Cómo reducir los gastos de tu empresa en tiempos difíciles

Un emprendedor calcula los gastos de su negocio.
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Cuando llevas tu propia empresa, no siempre todo va viento en popa. A veces tienes que remar y minimizar gastos para mantenerte a flote, ahora más que nunca.

Sin embargo, a la hora de ahorrar dinero para tu pequeña empresa, puede que tengas más opciones de las que crees. Independientemente de si tienes que reducir los gastos de forma temporal o a largo plazo, implementar pequeños cambios puede tener un gran impacto.

En este artículo, vamos a tratar tres cuestiones clave para diseñar una estrategia de reducción de gastos. Después, te presentaremos nuestros mejores consejos para ahorrar dinero:

  • ¿Cuánto tiempo tienes?
  • ¿Necesitas ahorrar temporalmente o reducir gastos a largo plazo?
  • ¿Cuáles son los gastos fijos?
  • Más de 20 ideas para reducir los gastos en una pequeña empresa

Nosotros no somos asesores financieros. En este artículo, te brindamos recomendaciones sobre cómo afrontar la disminución de gastos. Cualquier decisión que tomes debe estar basada en el conocimiento de tu propia empresa y, en caso de que no sepas exactamente cómo actuar, te aconsejamos en todo momento acudir a un asesoramiento financiero experto.

¿Cuánto tiempo tienes?

Las decisiones más acertadas se toman siendo realista con la línea del tiempo.

  • ¿Cuánto tiempo aguantará el respaldo económico de la empresa?

Comprueba el estado de cuenta de tu banco. Calcula cuánto tiempo puede continuar operando tu empresa según los fondos actuales y los ingresos pendientes.

  • ¿Esperas que tu situación económica cambie?

Puede que estés esperando una devolución de impuestos o una gran demanda inminente de tu producto por la temporada que se acerca. Revisa cómo han ido los años anteriores; tanto si tienes una tienda física como una tienda online, seguramente haya algún mes o momento del año en el que recibas más pedidos.

¿Necesitas ahorrar temporalmente o reducir gastos a largo plazo?

Piensa en tus respuestas basándote en las cuestiones mencionadas anteriormente. Así podrás decidir para qué aplicas tu estrategia de recorte de gastos:

  • Para cubrir la brecha. Tu empresa tiene una estabilidad económica suficiente y se prevén algunos ingresos. Hasta entonces, si minimizas los gastos temporalmente, tu empresa podrá seguir funcionando hasta que la situación pase.
  • Para crear una cambio estructural. Los gastos que produce tu empresa normalmente son altos, por lo que no te dejan mucho margen para ahorrar ni crear un respaldo económico estable. En este caso, puede que tengas que plantearte una reducción de gastos permanente.

¿Cuáles son los gastos fijos?

¿Cuáles son los gastos necesarios para que tu empresa funcione? Por ejemplo, puede que no necesites la suscripción premium de esa revista, pero la conexión a internet es indispensable. Todas las empresas gastan algo de dinero en cosas que no son estrictamente necesarias, pero que hacen la vida más fácil.

Si queremos recortar gastos radicalmente, hay que determinar lo que nuestra empresa necesita para existir. Todo lo que sea “está bien tenerlo”, se puede eliminar.

¿No sabes con certeza lo que está en la lista de “está bien tenerlo”? Pregúntate cuánto tiempo puede operar tu empresa sin ese servicio o producto y qué pasaría si no lo tuvieras. 

Los requisitos específicos son diferentes para cada sector y cada empresa. Una vez que tengas tu lista, revisa cada elemento. Comprueba si lo puedes:

  • Reducir
  • Compartir
  • Sustituir por una opción más económica
  • Sustituir por una opción gratuita
  • Cambiar por una versión inferior para utilizar solo lo que necesitas

Consejo: Este artículo se centra en los gastos que puedes minimizar, pero no olvides revisar lo que cobras. Aquí tienes algunas recomendaciones sobre cómo calcular una tarifa freelance que satisfaga a los clientes.

Más de 20 ideas para reducir gastos en tu pequeña empresa

Gastos fijos y variables

Para la mayoría de las empresas son los gastos fijos, y no los gastos variables, los que marcan la diferencia a largo plazo. Si reduces estos gastos mensuales o anuales, el funcionamiento general de tu empresa será básicamente más barato. Incluso también podrías renunciar a algunos gastos y retomarlos cuando las cosas vayan mejor. 

Aquí tienes algunos gastos fijos que podrías minimizar:

Alquiler e hipoteca

El paso más grande sería mudarse a una oficina más pequeña o trabajar desde casa. También puedes considerar compartir tu espacio de trabajo o los gastos de alquiler con otras personas.

Seguros

Comprueba tus pólizas de seguros y asegúrate de que están actualizadas y no estás pagando por una cobertura más alta de la que necesitas. Échale un vistazo al mercado si llevas bastante tiempo con la misma aseguradora. 

Cuenta de banco de la empresa

Cambiar de banco o de tipo de cuenta puede ahorrarte dinero. Si aceptas pagos en varias monedas, puedes ahorrar en los tipos de cambio al trabajar con cuentas de banco sin fronteras, como por ejemplo, Transferwise.

Suscripciones de software

Con tantas opciones online de planes gratis, premium, semi premium, etc., puedes encontrar diferentes versiones de la mayoría de los software para empresa a precios muy asequibles. O a lo mejor ni siquiera necesitas el servicio; es decir que puede que volver a hacer las facturas manualmente en lugar de utilizar el programa de facturación sea una solución pasajera para este momento.

Pensión y jubilación

Busca asesoramiento antes de cambiar cualquier plan de jubilación o de pensiones. En este sentido, disminuir los pagos para ahorrar dinero con el objetivo de superar un momento difícil debería ser una de las últimas opciones y únicamente de forma temporal.

Servicio telefónico

¿Con cuánta frecuencia utilizas el teléfono de empresa en contrapartida con los chats online, videollamadas o correo electrónico? ¿Realmente necesitas una tarifa mensual o te puede servir una opción de prepago? Con la mayoría de los proveedores de servicios telefónicos puedes comprobar tu frecuencia media de uso por internet y, si no es el caso, puedes contactar con ellos para solicitar esta información.

Trayecto al trabajo

Si tienes que trasladarte a tu lugar de trabajo, mira si hay opciones más baratas moviéndote a otras horas. ¿Tienes que estar en la oficina todos los días? Comprueba tu calendario para ver si hay días en los que podrías trabajar desde casa, aunque solo sea una vez a la semana.

Suscripciones de pago

Los asociaciones empresariales como la Cámara de Comercio local puede ser una fantástica red laboral y, a menudo, ser miembro te proporciona beneficios para otras cosas. Sin embargo, pueden resultar algo caras y, si te has suscrito, averigua si puedes congelar la suscripción temporalmente. Estas organizaciones a menudo también ofrecen apoyo para los miembros con dificultades.

Transferencias automáticas a una cuenta de ahorro para la empresa

En circunstancias normales, es fenomenal meter algo de dinero cada mes en la cuenta de ahorro. En situaciones económicas críticas, puedes dejar de transferir estos pagos y utilizar ese dinero para cubrir los gastos básicos.

Internet

¿Cuál es la velocidad y el ancho de banda que estás pagando? ¿Otro proveedor te daría lo mismo por menos? ¿Puedes hacer tu trabajo con una opción más barata? A veces, una simple llamada con tu proveedor para preguntar si puede bajar la facturación mensual funciona.

Electricidad

La diferencia de precio no suele ser muy alta entre proveedores, pero si utilizas muchos aparatos eléctricos para tu trabajo, cambiar de proveedor puede merecer la pena.

Calefacción

¿Dejas la calefacción encendida en tu oficina o en tu lugar de trabajo a pesar de que no estás ahí? Aunque con esto te evites el darle al botón cuando llegas a trabajar, también es un lujo del que puedes prescindir. Configura el termostato y asegúrate de no estar gastando dinero en una calefacción innecesaria.

Gastos variables

Aquí hablamos de cosas que compras solo cuando tu empresa las necesita. Echa un vistazo a estas salidas de dinero en tu cuenta bancaria:

Comida

La comida en las horas de trabajo no tiene que ser exquisita. No es necesario que el té o el café de la oficina sea de las marcas más caras. Hay distintas opciones que te ayudarán a ahorrar.

Dispositivos y herramientas de trabajo

Quieres trabajar con las mejores herramientas. Pero si ahora mismo no te las puedes permitir, intenta reequipar y aprovechar los portátiles que ya tienes, o procura arreglar los dispositivos en lugar de comprar nuevos para sustituirlos.

Uniforme de trabajo y moda

Está muy bien tener un estilo determinado, pero este puede ser el momento adecuado para recortar presupuesto en camisetas de marcas, regalos y otros accesorios.

Eventos y pequeños detalles con los trabajadores

Es momento de que tu equipo permanezca unido. Por lo que, en lugar de cancelar, opta por soluciones más baratas. Organiza una tarde de juegos y de pizza en la oficina en vez de ir al restaurante elegante de la esquina.

Eventos empresariales

Cancelar los tickets ya comprados te proporcionan liquidez. Sin embargo, para los eventos gratuitos, reconsidera tu visita. ¿Qué te aportará más, emplear tu tiempo en tus tareas o ir al evento para atraer más clientes?

Cursos y formación

Si estás minimizando gastos, puede que tengas que posponer o cancelar tu desarrollo profesional. Otra cosa sería si estuvieras aprendiendo algo nuevo para cubrir una mayor demanda de clientes. Considera los cursos gratuitos o más económicos para disminuir los gastos. 

Publicidad

¿Hay alguna forma de minimizar tus gastos de marketing? Si tienes un presupuesto determinado, adapta la publicidad únicamente a un público objetivo, que serán quienes probablemente te compren. También puedes sopesar firmemente otras formas gratuitas de promocionar tu empresa.

Existencias y cambios en la oferta

Todas las existencias que hayas comprado, pero que todavía no has vendido, representan un ingreso potencial. Si ahora el ritmo de ventas es más lento, tus existencias durarán más, pero querrás evitar la acumulación y los costes innecesarios.

Optimiza el espacio de almacenamiento

Si alquilas algún espacio para almacenar, intenta reorganizar la mercancía. En lugar de reponer cada producto, mira si puedes trabajar con menos espacio y disminuir el alquiler.

Reduce el material de oficina

Muchas oficinas tienen más material de lo que creen. Antes de pedir más, emplea lo que ya tienes y trata de utilizar menos: imprime menos, haz notas digitales, envía emails en lugar de cartas y sobres.

Ofrece menos opciones

¿Tienes problemas para conseguir los ingredientes o los materiales? Reduce tu menú a menos platos o elimina temporalmente los productos difíciles de suministrar de tu tienda online. Siempre que mantengas una selección razonable, tu empresa podrá seguir funcionando a la vez que economizas en productos y materiales. La mayoría de los clientes se alegrarán de que sigas atendiendo, especialmente si consigues mantener tus productos estrella en venta. 

Solicita ayuda antes de acumular deudas

No esperes a estar con la soga al cuello para actuar. Las empresas normalmente pueden ofrecer aplazamientos de pago si se les pregunta con antelación. Los gobiernos a menudo tienen opciones para posponer los pagos de impuestos o pueden proporcionarte mejores condiciones de préstamo que los prestamistas comerciales. Además, los prestamistas trabajarán mejor contigo si les avisas tan pronto como tengas problemas con el pago.

En cualquier caso, puedes acudir a ayuda profesional. Hay personas ahí fuera con la experiencia y los conocimientos suficientes para ayudar a las empresa con este tipo de problemas en todo momento. Un asesor fiscal te puede explicar las posibles deducciones. Un contable puede revisar tus gastos e indicarte dónde poder ahorrar. Tu red de contactos local podría aconsejarte o recomendarte a personas expertas.

Medidas económicas especiales durante el COVID-19

La economía mundial está sufriendo el impacto de la pandemia actual. La mayoría de los gobiernos han establecido fondos y ayudas para las empresas.

Infórmate sobre cómo puedes proteger tu negocio y envía hoy mismo tu solicitud. 

No estás solo

Si te has tenido que enfrentar a un recorte de gastos, puede que no haya sido una experiencia agradable. Sin embargo, si consigues tener una visión general clara, ya has dado el primer paso para poder llevar de nuevo tu empresa a la estabilidad económica. Así que, no pierdas la esperanza. Mantente firme y plántale cara a la situación con soluciones; esto solo te aportará cosas positivas a largo plazo.

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Frank van Oosterhout
Frank es redactor en Jimdo. Lo que más le interesa es el SEO y la iniciativa empresarial. Cuando no está trabajando, hornea pan, cultiva plantas en su balcón o sale a correr.
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