werk dat je niet kunt leveren. Geef dat helder en open aan bij de klant. Zo laat je zien dat je serieus omgaat met je eigen kwaliteitsstandaard.
  3. Je hebt geen klik met de klant. Je hoeft geen beste vrienden te worden met elke klant, maar je moet wel goed samen kunnen werken. Als je moeite hebt met de manier van denken, de werkstijl of de persoonlijkheid van een klant, worden jullie er allebei niet blij van om met elkaar te werken. 

9 manieren om een moeilijke klant te herkennen

Hoe herken je dat je met een “moeilijke” klant te maken hebt? Na een paar jaar pik je ze er zo uit, maar als je net begint moet je de tekenen nog leren herkennen. Andere freelancers in je netwerk kunnen je helpen om snel typische tekenen van slechte klanten in jouw werkveld op te merken. Klinken deze dingen bekend?

  1. De klant is negatief over andere freelancers. Slechte verhalen over je collega’s, concurrenten of medewerkers zijn een slecht teken. Het staat niet professioneel en laat je niet overkomen als een goede samenwerkingspartner. Als een opdrachtgever dus meteen met slechte verhalen over anderen komt, is de kans groot dat die opdrachtgever zelf onderdeel van het probleem was.
    Om dat vroeg op te lossen, kun je klanten vragen om het werk te delen waar ze ontevreden over waren en duidelijk aan te geven wat ze er niet aan beviel. Als een klant dat niet kan of geen duidelijk beeld van kwaliteit heeft, kan het onmogelijk zijn om die klant tevreden te stellen.
  1. De klant wil je tarieven verlagen. Freelance werk is je baan, niet je hobby. Je kiest zelf de tarieven die je wilt hanteren en kunt daar over duidelijke verwachtingen bij klanten over wekken. Lange onderhandelingen over prijzen zijn meestal tijdverspilling voor jou en voor je klant. Zet daarom je prijzen duidelijk op je website, met grove prijsindicaties voor projecten en diensten. Zo filter je moeilijke klanten eruit die niet bereid zijn je prijzen te betalen.
    Het helpt ook om klanten te vragen welk bedrag ze ongeveer kunnen uitgeven voor je een verkoopgesprek ingaat. Als een klant je actuele tarieven niet kan of wil betalen, is het geen goede match. Dat hoeft geen probleem te zijn, als jullie het maar vroeg herkennen.
    Lees meer over het berekenen van freelance tarieven en hoe je je tarieven verhoogt als freelancer.
  2. De klant wil geen contract tekenen. In je freelance contract leg je vanaf het begin duidelijk de verwachtingen en afspraken vast over de samenwerking, zoals deadlines, projectomvang, betalingen en prijzen. Zo bescherm je beide partijen tegen onduidelijkheid en conflicten. Een goede klant werkt daar graag aan mee, ook als er soms wat onderhandeling over specifieke details bij komt kijken. Als een klant afspraken niet wil vastleggen, is het goed om je even te vragen waarom dat eigenlijk zo is.
  3. De klant vraagt om een gratis voorproefje. Niet elke opdrachtgever die een gratis test aanvraagt is een slechte klant. De goede zijn wel in de minderheid. Scammers plaatsen graag opdrachten op freelance platformen, krijgen een boel reacties en vragen iedereen om een gratis testopdracht uit te voeren. Als 50 freelancers dat doen, is dat veel werk dat gratis voor de ‘opdrachtgever’ gedaan wordt.
    Een klant die een indruk wil krijgen van je werk, kun je prima naar je freelance portfolio doorverwijzen. Vraagt een klant om gratis werk, dan kun je in je antwoord je tarieven en beschikbaarheid voor de testopdracht noemen en vragen of de klant daarmee akkoord gaat. Blijft de klant aandringen, dan is dat meestal een teken dat je de opdracht beter niet kunt aannemen.

    Heb je nog geen website? Laat je inspireren door deze websites waar freelancers klanten mee binnenhalen.
  4. De klant is chaotisch. Als freelancer plan je niet alleen je eigen tijd, maar ook die van je andere klanten en projecten. Een ongeorganiseerde klant, die laat antwoordt, informatie niet doorgeeft of werk niet goedkeurt, kost dan veel energie. Je factureerbare uren gaan dan in de verkeerde taken zitten.
    Als je verwacht lang met een klant samen te werken, is het daarom een goed idee om met een kort project te beginnen. Zo kunnen jullie allebei kijken hoe de samenwerking verloopt, zonder meteen aan een lang contract vast te zitten. De samenwerking tussen opdrachtgever en freelancer moet soepel lopen. Een moeilijke klant kost gewoon teveel tijd en energie.
  5. De klant behandelt je als een werknemer. Als freelancer ben je niet alleen een ervaren professional, je bent ook een bedrijf. Je krijgt van je opdrachtgever geen doorbetaling bij ziekte, geen vakantiedagen en geen vakantiegeld. Je bent geen werknemer en moet dus ook niet zo behandeld worden.
    Freelancer @GraftStudio tweet: “We work *with* clients. Not *for* them.” Freelancers kiezen zelf met wie ze werken, welke projecten ze aannemen en wanneer ze daaraan werken. Als de deadline maar gehaald wordt. Een moeilijke klant die verwacht op elk moment tijdens een werkdag werk op je af te kunnen gooien of je geplande vakantie te kunnen weigeren, heeft niet begrepen wat werken met een freelancer inhoudt.
  6. De klant gaat over je grenzen. Een klant die voortdurend belt, e-mailt en berichten stuurt en dan meteen antwoord verwacht, hoe laat het ook is, heeft geen respect voor je grenzen en je privéleven. Maak dus vanaf het begin duidelijk waar die grenzen liggen.
    Spreek bijvoorbeeld vaste werkuren of contactmomenten af en antwoord alleen tijdens werktijd. Je kunt je dag goed plannen door vaste antwoordmomenten in te bouwen op tijden waarop je concentratie wat lager ligt. Je kunt je werkuren ook in je e-mailhandtekening zetten, zodat klanten zien wanneer ze antwoord kunnen verwachten. Al die communicatie over het werk mag er niet toe leiden dat je geen factureerbaar werk voor de klant doet!
  7. De klant zegt “Kun je nog snel even…” Snel even bellen, een logo maken, een alinea vertalen… Een zin die zo begint is slecht nieuws, zeker als die buiten werktijd bij je aankomt. Meestal is die taak niet snel en wil de klant kwaliteit zonder jouw werk en grenzen te erkennen.
    Het helpt heel erg om een aparte zakelijke telefoon en computer te hebben die je uitzet aan het eind van je werkdag. Beantwoord buiten werktijd geen mails en behandel alle nieuwe aanvragen als een nieuw project. Deze antwoorden helpen:

    “Natuurlijk, doe ik graag voor je. Laten we volgende week even bespreken wat je precies nodig hebt.”

    Of

    “Voor zulke opdrachten reken ik normaal gesproken tussen €X en €X. Zal ik volgende week wat tijd inplannen om eraan te werken?”

    Of

    “Ik ben helemaal volgepland tot datum X. Als dit dringend is, kan ik {andere freelancer}  aanraden. Die kan je daar vast snel mee helpen.”
  8. De klant vertelt je hoe lang taken duren. Je bent zelf een expert in je werkveld en alleen jij weet hoeveel tijd je aan een taak besteedt. Natuurlijk werk je graag met je klanten samen en help je ze waar je dat kunt, maar een goede klant legt je niet op hoe lang een opdracht duurt of welke prijs je voor je freelance werk mag berekenen.

Ben je deze signalen tegengekomen bij potentiële opdrachtgevers? Vertrouw op je buikgevoel: als het niet goed aanvoelt, zit het waarschijnlijk ook niet goed.

Zo laat je een moeilijke klant gaan zonder drama

Als je een nieuwe opdracht afslaat of de samenwerking met een bestaande klant beëindigt, is het goed dat op een nette manier te doen. Klanten praten tenslotte ook over je.

  • Check je emoties. Iedereen heeft ze, maar negatieve gevoelens horen niet thuis in zakelijke gesprekken. Ruzie of verwijten over en weer met een klant, is voor beide partijen niet goed. Dat maakt toekomstige samenwerkingen stuk en levert je al helemaal geen aanbevelingen op. Leg daarom goed in je contract vast wat de afspraken zijn en blijf ook bij meningsverschillen professioneel. Discussieer over afspraken, niet over meningen.
  • Behandel jezelf en je bedrijf als verschillende mensen. “Het is niet persoonlijk, het zijn gewoon zaken.” Dat klinkt als vreselijk een citaat van the Wolf of Wall Street. Toch is het belangrijk om het verschil tussen zakelijk en privé te begrijpen, erin te geloven en ernaar te handelen als je een gelukkig leven als freelancer wilt hebben. Als de samenwerking met een klant niet loopt, om wat voor reden dan ook, is het belangrijk afstand te nemen zonder het persoonlijk te maken.
    Freelancers werken vaak verder met klanten als het privé goed klikt, ook als dat zakelijk geen goede keuze is. Als je de samenwerking beëindigt, vertel je klant dan wat je gewaardeerd hebt in de samenwerking en waarom. Zo eindig je positief en laat je de deur op een kier staan voor verdere opdrachten in de toekomst. Het is ook gewoon fijn om vriendelijk te zijn.
  • Verontschuldig je niet voor zakelijke beslissingen. Schrap het woord ‘sorry’ uit je e-mails. In 99% van de gevallen hoef je je niet te verontschuldigen! Leg in plaats daarvan duidelijk uit waarom je niet met de klant werkt en haal eventueel paragrafen uit je contract aan.
    Voor een zakelijke beslissing of het naleven van je contract hoef je je niet te verontschuldigen. Vermijd formuleringen als “ik heb het gevoel dat”, “ik geloof”, “je hebt gezegd dat”. Schrijf je mail liever in neutrale termen: op dit punt maakt het niet meer uit wie wat gedaan heeft, het is belangrijker om de samenwerking netjes af te ronden.
  • Geef je klant de beste kans op succes. Goed, die klant past niet bij jou. De samenwerking maakt je misschien gillend gek, maar als je die afbreekt, heeft je klant ineens niemand die het werk kan overnemen. Probeer dus een andere freelancer aan te raden. Misschien zit er iemand in je netwerk op Facebook, LinkedIn of Twitter die graag met je klant verder werkt. Zo help je elkaar als freelancers en rond je de samenwerking met je klant netjes af.

Zo sla je beleefd een freelance-opdracht af (voorbeeld-e-mail)

Hoi Anneke,

Bedankt voor je mail. Dat klinkt als een mooi project om aan te werken, maar ik kan zo’n project er op het moment niet bij hebben in mijn planning. Ik kan je {andere freelancer} aanraden. Die is specialist op dit gebied en kan vast veel voor je betekenen. 

Vriendelijke groet,

Suzanne

Als je geen freelancer kent die je kunt aanraden, kun je die laatste twee zinnen weglaten en in plaats daarvan een link naar een gespecialiseerd freelance-platform opnemen. Bijvoorbeeld: “Ik kan je aanraden eens op {freelance-platform} te kijken. Daar zitten specialisten op dit gebied.”

Bereid zijn om werk af te slaan, levert soms een betere deal op

Het voelt niet altijd zo, maar er ligt altijd weer een nieuwe kans op je te wachten als je bereid bent om te zoeken. Klanten respecteren als je een professioneel werkproces hebt en geen compromissen aangaat op punten die echt belangrijk voor je zijn. Zo voorkom je slechte klanten, bouw je goede professionele contacten op en zul je ook merken dat serieuze klanten bereid zijn te wachten tot je beschikbaar bent, akkoord gaan met je bijgewerkte voorwaarden of verhoogde tarieven betalen.

Suzanne Al-Gayaar
Suzanne is tekstschrijver voor Jimdo. Tijdens het opzetten van haar eerste eigen bedrijf werd ze verliefd op het marketing-vak. Nu droomt ze over goede content en pakkende one-liners. Daarnaast eet ze mint snoepjes, rijdt ze paard en maakt ze wandeltochten met haar hond.