Ist euer Business einmal in die Gänge gekommen, habt ihr alle Hände voll zu tun. Da bleibt kaum noch Zeit, jede geschäftliche E-Mail liebevoll selbst zu gestalten. Doch zum Glück gibt es für genau dafür jede Menge praktischer E-Mail Vorlagen.
Diese nehmen euch viel Arbeit ab, zum Beispiel aus folgenden Gründen:
- E-Mail Vorlagen enthalten alle wichtigen Informationen. Ihr müsst nicht jedes Mal alles aufs Neue auflisten. Eine Vorlage bzw. Template zeigt euch bereits, wo alles hingehört. Tragt einmal eure Daten ein und greift immer wieder darauf zurück.
- E-Mail Vorlagen lassen sich leicht an euren Unternehmensauftritt anpassen. Der grundlegende Aufbau ist bereits vorhanden. Ihr braucht nur noch hier und da an ein paar Stellschrauben drehen, um die Inhalte an eure eigene Kundenansprache anzupassen.
- E-Mail Vorlagen sparen euch Zeit – jetzt und in Zukunft. Wenn ihr schnell eine E-Mail versenden müsst, ist ein Template genau das Richtige. Mithilfe eures E-Mail-Programms (Gmail, Outlook, Apple Mail etc.) könnt ihr sie sogar speichern und den Versand automatisieren.
4 Tipps für eure geschäftlichen E-Mails
1. Beantwortet E-Mails zu festen Zeiten
Als Selbstständige werdet ihr nicht fürs Lesen und Beantworten von E-Mails bezahlt, sondern für eure Arbeit. Die allermeisten E-Mails können warten. Reserviert euch also jeweils 15-30 Minuten am Anfang und am Ende eures Arbeitstages und kümmert euch während diesen Zeiten um eure Mails.
Ihr glaubt, das reicht nicht aus? Dann keine Sorge! Mit den richtigen E-Mail Templates könnt ihr sogar morgens eine Stunde länger schlafen. Also fast.
Ist eure “E-Mail-Zeit” vorbei, schließt ihr euer E-Mail-Programm und stellt eure Benachrichtigungen auf stumm. Wenn ihr möchtet, könnt ihr während dieser Zeit eure automatische Abwesenheitsnotiz aktivieren ‒ die passende Vorlage findet ihr weiter unten.
2. Spart Arbeit mit automatischen Antworten
Eine gut geschriebene und automatisch versendete Abwesenheitsnotiz wirkt Wunder, wenn ihr gerade im Urlaub oder anderweitig nicht erreichbar seid. So wissen eure Kund*innen, dass ihr ihre Nachricht erhalten habt und wann sie mit eurer Antwort rechnen können. Das nimmt den Druck von euren Schultern, jede Nachricht sofort beantworten zu müssen. Und eure Kund*innen merken, dass ihr euch um sie kümmert.
3. Schließt mit einer professionellen E-Mail-Signatur
Mit einer professionellen Signatur beweist ihr euren Kund*innen, dass ihr es mit eurem Business ernst meint. Sie enthält alle wichtigen Informationen über euer Unternehmen – zum Beispiel euren Namen und eure Titel (Dr., Dipl.-Ing. etc.), Links zu eurer Website und zu euren Social-Media-Auftritten, eure Telefonnummer etc.
4. Dank E-Mail Templates schreibt ihr nie zweimal dieselbe E-Mail
Welche Nachrichten verschickt ihr mindestens einmal pro Woche? Bestimmt so einige. Etwa Rechnungen, Angebote, Nachfragen nach Angeboten, Terminbestätigungen etc. Indem ihr diese Standard-Nachrichten in E-Mail-Vorlagen verwandelt, spart ihr euch jede Woche mehrere Stunden.
Viele weitere wichtige Informationen könnt ihr zudem in eine FAQ-Seite auf eurer Website aufnehmen. So vermeidet ihr unnötigen E-Mail-Verkehr.
So klingen eure E-Mails nach euch
E-Mails eignen sich besonders gut dafür, die harten Fakten rüberzubringen. Doch oft gehen dabei die menschlichen Zwischentöne verloren. Wenn ihr eine Kund*in im echten Leben begrüßt, klingt das einfach ganz anders als in einer E-Mail-Anrede – persönlicher und einfach mehr nach euch.
Nehmt euch also ein paar Minuten Zeit und seht euch eure E-Mail-Vorlagen genau an. Fragt euch: “Klingt das wirklich nach mir? Kommt die Persönlichkeit meiner Marke rüber?” Lautet die Antwort “ja”, dann habt ihr genau den richtigen Ton getroffen.
Das geht einfacher, als ihr glaubt. Füllt einfach die Lücken im folgenden Text aus:
Wir haben für euch ein umfangreiches Paket aus E-Mail Templates geschnürt. Jede Vorlage gibt es sowohl in einer förmlichen als auch in einer eher locker formulierten Version. Hier könnt ihr sie kostenlos herunterladen und nach Lust und Laune an eure Marke und eure Tonalität anpassen.
Alle E-Mail Vorlagen herunterladen
Scrollt ihr weiter nach unten, könnt ihr euch alle E-Mail-Templates schon einmal ohne Download ansehen. Ebenso findet ihr Tipps, wie ihr E-Mail-Vorlagen in Gmail erstellen könnt.
E-Mail-Vorlagen für kleine Unternehmen
Mit diesen E-Mail-Templates spart ihr euch jede Menge an Zeit, Ärger und Hirnschmalz – und das jeden Tag! Denn gerade für Selbstständige und Unternehmer*innen gilt: je weniger Papierkram, desto besser.
Rechnung versenden
Wenn ihr euer eigenes Business betreibt, dann gibt es (fast) nichts Besseres als das Gefühl, eine Rechnung zu verschicken. Ihr habt euer Honorar kalkuliert, ihr habt eure Arbeit erledigt. Jetzt ist es Zeit, dass man euch bezahlt – also falls ihr nicht eh schon einen Vorschuss erhalten habt.
Eine Rechnung zu schreiben, ist nichts, wofür ihr euch schämen müsst. Eure Kund*innen wissen, dass sie irgendwann einmal bezahlen müssen.
Förmlich
Betreff:
Ihre Rechnung Rechnungsnummer von Unternehmensname wird am Fälligkeitsdatum fällig
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
im Anhang finden sie Ihre aktuelle Rechnung über Rechnungsbetrag. Wir bitten Sie, sämtliche offenen Beträge bis zum Fälligkeitsdatum zu begleichen.
Sollten Sie Fragen zu Ihrer Rechnung haben, können Sie mich jederzeit kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Deine Rechnung ist da! Bitte bezahle bis zum Fälligkeitsdatum
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
ich hoffe, dir geht es gut und du kommst mit deiner Arbeit gut voran.
Wie besprochen, findest du deine Rechnung für Projekt oder Dienstleistung am Datum im Anhang. Bitte bezahle sie bis zum Fälligkeitsdatum.
Alle Infos, die du zum Bezahlen benötigst, findest du in der Rechnung selbst. Solltest du Fragen dazu haben, kannst du dich jederzeit an mich wenden.
Die Zusammenarbeit mit dir hat wahnsinnig viel Spaß gemacht und ich würde mich freuen, wenn du bei zukünftigen Projekten an mich denkst.
Beste Grüße
E-Mail-Signatur
Vorlage für eine Zahlungserinnerung
Ihr habt eine Rechnung mit einer Deadline verschickt. Doch die Deadline ist mittlerweile verstrichen, ohne dass Geld auf eurem Konto eingetroffen ist. Sollte eigentlich nicht passieren, passiert aber leider manchmal. Eure Zahlungserinnerung sollte daher klarmachen, dass ihr bezahlt werden wollt und dass es Zeit ist, dass eure Kund*in etwas unternehmen.
Im Folgenden findet ihr neben E-Mail-Vorlagen für verspätete Zahlungen auch eine E-Mail, die an das nahende Fälligkeitsdatum erinnert. Denn ein freundlicher Wink mit dem Zaunfall kann manchmal Wunder wirken.
In den folgenden E-Mail-Templates werden auch Mahngebühren erwähnt. In Deutschland gilt die Regel, dass Mahngebühren “angemessen” und dem tatsächlichen Bearbeitungsaufwand entsprechen müssen. Mehr zum Thema erfährst du beim Rechtsexperten deines Vertrauens.
Zahlung demnächst fällig
Förmlich
Betreff:
Erinnerung: Ihre Rechnung Rechnungsnummer von Unternehmensname wird morgen fällig
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
mit diesem Schreiben möchte ich Sie daran erinnern, dass Ihre Rechnung mit der Rechnungsnummer Rechnungsnummer morgen fällig wird. Über einen zeitigen Eingang ihrer Zahlung würde ich mich sehr freuen.
Falls Sie die Zahlung bereits angewiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Erinnerung: Deine Rechnung Rechnungsnummer wird morgen fällig
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
ich hoffe, dir geht es gut und du hast alle Hände voll zu tun. Da kann es schon einmal vorkommen, dass man eine Rechnung aus den Augen verliert.
Daher möchte ich dich daran erinnern, dass deine Rechnung mit der Nummer Rechnungsnummer morgen fällig wird. Ich würde mich freuen, wenn du die Rechnung zeitnah begleichst, da ich sonst – gemäß unseren Vertragsbedingungen – eine Mahngebühr erheben muss.
Hast du die Zahlung bereits in die Wege geleitet, kannst du diese Nachricht getrost ignorieren.
Mit besten Grüßen
E-Mail-Signatur
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Zahlung überfällig
Förmlich
Betreff:
Zahlungsaufforderung: Ihre Rechnung Rechnungsnummer von Unternehmensname ist überfällig
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
mit diesem Schreiben möchte ich Sie darauf hinweisen, dass wir für Ihre Rechnung mit der Nummer Rechnungsnummer noch keine Zahlung erhalten haben. Gemäß unseren Vertragsbedingungen fällt eine Mahngebühr an, wenn Ihre Zahlung innerhalb von Anzahl der Tage Tagen nach Fälligkeitsdatum noch nicht eingegangen ist.
Um zusätzliche Gebühren zu vermeiden, bitte ich Sie daher, Ihre Rechnung innerhalb der nächsten Tage zu begleichen.
Falls Sie die Zahlung bereits angewiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Zahlungsaufforderung: Deine Rechnung Rechnungsnummer ist überfällig
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
leider ist für deine Rechnung Rechnungsnummer noch keine Zahlung eingegangen. Könntest du überprüfen, ob du die Zahlung bereits in die Wege geleitet hast? Möglicherweise ist etwas schiefgelaufen.
Solltest du Fragen zu deiner Rechnung haben, kannst du dich gerne jederzeit an mich wenden.
Mit besten Grüßen
Email-Signatur
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Mahngebühr wird fällig
Förmlich
Betreff:
Zahlungsaufforderung: Ihre Rechnung Rechnungsnummer von Unternehmensname ist überfällig
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
hiermit weise ich Sie darauf hin, dass Ihre Rechnung mit der Nummer Rechnungsnummer mit Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum nun Anzahl der Tage Tage überfällig ist.
Zusätzlich zum Rechnungsbetrag von Rechnungshöhe erheben wir nun eine Mahngebühr in Höhe von Höhe der Gebühr. Alles Weitere finden Sie in Ihrer aktualisierten Rechnung im Anhang.
Bitte weisen Sie die Zahlung umgehend an.
Haben Sie die Zahlung bereits angewiesen, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Zahlungsaufforderung: Deine Rechnung Rechnungsnummer ist überfällig
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
leider habe ich immer noch keine Zahlung zu deiner Rechnung mit der Nummer Rechnungsnummer erhalten.
Daher muss ich leider eine Mahngebühr in Höhe von Höhe der Mahngebühr erheben. Im Anhang findest du eine aktualisierte Rechnung inkl. Gebühr.
Bei Fragen kannst du mich jederzeit kontaktieren.
Mit besten Grüßen
Email-Signatur
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Angebotsvorlagen
Ihr habt euer erstes Verkaufsgespräch mit einer potenziellen Kund*in hinter euch? Dann ist es Zeit, euch an die Zahlen zu machen und ein Angebot zu schreiben. Die wichtigsten Infos sollten auf den ersten Blick erkennbar sein, falls die Kund*in eure E-Mail nur überfliegt. Ebenfalls solltet ihr unbedingt erwähnen, dass euer Gegenüber euer Angebot bestätigen muss, bevor ihr mit der Arbeit loslegt.
Viel beschäftigte Kund*innen freuen sich darüber, wenn sie euren Preis bereits in eurer E-Mail lesen. Doch falls ihr Bedenken habt, dass sie euren Preis sehen und gleich abwinken, ohne den vollen Umfang eures Angebots zu kennen, dann lasst ihn lieber weg. Erwähnt ihn stattdessen nur in eurem eigentlichen Angebotsschreiben.
Förmlich
Betreff:
Euer Unternehmensname: Unser Angebot für Projektname
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
auf Grundlage unseres Gesprächs am Datum schicken wir Ihnen hiermit unser Angebot für Beschreibung oder Name des Projekts.
Nach unserer Unterhaltung gab es noch ein paar offene Fragen. Diese habe ich im Folgenden für Sie beantwortet:
Wann stehen alle notwendigen Materialien zur Verfügung?
Alles, was wir zur Bearbeitung Ihres Auftrags benötigen, haben wir auf Lager.
Für Beschreibung oder Name des Projekts beträgt unser Preis Höhe des Angebots. Das Angebot gilt bis zum Datum. Mehr Informationen finden Sie im ausführlichen Angebotsschreiben im Anhang.
Wir können ab dem Datum mit der Arbeit beginnen. Bitte teilen Sie uns zeitnah mit, ob Sie mit unserem Angebot einverstanden sind und wir loslegen können.
Bei Fragen zu unserem Angebot stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Euer Unternehmensname: Mein Angebot für Projektname
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
vielen Dank für unser nettes Gespräch am Datum. Ich habe alles einmal durchgerechnet und möchte dir nun mein Angebot unterbreiten.
Zuvor aber noch zu unseren Fragen:
Sind alle Materialien auf Lager, die ich für das Projekt brauche?
Ja, alles ist inzwischen da.
Die Höhe meines Honorars inkl. Materialkosten beträgt Höhe des Angebots. Das Angebot gilt bis zum Datum. Mehr Infos findest du in meinem ausführlichen Angebotsschreiben im Anhang.
Solltest du mit meinem Angebot einverstanden sein, dann lass es mich bitte umgehend wissen. Dann könnte ich bereits ab dem Datum loslegen.
Mit besten Grüßen
E-Mail-Signatur
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Nachfassen nach einem Angebot
Kund*innen, die viel zu tun haben, vergessen manchmal auf ihre E-Mails zu antworten. Damit euer Angebot nicht im vollen Postfach untergeht, lohnt es sich eine kurze E-Mail als Erinnerung zu verschicken. Teilt euren Kund*innen mit, dass sie zeitnah auf euer Angebot antworten sollten, da ihr sonst eventuell nicht mehr zur Verfügung steht. Weist sie darauf hin, dass ihr noch auf eine schriftliche Bestätigung wartet, eine Vorauszahlung oder worauf auch immer ihr euch geeinigt habt. Mit dieser E-Mail wollt ihr den Prozess wieder ins Laufen bringen.
Förmlich
Betreff:
Euer Unternehmensname: Unser Angebot für Projektname gilt noch bis Datum
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
nochmals vielen Dank, dass Sie uns für Beschreibung oder Name des Projekts in Betracht ziehen. Mit diesem Schreiben möchten wir Sie freundlich daran erinnern, dass unser Angebot vom Datum noch bis zum Datum gültig ist. Eine Kopie des Angebotsschreibens finden Sie im Anhang.
Falls Sie uns mit der Arbeit an Beschreibung oder Name des Projekts beauftragen möchten, bitten wir Sie um eine Bestätigung bis zum Datum.
Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Euer Unternehmensname: Mein Angebot für Projekt gilt noch bis Datum
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
nur als kleine Erinnerung: Mein Angebot für Projekt, das ich dir am Datum geschickt habe, gilt noch bis zum Datum. Im Anhang findest du nochmal eine Kopie des Angebotsschreibens.
Ich freue mich wirklich sehr darauf, mit Projekt loszulegen. Doch bevor es losgehen kann, bräuchte ich von dir bis zum Datum die Bestätigung, dass du mit dem Angebot einverstanden bist.
Solltest du noch Fragen zu meinem Angebot haben, kannst du dich jederzeit an mich wenden.
Mit besten Grüßen
E-Mail-Signatur
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Vorlage für Redner*innen auf einem Event
Mit einem Vortrag auf einem Event oder einem Webinar könnt ihr anderen zeigen, dass ihr etwas von eurem Fach versteht. Das bringt nicht nur neue Kund*innen, sondern hält auch Bestandskund*innen bei der Stange. Am besten schickt ihr ihnen eine kurze Einladung und lasst sie wissen, warum es sich für sie lohnt, euch zuzuhören.
Förmlich
Betreff:
Einladung zu unserem Vortrag zu Thema auf Event
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
ich freue mich sehr, Sie zu meinem Vortrag am Datum auf Event einladen zu können. Dabei beschäftige ich mich mit Thema und präsentiere wichtigsten Inhalte des Vortrags.
Sie können meinem Vortrag sowohl live vor Ort beiwohnen oder über diesen Livestream.
Gerne stehe ich Ihnen nach dem Vortrag für eine Diskussion zur Verfügung.
Ich freue mich sehr darauf, Sie auf Event persönlich zu treffen.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Event: Du bist herzlich zu meinem Vortrag eingeladen
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
das Thema geht uns alle etwas an. Deswegen werde ich auf der Event am Datum dazu einen Vortrag halten. Dabei werde ich mich vor allem mit wichtigste Inhalte auseinandersetzen.
Falls du es nicht persönlich auf die Event schaffst, kannst du dir meinen Vortrag auch über diesen Link anhören.
Ich stehe nach dem Vortrag noch für ein Gespräch zur Verfügung und würde mich sehr auf dich freuen.
Mit besten Grüßen
E-Mail-Signatur
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Einladung zu einer Messe
Ihr seid als Aussteller*in auf einer Messe vertreten? Dann ladet eure Kund*innen zu einem freundlichen Plausch an eurem Messestand ein. Das pflegt die Geschäftsbeziehung und führt eventuell zu neuen Aufträgen.
Förmlich
Betreff:
Besuchen Sie euer Unternehmen am Datum auf Event
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
nur noch wenige Tage bis zur Event!
Auch dieses Jahr sind wir wieder vom Datum mit einem eigenen Stand vor Ort vertreten. Wir würden uns sehr darüber freuen, Sie in Standort des Standes zwischen Zeitraum, in dem ihr da seid begrüßen zu dürfen.
An unserem Stand erwartet Sie das Neuste zu eure Dienstleistung/euer Produkt. Kommen Sie bei Interesse einfach vorbei oder vereinbaren Sie vorab einen Termin mit uns. Antworten Sie dazu einfach auf diese E-Mail.
Wir freuen uns auf Sie
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Komm vorbei und besuche uns am Datum auf der Event
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
und wieder einmal ist es so weit: Die Event steht vor der Tür und auch dieses Jahr werde ich wieder vor Ort sein.
Du findest meinen Stand in Standort wo ich zwischen Uhrzeit für dich da sein werde. Komm einfach auf eine Tasse Kaffee und ein paar Kekse vorbei und lass uns ein wenig über vergangene und zukünftige Projekte plaudern.
Ich freue mich auf dich!
Mit besten Grüßen
E-Mail-Signatur
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Empfangsbestätigung für euer Kontaktformular
Nachdem eure Kund*innen euch über euer Kontaktformular angeschrieben haben, heißt es für sie erst einmal: warten. Mit einer automatisch versandten Empfangsbestätigung gestaltet ihr diese Wartezeit aber deutlich angenehmer. Denn so wissen eure Kund*innen, dass ihre Nachricht angekommen ist und sie mit einer Antwort rechnen können.
Förmlich
Betreff:
Euer Unternehmensname: Danke für Ihre Nachricht
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte Interessent*in,
wir haben Ihre Nachricht erhalten. Ihr Interesse an unserem Unternehmen freut uns sehr.
Wir werden Ihre Nachricht umgehend bearbeiten und uns bei Ihnen melden. Bis dahin empfehlen wir Ihnen einen Blick in unsere FAQ: website.de/faq. Vielleicht finden Sie dort bereits eine Antwort auf Ihr Anliegen.
Bei dringenden Anfragen erreichen Sie uns telefonisch unter 0123/456789.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Danke für deine Nachricht an euer Unternehmensname!
Inhalt der E-Mail:
Hallo,
Danke für deine Nachricht! Ich freue mich, von dir zu hören.
Ich überprüfe meine E-Mails regelmäßig während meiner Arbeitszeiten (Mo.–Fr., 9:00–17:00). Daher werde ich mich bald bei dir melden.
Bis dahin kannst du gerne einen Blick auf mein Instagram-Konto werfen. Dort findest du mehrere Arbeitsbeispiele sowie aktuelle News zu euer Unternehmensname.
Beste Grüße
E-Mail-Signatur
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Vorlagen für Terminbuchungen
Wie viele E-Mails wandern im Regelfall hin und her, bis eure Kund*innen einen Termin bei euch gebucht haben? Indem ihr Interessent*innen direkt zum Buchungs-Tool eurer Wahl schickt, könnt ihr euch die meisten dieser E-Mails sparen. Die folgende E-Mail Vorlage lässt sich für Arzttermine, Reparaturanfragen und vieles mehr nutzen.
Tipp: Eine E-Mail Vorlage muss nicht unbedingt eine komplette E-Mail umfassen. Ein Satz wie “Sie können einen Termin direkt auf meiner Website buchen” reicht vollkommen aus, um ein paar Minuten zu sparen.
Förmlich
Betreff:
Euer Unternehmensname: Buchen Sie Ihren Termin online
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
seit Ihrer letzten Vorsorgeuntersuchung sind fast 6 Monate vergangen. Gerne können Sie Ihren nächsten Termin direkt auf unserer Website buchen:
Jetzt buchen
Bei Fragen zu Ihrem Termin erreichen Sie uns auch direkt telefonisch unter 01234/56789.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Euer Unternehmensname: Zeit für deinen nächsten Check
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
kaum zu glauben, aber wahr: Seit deinem letzten Vorsorgetermin sind schon wieder 6 Monate vergangen. Lass uns also am besten gleich einen Termin für die nächste Untersuchung vereinbaren!
Jetzt Termin buchen
Bis bald!
E-Mail-Signatur
Alle Terminvorlagen herunterladen
E-Mail-Template für Download-Links
In manchen Branchen kommt es vor, dass ihr immer wieder dieselben Dateien verschicken müsst. Zum Beispiel eine Anleitung für Foto-Shootings oder ein Benutzerhandbuch für eines eurer Produkte. Diese Dateien direkt als Download auf eurer Website anzubieten, spart euch Zeit und zusätzliche Arbeit.
Auch für manche sich wiederholende Ereignisse ist ein solches E-Mail Template sinnvoll – zum Beispiel für die Wochenkarte eures Restaurants oder die aktuellen Ergebnisse der Regionalliga.
Förmlich
Betreff:
Euer Unternehmensname: Art der Datei Download von unserer Website
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte/r Name,
zuallererst möchte ich Ihnen zu ihrer baldigen Hochzeit gratulieren. Ich wünsche Ihnen alles Glück der Welt und freue mich darauf, Ihnen ihren besonderen Tag zu verschönern.
Auf unserer Website können Sie einen ausführlichen Prospekt mit allen wichtigen Informationen zu unserer Location herunterladen. Darin enthalten sind zahlreiche Fotos und Pläne der einzelnen Räume.
Prospekt herunterladen
Sollten Sie spezielle Wünsche haben, die im Prospekt nicht abgedeckt werden, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wir geben unser Bestes, damit Ihre Hochzeit so besonders wie einzigartig wird.
Natürlich ersetzt unser Prospekt keinen Besuch vor Ort. Vereinbaren Sie gern eine Besichtigung mit uns unter 09876 654321 oder schicken Sie uns eine E-Mail.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Euer Unternehmensname: Lade Art der Datei von unserer Website
Inhalt der E-Mail:
Hallo Name,
nur noch wenige Tage bis zu deinem Foto-Shoot! Na, schon aufgeregt?
Keine Panik! Damit du entspannt und gut vorbereitet zu deinem Shooting kommen kannst, habe ich dir einen kurzen Guide zusammengestellt. Darin findest du eine generelle Übersicht darüber, was dich erwartet, sowie hilfreiche Tipps zu Outfit und Styling.
Guide herunterladen
Bei diesem Foto-Shoot dreht es sich nur um dich. Das Wichtigste ist, dass du mit dem Ergebnis zufrieden bist.
Bis nächste Woche!
Beste Grüße
E-Mail-Signatur
Alle Download-Vorlagen herunterladen
E-Mail-Vorlage Abwesenheitsnotiz
Manchmal könnt (oder solltet) ihr einfach keine E-Mails beantworten – zum Beispiel, wenn ihr gerade im wohlverdienten Urlaub seid. Eine Abwesenheitsnotiz ist in diesen Fällen das Mittel der Wahl. Diese wird einfach automatisch an jeden verschickt, der euch während eurer Abwesenheit anschreibt. So wissen eure Kund*innen, wann sie mit einer Antwort rechnen können und ihr könnt in Ruhe eure Auszeit genießen.
Förmlich
Betreff:
Abwesenheitsnotiz Zeitraum eurer Abwesenheit
Inhalt der E-Mail:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Schreiben. Ich bin zurzeit nicht im Büro und kann mich daher erst ab Datum eurer Rückkehr um Ihr Anliegen kümmern.
In dringenden Fällen steht Ihnen mein/e Kolleg/in Name unter Kontaktoption zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Signatur
Locker
Betreff:
Sorry! Ich bin bis Datum eurer Rückkehr im Urlaub.
Inhalt der E-Mail:
Hallo,
danke für dein Schreiben.
Ich bin zurzeit im Urlaub und werde erst ab dem Datum eurer Rückkehr wieder im Büro sein.
Solltest du nicht so lange warten können, kannst du gerne meine/n Kolleg/in Name kontaktieren. Er/Sie kann dir bestimmt weiterhelfen.
Beste Grüße
E-Mail-Signatur
Alle Abwesenheitsvorlagen herunterladen
Professionelle E-Mail-Signatur einrichten: so geht’s!
Eine E-Mail-Signatur am Ende einer Mail sorgt nicht nur für einen professionellen Eindruck. Denn je nachdem in welchem Land oder in welcher Branche ihr tätig seid, muss sie auch bestimmte Informationen enthalten.
HIGHLIGHTED: Bitte beachtet, dass dies keine Rechtsberatung darstellt. Um ganz sicherzugehen, welche Informationen eure Signatur enthalten muss, empfehlen wir euch einen Rechtsexperten eurer Wahl zu kontaktieren.
Die meisten Signaturen enthalten grundlegende Infos zu eurem Unternehmen. Zum Beispiel:
- Euer Name
- Eure Position oder Job-Bezeichnung
- Unternehmensname und Logo
- Die URL eurer Website
- Kontaktmöglichkeiten wie eine Telefonnummer oder euer LinkedIn-Profil
Ob ihr weitere Informationen angeben müsst, hängt von den rechtlichen Anforderungen ab, die in eurem Land gelten – zum Beispiel von der Rechtsform eures Unternehmens. So kann es sein, dass ihr auch diese Punkte angeben müsst:
- Die Nummer, unter der ihr im Handelsregister eingetragen seid
- Vor- und Nachname des Geschäftsführers
- Haftungsausschluss
Hier ein paar Vorlagen für einige der in Deutschland häufigsten Unternehmensformen:
GmbH E-Mail-Signatur
Euer Name
Euer Logo
Voller Name eures Unternehmens inkl. Rechtsform | Gemeldete Adresse eures Unternehmens
Geschäftsführer: Vor- und Nachnamen all eurer Geschäftsführer
Registergericht: Amtsgericht Stadt, in der das Gericht sitzt, Nummer eures Handelsregistereintrags
URL eurer Website mit Verlinkung
GbR E-Mail-Signatur
Euer Name
Euer Logo
Voller Name eures Unternehmens inkl. Rechtsform | Gemeldete Adresse eures Unternehmens
Kontaktmöglichkeiten | URL eurer Website mit Verlinkung
Einzelunternehmen E-Mail-Signatur
Euer Name
Euer Logo
Voller Name eures Unternehmens inkl. Rechtsform | Gemeldete Adresse eures Unternehmens
Registergericht: Amtsgericht Stadt, in der das Gericht sitzt, Nummer eures Handelsregistereintrags
Macht’s euch einfach mit der E-Mail-Kommunikation
E-Mail-Vorlagen helfen euch dabei, über all eure Nachrichten hinweg dieselbe professionelle Tonalität beizubehalten. Sie sparen euch Zeit und stellen sicher, dass ihr keine wichtigen Infos in euren E-Mails vergesst.
Alle oben genannten E-Mails-Templates könnt ihr direkt hier im Paket herunterladen.